テレワーク(リモートワーク)時における運用課題と解決法とは？

テレワークは、情報通信技術を活用することで働く場所場所や時間を固定しない、柔軟な働き方のことをいいます。
オフィスに出社する必要がなく、クラウドサービスやインターネットを活用して仕事をするスタイルです。

テレワークは、仕事をする場所によって大きく3つに分けられます。

それぞれについて、詳しく解説します。

自宅でのテレワークは、在宅勤務とも言われます。

在宅勤務導入時の企業側のメリットとしては、オフィスの省スペース化と、賃貸料や光熱費を削減できる点が挙げられます。

社員にとっては、慣れた自宅環境で仕事ができ、また育児・介護などの個人事情と仕事が両立できるため、社員満足度の向上と離職率の低下に効果があるとされています。

デメリットとしては、在宅勤務はプライベートと仕事との線引きがあいまいになりやすく、労務管理が難しくなる点が挙げられます。

社員の労働時間が長時間化してしまったり、気持ちの切り替えがうまくできずにストレスを抱えてしまうケースもあります。

また、テレワーク全般に言えることですが、社員同士のコミュニケーションの取り方も課題となります。
オフィス勤務と比較すると直接顔を合わせての会話ができない事で、コミュニケーションの難易度が上がる傾向があるためです。

モバイルネットワークを活用してカフェや新幹線で仕事をしたり、取引先にいながら仕事をしたりすることをモバイルワークと言います。

モバイルワークのメリットは、柔軟に仕事をする場所を選べる点と、隙間時間でも仕事ができる点です。

どこでも仕事ができるので、営業活動で社外に出た際でも仕事ができるほか、移動時間に仕事をこなす事も可能です。

デメリットとしては、周囲からPCの画面を見られてしまうことによるセキュリティリスク、安定したネット回線が確保しづらい、周囲の騒音などによって集中して仕事に取り組むことができない、などが挙げられます。

会社の所在地ではなく、交通の便の良い場所や地方都市などに会社が設置したオフィスで仕事をするスタイルもあります。

これもテレワーク勤務の一つで、サテライトオフィスワークと言われます。

交通の便の良い場所にサテライトオフィスを設置することで、自宅からの通勤時間や営業活動時の移動時間短縮化による社員満足度を向上させることができます。

デメリットとして考えられるのは、必要最低限の就労環境ですので、社内ネットワークへのアクセスが制限されるなど、業務面での連携がうまく取れないなどが挙げられます。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、テレワークは急速に普及しました。
導入社数は増えていますが、まだ導入を検討中の企業も少なくありません。
テレワークを導入する際には、自社にテレワークを導入する目的を明確化し、導入が成功かを判断する目標を定めておくとよいでしょう。

テレワーク導入によってもたらされる効果として、代表的なのが業務の効率化です。
社員が自宅などで作業ができれば、通勤時間をはじめとした移動時間が削減できます。
また、自宅で自分に合った作業スペースを用意することで、仕事に対する集中力も高まるとされています。

情報の管理も、基本的に電子化されます。
紙ベースの情報管理では、印刷コストや保管場所を維持するコストがかかっていましたが、ペーパーレス化することで資料などを取り扱う利便性が向上します。また、情報の検索性も向上するために、情報を検索する時間も短縮でき、業務効率が向上します。
取引先との契約書等のやり取りも、電子認証の導入が進むことで手続きのスピード化が可能になります。
これら事務的な業務の効率化が進むことで、本来の業務へ注力する時間を増やすことが可能となるのです。

また、優秀な人材の確保もしやすくなります。
テレワークが定着すれば、勤務地と自宅との距離の問題で応募をあきらめざるを得なかった優秀な人材に対しても、採用の門戸が開きます。
何らかの事情でオフィスへ出勤するのが難しくなり、本来なら休業や退職をせざるを得なかった社員でも、自宅で仕事を続けることが可能となれば、雇用を維持する事が可能となります。

多くのコストが削減できるのも、テレワークを導入するメリットです。
先述の通りペーパーレス化による書類の管理・維持コストの削減のほか、社員の通勤費やオフィスの賃貸料と光熱費についても削減できるでしょう。

