自主的なサービス残業も違法？企業が受ける影響とは

サービス残業とは、時間外に労働したにも関わらず、適切な賃金が払われていない残業を指します。労働基準法では、時間外労働を行った場合、その時間に応じて割増賃金を支払うことを定めているため、これは明らかに違法です。
サービス残業になる例としては、以下のようなことが挙げられます。

前述のとおり、サービス残業をさせることは違法です。しかし、中には企業が命じていなくても、従業員が自主的にサービス残業を行うこともあるようです。特に、テレワークなどの場合、従業員の稼働状況が見えづらく、自主的にサービス残業を行っているのに、管理者が気づけないこともあるかもしれません。

自主的なサービス残業は、企業が命じたことではないため、基本的には労働時間とみなされません。そのため、賃金は発生しないことになります。
ただし、業務過多で所定の時間内に仕事を終えられず、自主的なサービス残業を行った場合などは、たとえ従業員が自主的に行っていても企業が命じたことになるケースがあります。そうなれば、労働基準法違反として、企業が処罰される可能性があるでしょう。未払い残業代や、遅延損害金などの支払いを命じられることもあります。

自主的なサービス残業であっても、企業が罰せられるケースがあります。従業員としても、できれば対価のない残業は行いたくないと考える人のほうが多いでしょう。では、なぜ自主的なサービス残業が行われるのでしょうか。

企業のルールを守らず、自主的にサービス残業を行うケースがありあます。
働き方改革によって、残業を規制する企業が増えました。しかし、業務効率化や業務時間削減の取り組みを行わない状態で残業だけを規制しても、従業員の負担が増すだけです。結果として、残業が禁じられているのに仕事が終わらないからといって、業務外にこっそりサービス残業を行うことにつながります。
また、テレワークが導入されていないのに、「オフィス以外で仕事をしたほうが捗る」「理由があって家にいなければならない」といった理由で、一度退勤してから別の場所でサービス残業を行う人もいるようです。

就業時間を過ぎてから、取引先や営業先で打ち合わせを行った場合に、自主的サービス残業になるケースがあります。打ち合わせは業務の一環ですが、「社内での業務ではないから」「就業時間から打ち合わせの約束まで時間があるから」などと考え、残業の申請をしない場合もあるでしょう。

企業が従業員の労働時間を管理することが義務化されていますし、長時間労働の改善に向けてさまざまな取り組みが行われています。長時間の残業を行っている従業員がいた場合、なぜそうなったのか、改善のために何をすべきかなど、ヒアリングや指導を行うこともあるでしょう。
そういったことを煩わしく感じ、残業時間を短く申告して自主的サービス残業を行ってしまう人もいます。また、上司の評価が気になって、短時間で成果を上げたように見せるため、残業時間を申告しない人もいるようです。

テレワークや在宅勤務では、プライベートと仕事の線引きがあいまいになりやすいという問題があります。そのため、だらだらと長時間労働をしてしまい、その分の残業時間を申告しないケースがあるでしょう。

実際、日本労働組合総連合会が2020年に行った「テレワークに関する調査」では、テレワーク中に残業代の支払い対象となる労働があったのに、企業に申告しなかったと答えた人が65.1％に上りました。
その理由として、「申告しづらい雰囲気だから」が26.6％、「時間管理がなされていないから」が25.8％となっています。従業員が自主的に行ったこととはいえ、企業側にも責任はあるようです。

所定の始業時間より早く仕事を始める「朝残業」を行った場合も、時間外労働にあたります。
ただし、上司に気を遣って早く出社した、ラッシュを避けて1本早い電車でオフィスに着いたなどという場合、自主的に早く仕事を始めただけで、業務上必要とは認められないでしょう。そのため、始業時間より早く仕事をしても、残業代は支給されない場合があります。
仕事が終わらなくて朝早く出社しなければならないといった場合は、業務上必要な残業にあたる可能性が高く、本来は申告が必要です。

