コラム

業務効率化と生産性向上の違いは?有効な施策から具体的な取り組み事例まで

働き方改革について語られるとき、必ずといってよいほど耳にする単語が、「業務効率化」と「生産性向上」です。それぞれの言葉の違いがわからず、戸惑う人もいるでしょう。

今回は、業務効率化や生産性向上に取り組みたいと考えているビジネスパーソンに向けて、それぞれの単語の意味と違いを解説します。業務効率化や生産性向上につながる施策・取り組みもご紹介します。

1.業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化と生産性向上は同時に使用されることが多く、関連はあるものの、まったく同じ意味ではありません。業務効率化とは、仕事の進め方を見直すことによって、業務の「ムリ」、「無駄」、「ムラ」を削減し、業務を合理化することを指します。

業務の「ムリ」とは、過密なスケジュールなどにより、特定の組織や社員に対して、過剰な負担がかかることです。業務の「無駄」とは、予算・スケジュール・人材などの余剰が生じる状況を指します。業務の「ムラ」とは、時期によって仕事の量が大きく異なる状態です。

生産性向上とは、社員一人あたりのアウトプットの質と量を増加させることを指します。業務効率化は、生産性向上を実現するための一つの手段です。業務効率化を突き詰めれば自ずと、生産性が向上するケースも多くあります。

1-1.業務効率化・生産性向上が必要な理由

業務効率化と生産性向上はともに、今後も加速していくデジタル技術の進化、急激な変化が予測されるビジネス環境において、少子高齢化が進行する日本企業が生き残るために解決すべき重要課題といわれています。

限られた人材によってより多くのアウトプットを生むことは、日本企業の将来を左右する重要な課題といえます。しかし、業務効率化・生産性向上は、一朝一夕に実現できるものではありません。適切な施策を検討し、継続的な取り組みにより、状況改善を目指しましょう。

2.業務効率化に有効な施策4選

業務効率化の重要性を理解していても、具体的な施策への落とし込みは難しいものです。

ここからは、業務効率化に有効な施策の具体例を紹介します。

2-1.(1)無駄な業務の洗い出し・削減

業務効率化するための第一歩は、仕事を進めるうえで発生するすべての業務を棚卸しし、業務量や業務の進め方を正確に把握することです。そのうえで企業の利益につながらない業務を洗い出し、無駄を削減します。

すべての業務の棚卸しには、業務可視化ツールを導入することもおすすめです。業務可視化ツールとは、社員が勤務中にどのように仕事を進めているかをひと目で把握できる環境を作るためのアプリケーションです。

業務可視化ツール「MITERAS仕事可視化」を導入すると、PCログから勤務実態を見える化でき、業務の無駄の削減に貢献します。

2-2.(2)業務フォーマットの統一化・マニュアル化

企業内で共有する書類のフォーマットが異なると、作成・確認作業を進めることに、多くの時間を費やします。業務遂行上、頻繁に発生する書類のフォーマットを統一することで、作成・確認作業の無駄を削減できます。

さらに、業務効率化を進める上では、仕事の進め方をマニュアル化し、誰が担当しても同様の品質を維持できる状態を作ることも大切です。マニュアルが存在すれば仕事のミスを未然に防ぎ、修正に費やす時間を削減できます。

2-3.(3)分業化・適切な人材配置

属人化などによって停滞を招きやすい業務は工程ごとに分割し、複数の社員に割り振ります。社員に対する割り振りを考える際には、個々の性格やスキルを踏まえて、適任者を選定します。

不適切な人材配置を行うと、作業効率が低下し、全体の業務効率も低下します。社員の適正を考慮し、適材適所の配置を行うことは重要です。

2-4.(4)情報データベースの活用

企業内に散乱する情報をデータベース化することも、業務効率化に貢献します。情報をデータベース化することのメリットは、大きく分けて3点です。

●必要なデータを容易に抽出、活用できる環境が整う
●部署間の情報共有をスムーズに行える
●データベースのセキュリティを強化すれば、安全に管理できる

情報が散乱していると、作業を進めるために必要なデータを探す時間が発生します。情報をデータベース化することでデータを必要とする人が容易に抽出・活用できる環境が整い、効率的に作業を進めることが可能です。