一度はテレワーク導入に踏み切ったものの、オフィス勤務に戻したり、テレワークの規模を縮小して継続している企業も出てきています。

テレワークを実施・継続するうえでの課題について見ていきます。

多くの企業において、テレワークの実施によって、一時的であるにせよ生産性が下がっていることが報告されています。

上長・部下や同僚とのコミュニケーションがしにくくなったことで、対面ではうまくいっていた課題処理も、意思疎通の齟齬などから必要以上に時間を要してしまったり、関係するメンバーの仕事の進捗が見えにくく、チームワークで進めている作業に大幅な手戻りが発生するケースがあります。

人材評価や、人材を育てることも、これまで通りの方法では難しくなるでしょう。

基本的に社員が社外でパソコンを使用する時間が増えるため、ウイルス対策や不正アクセス防止などのセキュリティ対策は本人任せとなることが多くなり、情報セキュリティに対するリスクが高まります。

また、モバイルワークをメインに活動する社員にとっては、置き忘れや盗難などで情報資産を機材ごと紛失するリスクも高くなります。

テレワークを実際に運用する場合は、社員に仕事をする環境が整っているかという問題があります。
自宅にインターネット環境が整っていない場合は、サテライトオフィスを用意する必要があります。

他の社員とのコミュニケーションも希薄になってしまうでしょう。
目の前にいれば気軽にコミュニケーションを取れても、わざわざ電話やチャットなどで連絡をするとなると、そのハードルは社員によっては高く感じられます。
必要な時だけ連絡を取るようになり、チームでの作業などに支障をきたすこともあります。

タスク管理の難易度も上がり、複数人で行うプロジェクトでは、連携が不足すると上手く進まなくなるかもしれません。

労務管理の難しさも、テレワークの課題の一つです。
管理者からは勤務状況が見えづらくなるため、自主的に残業する社員が出てくる可能性があります。
また上司や同僚の目が届かないがゆえに、自律的に働くことができず、さぼってしまう社員が出てくることも懸念されます。

ここまでをまとめると、テレワークによる課題は大きく以下が挙げられます。

テレワークにおける課題について確認しましたが、それぞれの課題には解決するための方法もあります。
その方法について、解説します。

生産性の向上は、一朝一夕に実現できるものではありませんが、第一歩としてコミュニケーションツールや、PC稼働状況の把握ができるツールの導入は有効であると言えます。

実際にテレワークを運用するには、コミュニケーションの不足が懸念されます。
コミュニケーション不足を解決するには、気軽に連絡できるものを用意すればいいのです。
最たる例としては、オンライン会議システムの導入が挙げられます。
また、ビジネス用のチャットツールの導入も候補として考えられるでしょう。
これらのツールの使い方はLINEなどと似ているため、多くの人が直感的に操作することが可能です。

ただし、連絡を取りあう双方が同じツールをインストールしなくてはならないので、導入に関しては会社が主導となってルールを定めて行うべきでしょう。

PC稼働状況の把握ができるツールを導入すれば、上長とのコミュニケーションを通して、生産性の向上についての客観的データをもとに振り返りを実施することができ、仕事の進め方についてPDCAを回すことができるようになります。

セキュリティ面については、ウイルス対策ソフトをインストールする必要があります。
それ以外にも、防犯用のツールやソフトは数多く存在するので、それらを活用するべきでしょう。

また、基本としてノートパソコンなどにはパスワードを設定しましょう。
重要な書類などは暗号化したり、USBメモリーへのコピーや印刷に制限を設けることで、安全性が高くなります。

コミュニケーションの不足については、先にも取り上げたチャットツールで補うことができるでしょう。

また、仕事をするインフラが整備されていない社員に一時金を支給し、在宅勤務環境を整備させる企業もあります。
また、会社がサテライトオフィスを用意したり、ポケットWi-Fiルーターを貸与する方法も考えられます。

テレワークは、今も導入を検討している企業が多いのですが、実際に導入してみないと自社に適しているかどうかの判断は難しいものです。
導入にはコストや手間がかかるので、導入する前にしっかりと課題などを確認して、その対策についても知っておきましょう。
結果的に導入するメリットが大きいと判断された際に、詳しい内容を策定するのがおすすめです。

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