リモートワークの課題としてよく挙がるものに、「従業員の勤務実態が見えづらい」というものがあります。 働きぶりや正確な勤務時間、業務の進捗状況、セキュリティルールを守っているかなどがわかりにくく、放置すれば大きなトラブルにつながる可能性があるため、頭を悩ませている人もいるでしょう。そこで注目されるようになったのが、PC監視ツールです。 今回はリモートワークでPC監視ツールが必要な理由や導入するメリット・注意点のほか、おすすめのツールについてご紹介します。
目次
1.PC監視ツールはなぜテレワークで必要？
PC監視ツールとは、PCの稼働状況を記録して内容を監視するためのツールです。
リモートワーク中でも、勤務時間は勤怠管理ツールの打刻やPCのログイン・ログオフなどでわかりますし、業務内容も日報や週報などで大まかに把握することは可能です。しかし、それだけでは申告した勤務時間と実際の勤務時間の乖離はわかりません。さらに、勤務時間内にどのように業務に取り組んでいるか、効率的に時間を使えているかなども見えにくいでしょう。
PC監視ツールを利用すると、PCの操作記録などを収集してログとして記録することで、従業員の勤務実態を把握したり、分析したりすることができます。リモートワーク中でも従業員の生産性を保ち、安全に働けるようにするために、PC監視ツールの重要性が高まっています。
MITERAS（ミテラス）仕事可視化は、「ホワイトなはたらき方を実現」する労務管理ツールです。
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2.PC監視ツールを導入するメリット
「監視」という言葉がネガティブに聞こえ、PC監視ツールの導入を迷う企業は少なくありません。ここでは、PC監視ツールを導入することで得られるメリットをご紹介します。
2-1.稼働状況が確認できる
PC監視ツールを導入する大きなメリットとして、稼働状況の確認ができることがあります。アプリケーションやソフトウェアの稼働状況によって、私的なことに時間を使っていないか、サボっていないかなどが把握でき、状況に応じた指導や改善策の検討ができるでしょう。
作業中のファイルも確認できるPC監視ツールであれば、同じアプリをずっと開いている従業員などに対し、業務でつまずいていることがないか声をかけるきっかけにもなります。
2-2.コンディションが把握できる
PC監視ツールでログを確認すると、業務スピードや業務量から従業員のモチベーションの把握に役立てられます。「前月よりスピードが上がって多くの業務をこなせている」といった場合は、モチベーションが高く業務に取り組めていると考えられるでしょう。反対に、普段より明らかに遅い、量が少ないということがあれば、何らかの問題が起きているかもしれません。
2-3.生産性が向上する
周囲の目がない状態だと、どうしても気が緩んで仕事に集中できないという人は多いものです。PC監視ツールがあることで、適度に監視されている意識や緊張感が生まれ、良いストレスになって生産性の向上につながる場合があります。孤立しがちなリモートワーク環境で、企業に見守られている安心感も得られるでしょう。
2-4.残業の抑制
PC監視ツール導入のメリットのひとつに、隠れ残業の防止ができます。勤怠管理ツールでは適正な時間に打刻し、実際はその後も仕事を続けるという人は意外と多いです。自己申告の勤怠記録だけでなく、客観性のあるデータで稼働状況が把握できるため、従業員の心身の健康と、労働法を守ることにつながります。
2-5.人事評価に反映できる
PC監視ツールを導入することで、従業員の仕事状況が可視化でき、成果だけでなくプロセスを評価することができます。「目立った活躍をした」などの見えやすい結果だけでなく、「人より短時間で多くの業務をこなしている」といったパフォーマンスもわかるため、より正確な評価ができるでしょう。
2-6.パフォーマンスの改善
特に定型業務では、PC監視ツールによって、同じ業務に対し作業時間をどれだけ削減できたかといった、パフォーマンスの改善度合いを見ることができます。チーム内で稼働時間や業務量に差が生じているような場合には、適切な業務分担を考えるきっかけにすることも可能です。
2-7.内部不正対策
PC監視ツールを利用することで、内部不正対策ができるでしょう。監視されているという意識があれば、それだけで不正を抑制でき、業務と関係ないソフトウェアやアプリの利用状況を確認すれば、内部不正のリスクもわかります。万が一、不正操作や情報流出などがあった場合は、問題発生の証拠として記録することもできます。
3.PC監視ツールで確認できること
PC監視ツールにはさまざまな種類があり、ツールによって確認できるログも違います。ここでは、PC監視ツールで確認できる主な内容をご紹介します。
＜PC監視ツールで確認できる主な内容＞
・起動ログ：いつPCを起動し、シャットダウンをしたか、申告した勤怠時間と乖離がないか
・ソフトウェアの操作ログ：操作の時間は適切か、業務に関係のないソフトウェア（アプリ）を利用していないか
・ブラウザアクセス履歴：ブラウザで業務に関係のないサイトにアクセスしていないか
・キーログ：キーボード操作のログで業務に関係のない内容や、機密情報が記載されていないか
・デバイス接続履歴：どのようなデバイスと接続しているか、USBデバイスと接続されたのはいつか
・画面キャプチャ・カメラ撮影：一定の時間で撮影することで、勤務時間の申告と在席・離席の時間に乖離がないか
PC監視ツールは上記のようなログを記録し、勤務実態の把握や分析ができる機能を備えています。起動ログから自己申請の勤怠時間との乖離があった場合にアラートを出したり、キーボードの操作状況から生産性を算出したり、リモートワーク中でも従業員の勤務実態を把握することに役立てられるでしょう。
4.PC監視ツールを利用する際の注意点
PC監視ツールを利用するメリットは数多くありますが、導入によってデメリットとなることもあります。PC監視ツールを利用する上での代表的な注意点は、下記のとおりです。
4-1.行きすぎた監視はNG
行きすぎた監視は従業員のストレスになってモチベーションを下げることがあり、管理側の業務負荷も増加します。キーボードの操作制限、常時カメラオン、頻繁なスクリーンショットの取得などは、行きすぎの可能性があるかもしれません。従業員がストレスに感じたり、管理者側の業務負荷が増えたりしないよう、自社に合ったツールと運用を考えましょう。
4-2.法的な問題はないか
PC監視ツールを利用することで、プライバシーの侵害にならないか、法的に問題がないか心配することもあるでしょう。結果からいえば、PC監視ツールの利用は、適正範囲内なら問題にはなりません。
適正範囲内とは業務に必要な範囲内ということであり、ポイントとなるのは監視するのが業務時間内であること、企業が貸与したPCであることなどです。従業員に対して、誰が監視の権限を持っているのか、何の目的で監視を行うのかなどを説明し、納得してもらうようにしましょう.