さらに、ITツールを利用してデータベース化する場合、セキュリティを強化し安全な管理環境を整えることもできます。情報管理体制を強化するためにも、情報のデータベース化が大切です。

3.生産性向上につながる取り組み3選

先に紹介したように、業務効率化を突き詰めると生産性向上につながることは多いといえます。しかし、本当の意味での生産性向上を達成するためには、抜本的な取り組みによって、企業の利益を追求できる土台を整えておくこともまた大切です。

ここからは、生産性向上につながる3つの具体的な取り組みを紹介します。

3-1.(1)ノンコア業務のアウトソーシング・外注化

事務処理など企業の利益に直結しない業務は、外注化(アウトソーシング)に向くものです。その他、頻繁かつ大量に発生する作業も、外注化検討に値する業務です。

例えば、給与計算や請求書の発行などの業務は外注化すると、生産性向上につながることが多くあります。社員が担当すべき業務・外注できる業務を適切に仕分けし、必要に応じて外注化します。

企業のノンコア業務を外注化するメリットは、大きく分けて2点です。

●社員のノンコア業務時間が削減され、現状のコア業務に集中できる
●削減された経営資源を将来の人材投資・育成に投入できる

3-2.(2)エンゲージメントの向上に向けた施策

エンゲージメントとは、企業に対する愛着や理念・ビジョンに対する共感のことを指します。
エンゲージメントは生産性・売上伸長率の高さに直結する要素であるため、下記のような施策によって、向上を目指しましょう。

●社内コミュニケーションを活性化させる
●公正で客観的な人事評価制度を構築する
●自律的に働ける環境を整備する

エンゲージメントを向上させるための適切な施策は、企業によって異なります。自社の現状を正しく把握した上で、適切な施策を実践することが重要です。

3-3.(3)テレワークの推進

総務省によると、生産性向上目的でテレワークを導入した企業のうちの8割以上は「狙い通りの効果を得られた」と考えています。また、企業のみではなく社員にもテレワークの導入による生産性の向上を実感する人が多く、一定の効果が期待される施策です。

(参照:総務省「平成29年版 情報通信白書」/https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h29/html/nc142140.html)

近年では、新型コロナウイルス感染症の感染予防対策により、テレワークの導入率は急速に高まりました。テレワークに適したあらゆるツール・システムも登場しており、状況・環境に適したものを導入すれば、オフィスワーク時よりもむしろ社員満足度や生産性が向上するケースもあるでしょう。

まとめ

生産性向上は業務効率化を進めた先に得られる、企業にとっての利益といえます。そして、業務効率化を進めるためには、すべての業務を洗い出し、無駄を削減することが不可欠です。

業務の洗い出し作業を効率的に進めるためには、業務可視化ツール「MITERAS仕事可視化」の導入をおすすめします。「MITERAS仕事可視化」は社員の勤務実態や作業内容を見える化できる、非常に便利なツールです。「MITERAS仕事可視化」を有効に活用して業務効率化を進め、生産性向上を実現しましょう。

無料トライアル画面

勤務実態と作業内容を見える化する仕事可視化ならMITERAS

スタッフ1人1人の正確な勤務時間管理を実現する「MITERAS仕事可視化」

詳しくはこちら

- コラム

執筆者:

関連記事

ノー残業デーのメリットとデメリットとは?形だけにしない事が重要

目次1.「ノー残業デー」とは2.ノー残業デーのメリット2-1.従業員にとってのメリット2-2.会社にとってのメリット3.ノー残業デーのデメリット3-1.従業員にとってのデメリット3-2.会社にとっての …

ICカード式勤怠管理システムを導入するメリットと選び方とは?

目次1.ICカードで打刻ができる勤怠管理システムとは?2.ICカード式勤怠管理システムを導入する4つのメリット2-1.労働管理と経費・給料計算が同時にできる2-2.すぐに導入できる2-3.誰でも使いこ …

無駄な会議の特徴5選|生産性向上にも有効な無駄の解消方法は?

目次1.無駄な会議の特徴5選1-1.目的がない1-2.意思決定をしない1-3.不要なメンバーが参加している1-4.定められた時間を守らない1-5.資料が多すぎる2.生産性の向上にもつながる「無駄な会議 …

PAGETOP