テレワーク(リモートワーク)時の労務管理で気を付けるポイントとは？

労務管理は、労働時間の管理や給与計算、安全衛生、福利厚生の管理など、従業員が働くうえで関係してくること全般の管理を指します。

労務管理を適正におこなうことで、従業員の満足度が向上し、仕事上で高いパフォーマンスを発揮することが可能となります。適正な労務管理は企業活動を円滑に進めることに繋がるのです。

労働法令を遵守し、労務リスクを低減することも、労務管理の重要な仕事です。
企業の信頼や利益が損なわれないように法令遵守することはもちろん、社員が違反行為をしないように管理をすることも重要です。

テレワーク実施時においては、社員のオフィス勤務を前提としていた時と同じ労務管理の方法では不足することがあります。
テレワークで労務管理をする場合には以下のような点に気を付けましょう。

それぞれについて解説します。

テレワークのデメリットとしてよく挙げられるのが、コミュニケーションの不足です。
すぐ近くにいる同僚や上司と簡単にコミュニケーションできたオフィス出社時とは異なり、テレワーク時は基本的には1人で仕事をするため、孤独感や相談のしづらさといった心理的なストレスを抱えがちです。
その結果、仕事の進捗に支障が出たり、精神面の不調にも繋がりかねません。

電話はもちろんですが、最近ではテレワークが増えたことで、SlackやTeamsなどのオンラインチャットツールやZoomなどのWeb会議ツールも普及が広がっており、様々なコミュニケーションを取る方法が確立されつつあります。

しかし、対面でないとコミュニケーションが気軽に取れないという人もいます。
オフィス内であれば、相手を目の前にして会話が可能ですが、文章でのコミュニケーションではそれが出来ないからです。

チャットツールで連絡をしても、必ずすぐに返事が返ってくるとは限りません。
オフィス内であれば直接本人に確認できるので困ることは少ないですが、テレワークとなると返答がない理由を邪推しがちです。
指示を無視しているのかもしれない、あるいは席を外してさぼっているのかもしれない、指示がうまく伝わっていないのかもしれないなど、ネガティブな理由が浮かぶことも多いでしょう。
かといって、返答するように何度も要求すると、そのこと自体が相手にとってのストレスになりかねません。
相手の様子がわからない以上、お互いに柔軟に対処していく必要があります。
返答がない場合も、確認したら連絡をくれるようメッセージを送って待つ、といった余裕を持ったやり取りを心がけることが有効です。

日報や予定表などの活用も有効です。
報告や相談をこまめにできるような仕組みを整えておき、コミュニケーション不足を解消するのです。
様々なツールを活用して、コミュニケーションの取りやすい環境を作りましょう。

優先度を低く考えてしまうのは、作業環境の整備です。
テレワークで在宅勤務となる場合、オフィスとなるのは社員の自宅です。
そうなった場合、そこは自宅であると同時に職場にもなるのです。

そのため、たとえ自宅であっても社員として、安全配慮義務の観点、および労災事故の防止のために積極的に管理するよう取り組む事が必要となります。
しかしながら、あくまでも個人の自宅なので、会社と全く同じ設備を用意するのは難しいでしょう。

厚生労働省から「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備のポイントが公開されています。
資料内では、照明の明るさや机、エアコン、窓などをどうすればいいのか、明確に記載されています。

会社側は従業員が業務を効率よく進められるように、積極的に作業環境の構築のための助言や援助をするべきでしょう。

仕事中にケガなどをした場合は、労災が適用されます。
しかし、在宅でのテレワークの場合は自宅にいる関係上、労災の判断が難しくなります。
もちろん、業務に起因するか業務に関連した行為で負傷した場合は、自宅内であってもオフィスで仕事をしていた時と同様に労災が認められます。

テレワーク時の労災認定の難しさは、業務中の負傷と判断する基準が明確でない点です。
主な判断基準として、けがをしたのが仕事中かプライベートの時間かで、労災として認定されるかどうかが判断されます。
主な適用例については以下の通りです。

状況によっては、業務時間中のけがでも労災が認定されない場合もあるするため、一概に労災認定がされる・されないとは言えません。
社員は就労状況を記録しておき、企業は状況を正確に社員から聞き取り、労災の手続きをしましょう。

従来の就業規則や契約内容は、テレワークで働くことを想定していないことが多いでしょう。その場合は、適宜改訂していく必要があります。

テレワークで単に仕事をする場所を自宅へと移して同じ業務をするだけならいいのですが、業務内容に変化があるようなら新たにテレワーク用の規程作成がおすすめです。

労働条件も、テレワークに対応する内容に変更しましょう。
厚生労働省では、テレワーク向けのモデルとなる就業規則を公開していますので、厚生労働省の就業規則を参考にしながら自社用の就業規則・環境を整備していきましょう。

テレワークでは、目の前に社員がいる状況での直接的な労務管理ができないので、従来通りの方法だと管理が行き届かない面が出てくる事が考えられます。
そういった場合には、会社側がテレワーク勤務に合った規程整備や新しいツールの導入を行います。

例として、勤怠管理ツールや、業務可視化ツールを導入することで、テレワークでも労務管理をしやすくする事が可能となります。
詳細な勤怠時間の把握は社員の働きすぎを防止する事にも繋がるとともに、業務を可視化することで社員の人事評価をする際の業務内容の評価に根拠を持たせることも可能です。

また、手軽にチャットなどができるコミュニケーションツールを導入するのも候補になるでしょう。
業務についての連絡だけでなく、社員同士の交流促進に重要な役割を果たします。
社員同士の交流が活発になることで、細やかな問題が発生した際、スムーズな情報伝達が可能になります。
直接的に労務管理ができるわけではないですが、労務管理の効率化という面ではチャットツールの導入も検討できるでしょう。

テレワークを導入する際は、それに合わせた労務管理の方法を考えることが重要です。
ツールの導入をすることで、遠隔からでも社員の労務管理をスムーズにおこなうことが可能ですが、切り替えの際に混乱が生じる可能性もあります。
スムーズに切り替えができるよう、社内体制の整備も忘れないようにしましょう。

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