5.おすすめのPC監視ツール
PC監視ツールは、リモートワーク中の労働時間や業務の進捗状況の把握、従業員のコンディション管理、内部不正対策など、さまざまな用途で利用されています。ここでは、リモートワーク中のPC監視に利用できるツールをご紹介します。
5-1.Logstorage
画像出展元：https://logstorage.com/
Logstorageは、社内のあらゆるIT機器のログを収集し、監視できるツールです。収集した形式の違うログを横断的に分析したり、さまざまなグラフ表示やレポート出力したりする機能もあり、総合的にログを管理することができます。内部不正防止や労働時間の管理、監査対応など、幅広い用途で利用が可能です。ときには労働基準法違反になっていたり、過労による疾患を抱えていたりといったことも考えられます。
5-2.Ekran
画像出展元：https://www.jtc-i.co.jp/product/ekran/index.html
Ekranは、PCやサーバー内のすべての操作を画像とテキストで記録できるツールです。トラブルがあったときでも、その場面を画像で証拠として残すことができ、さらに不正操作を検知した場合は、リアルタイムでアラート通知が可能です。
5-3.みえるクラウド ログ
画像出展元：https://www.jtc-i.co.jp/product/ekran/index.html
みえるクラウド ログは、ログデータや画面キャプチャを取得し、リモートワーク中の従業員の勤務状況を可視化できるPC監視ツールです。顧客や案件ごとのログデータ取得も可能で、メンバー数とコストの割合、作業時間とその内訳なども記録できます。収益向上や経営戦略の見直しにも役立てられるでしょう。
5-4.LanScope Cat
画像出展元：https://www.lanscope.jp/endpoint-manager/on-premises/lp/security02/
LanScope Catは、IT資産管理や内部不正・外部脅威対策ができるPC監視ツールです。IT資産を一括管理し、ユーザーの操作状況やファイルの移動といった作業履歴が保管できます。ウェブアクセス管理やデバイス制御なども機能もあり、管理のための時間や手間を減らしつつ、セキュリティリスクを軽減できます。
5-5.F-Chair+
画像出展元：https://fchair-plus.jp/
F-Chairは、PCの作業画面を自動録画することで、業務時間や作業内容を管理できるPC監視ツールです。従業員はツールをインストールし、「着席」「退席」ボタンをクリックすることで業務時間がカウントされます。退席のまま業務を続けていると、隠れ残業とみなして一定時間でPCをロックする残業抑制機能もあります。
5-6.Qasee
画像出展元：https://qasee.jp/task/
Qaseeはキーボード操作やスクロール、タップ量などから、生産量や負荷状況を算出してくれるPC監視ツールです。算出したデータをもとに分析してレポート出力でき、個人やチームの業務状況が可視化できます。ストレス度合いやモチベーションなどの分析も可能で、従業員のコンディションチェックにも利用できます。
5-7.MITERAS仕事可視化
MITERAS仕事可視化は、PCログと自己申告の勤務時間を突き合わせ、勤務実態を把握できます。ソフトウェアの利用状況やキーボード操作からPCの利用状況を分析し、従業員の業務内容を可視化します。カレンダーとの連携機能を利用すれば、予定と実際の仕事を見比べることも可能です。リモートワーク中の従業員の労務管理に役立てられるでしょう。
MITERAS仕事可視化の詳細はこちら
テレワーク中もPC監視ツールで従業員を守ろう
リモートワークを導入すると、従業員の働く姿が見えないことで、さまざまな問題が起きる場合があります。そこで役立つのがPC監視ツールです。
PC監視ツールは、従業員の勤務実態の可視化やパフォーマンスの改善、不正の防止などさまざまなメリットがあり、多くの企業で利用されています。自社では何のためにPCの監視がしたいのかを考え、最適なツールを選びましょう。
「MITERAS仕事可視化」は、PCログから従業員の稼働状況を見える化でき、リモートワーク導入時に課題になりがちな労務管理に役立てられます。リモートモートワーク導入時の従業員の管理にお悩みの場合は、ぜひお問い合わせください。
※ 文中の社名、商品名などは各社の商標または登録商標である場合があります。
監修：MITERAS部
「ホワイトなはたらき方を実現」する労務管理ツール【MITERAS仕事可視化】の担当者によるコラムです。MITERAS仕事可視化は、社員のPC利用の有無、アプリ使用状況などを可視化。勤怠データとPC稼働ログの突合で、法令遵守・はたらき方の見直しを推進できます。当コラムでは、理想の働き方改革実現のポイントから、日常業務の効率化のご提案まで、人事労務のためのお役立ち情報をご紹介します。
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