「管理監督者」の場合、一般的な動労者と違って、時間外労働や休日出勤の割増賃金が発生せず、労働時間の上限もありません。そのため、残業の概念が存在しないことになります。
管理監督者は労働基準法で「重要な責任と権限を有している」「地位にふさわしい待遇を受けている」といった明確な定義があり、管理職とは違います。そのため、管理職でも実質的に管理監督者ではないなら、残業代は発生することに注意が必要です。
この2つを混同するケースは多く、本来残業代が発生するのに申告せず、サービス残業になってしまっているケースがあるようです。

休日出勤の定義については下記記事もご覧ください
休日出勤の定義は？法的な決まりや割増賃金の計算

従業員が自主的に行ったサービス残業は、本来は業務命令ではないため残業代の支給は必要ありません。だからといって自主的なサービス残業を放置することには、さまざまなリスクがあります。従業員の自主的なサービス残業が企業に与えるリスクを見ていきましょう。

前述したように、業務命令ではない従業員の自主的なサービス残業の場合、残業代を支払う必要はありません。しかし、自主的といっても、業務過多が原因でサービス残業を行っていたり、労働基準法の定める上限時間を超えていたりする場合は、業務命令と認められるケースがあります。
その場合、違法なサービス残業をさせたとして、企業に6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金の支払いが命じられる可能性があるでしょう。さらに、労働者が残業代の未払いに対して請求を行った場合は、裁判所から未払いの残業代に加えて同額の支払い、つまり未払いの残業代の2倍の支払いを命じられる場合もあります。

自主的なサービス残業は、管理者の目の届かないところで行われることが多いです。そこで心配されるリスクが、情報漏洩です。特に持ち帰り残業の場合、書類やデータを社外に持ち出すことになり、紛失や破損などによる情報漏洩の危険性が高まるでしょう。
自主的なサービス残業であっても、情報漏洩が発生すれば、従業員本人だけでなく上司や会社の責任が問われ、信用問題にも発展してしまいます。

評価がしにくいことも、自主的なサービス残業のリスクです。実際の稼働と異なるため、成果を見ても正しい評価ができません。また、サービス残業をしている従業員を基準に考えてしまい、他の従業員の評価に影響したり、過重労働を課してしまったりするリスクもあります。
残業による心身の疲労に気づけないまま、管理や指導ができず、従業員の生産性や意欲だけが下がってしまうことがあるでしょう。業務の実態がわからず、業務効率化のための取り組みもしにくくなります。

自主的なサービス残業は、従業員にとってはもちろん、企業にとってもリスクしかありません。自主的なサービス残業をさせないために、企業はどのようなことをすべきでしょうか。

まず重要なのが、サービス残業禁止の周知徹底です。従業員の中には、自主的に行っていることだから問題ないと考えていたり、リスクを理解していなかったりする人もいます。
自主的なサービス残業にどのような危険性があるのかを周知し、会社として許さない姿勢を見せましょう。

進捗状況を把握して適切に指導することも、自主的なサービス残業を抑制するために必要です。特に、上司の評価を気にしたり、業務過多だったりしてサービス残業を行っている場合は、密なコミュニケーションが重要になるでしょう。
評価基準が何かを明確にし、業務について気軽に報告や相談ができる関係性を築かなければなりません。

そもそも、従業員の正確な稼働時間を把握できていれば、自主的なサービス残業は発生しません。そのためには、正確な勤怠管理が必要です。

タイムカードとPCログを照らし合わせたり、クラウド勤怠管理システムを導入したりすることで、より正確な従業員の稼働状況がわかるでしょう。

自主的なサービス残業は、長時間労働が心身に悪影響を及ぼしたり、セキュリティトラブルにつながる可能性があったり、さまざまなリスクがあります。企業にとっても正しい評価ができなかったり、違法として処罰されたりする危険性があり、絶対にさせるべきではありません。
自主的なサービス残業をさせないためには、サービス残業をさせない環境づくりが必要です。禁止の周知徹底とコミュニケーション、正確な稼働管理で自主的なサービス残業を抑制してください。

サービス残業をさせない環境づくりは、「MITERAS仕事可視化」が役立ちます。稼働時間と勤怠の時間を照らし合わせれば、申告のない残業も発見でき、迅速な指導が可能です。PCログを確認されるという意識があれば、それだけで自主的なサービス残業の抑止につながるでしょう。