在宅勤務が企業に与えるメリットは？デメリットの解消法も紹介

在宅勤務とは、会社が構えるオフィスに出社せず、生活空間である自宅で勤務することです。以前から働き方改革の一環として政府が推奨していましたが、一般に広く浸透したのはコロナ禍の外出自粛要請がきっかけでした。事業を継続するために、ICT（情報通信技術）を活用して、在宅勤務制度を導入する企業が一気に増加したのです。

それまで在宅勤務の導入を躊躇していたものの、導入して初めて利便性に気づき、コロナ禍が落ち着きつつある今も継続する例が少なくありません。また、従来はエンジニアやプログラマーなどのIT系職種、データ入力やカスタマーサポートといったデスクワーク系職種が在宅勤務の主な対象でした。現在は、法人向け営業、管理職、コンサルタントなども、在宅勤務の対象に含まれるようになっています。

在宅勤務の形態は、企業によってさまざまです。一切出社せず、オンラインのみで業務を完結させる場合もあれば、2、3日に1 度は出社する、会議があるときだけ出社するといった場合もあるでしょう。

在宅勤務と混同されやすい勤務形態に「テレワーク」があります。

出社せずに仕事をする点では在宅勤務と同じですが、勤務する場所が自宅とは限らない点が大きな違いです。テレワークは「時間や場所にとらわれない働き方」であり、会社以外のどこで仕事をしても構いません。つまり、在宅勤務はテレワークの一種であるといえるでしょう。

在宅勤務のほかにも、テレワークは下記のようにさまざまな種類があります。

＜テレワークの例＞

在宅勤務は、「育児・介護と仕事を両立できる」「通勤のストレスがなくなる」といった従業員のメリットに注目が集まりがちですが、実は企業側にも多くのメリットがあります。企業が得られる具体的なメリットを5つ紹介します。

従来のオフィス勤務で地方の人材を採用する場合、通勤圏内への転居が前提でした。そのため、エリアを限定して採用せざるをえず、人手不足の中で激化する競合との採用競争に、頭を悩ませていた企業も多かったのではないでしょうか。

出社の必要がない在宅勤務であれば、採用する人材の居住エリアを採用要件に含む必要がありません。業務はもちろん、面接などもオンラインで行うことが可能です。遠方に住む優秀な人材にもリーチできるようになり、母数を確保しやすくなるでしょう。

また、仕事と育児や介護の両立や、家族の転勤など、時間や場所の制約が理由で離職を検討している従業員も、在宅勤務を活用すれば働き続けられる可能性があります。

満員電車での通勤や長時間の通勤は、それだけで心身を疲弊させます。通勤時間を有効に使いたくても、そもそも座ることができず、本すら開けないことも珍しくありません。

出社の義務がない在宅勤務では、従業員は通勤に費やしていた時間を自分の時間として活用できます。学びの時間にしたり、家事を済ませたりすることで、ワークライフバランスの充実を図れれば、仕事の生産性も業務効率も向上が見込めるでしょう。

また、突然の来客や電話対応などの必要がなく、予定外の作業で中断せずに業務に集中できるのもメリットです。目の前の作業に集中することで、業務効率の向上も見込めます。

ワークライフバランスについては、下記の記事もご覧ください。
ワークライフバランスとは？今だから知りたい意義と取り組み

長時間の残業や休日出勤など、過重労働による過労死の問題を受けて、企業選定の基準に「従業員の健康に配慮していること」といった条件が加わるようになりました。在宅勤務を働き方のひとつとして選べるようにすることで、従業員に優しい企業としてイメージが向上します。

従業員の健康維持を経営課題のひとつと捉えて戦略的に取り組む「健康経営」への注目度が高まっていることから、投資家の評価も高まることが期待できるでしょう。

全社員、あるいは一部社員が在宅勤務を選択できるようにすると、オフィスの使用スペースを縮小できます。より小さいオフィスに借り替えたり、思い切ってオフィスを撤退したりすることで、賃料や什器などにかかっていたコストを削減することが可能です。

併せて、各従業員に支払っていたオフィスまでの通勤手当もカットできます。

自然災害や人的災害が起きた際、速やかに事業を復旧・継続するためのBCP（事業継続計画）としても、在宅勤務は有効です。不測の事態が起きてオフィスに集まることができなくなっても、それぞれが自宅で作業を継続できれば被害を最小限に抑えられます。

コロナ禍でも、それ以前から在宅勤務を導入していた企業はスムーズに変化に対応できており、自然災害や感染症などの対策としても役立つことがわかりました。

在宅勤務を導入するにあたっては、デメリットにも目を向ける必要があります。ここでは、検討すべきデメリットを5つ紹介します。

在宅勤務を行うには、ネットワークを介して顧客データや社内情報をやりとりする必要があります。このとき、セキュリティ対策が不完全だと、悪意ある第三者によってウイルスに感染したり、サイバー攻撃によって機密情報が漏洩したりするおそれがあります。そうなれば、企業の社会的信用が失われるかもしれません。

独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が2023年3月に発表した「情報セキュリティ10大脅威 2023」では、組織の脅威の5位に「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」がランクインしました。厳重なセキュリティ対策を施したオフィスのネットワークに比べて、自宅や公共のネットワーク回線にはそれだけ穴が多く、狙われがちだということでしょう。

会社が端末を貸与する場合は盗難や紛失に、私物端末を利用する場合はマルウェア感染などのリスクにも配慮することが大切です。

オフィス勤務時は、通勤や勤務中にケガや事故などの災害が発生した際、労働者は労働基準監督署で労災認定を受け、労災保険から「休業補償給付」などを受給することができます。労災認定を受けるには、労働者が使用者の指揮管理下で業務を遂行していたことを示す「業務遂行性」、業務と災害に因果関係があることを示す「業務起因性」の2つを満たす必要があります。

在宅勤務であっても同様の条件を満たせば労災が認定されますが、オフィス勤務よりもハードルは高いでしょう。勤務中に第三者が介在しないため、業務遂行性と業務起因性を証明するのが困難だからです。

在宅勤務は、オフィスにかかる費用や通勤手当などのコストを削減できる一方、導入時には従業員に配布するノートPCやモバイル端末などのデバイスのほか、コミュニケーションツールや勤怠管理ツール、セキュリティソフトなどへの先行投資が必要です。

従業員の自宅に十分な回線や設備がない場合は、モバイル回線サービスの契約費や、マイク・カメラといった最低限の設備を整えるための費用なども必要になるかもしれません。

在宅勤務になると、これまで毎日のように顔を合わせていた上司や部下と物理的な距離ができ、会話の機会が減ります。オフィスにいるときと違って相手の様子が見えず、気軽な雑談がしにくく、コミュニケーション不足を感じる人も多いでしょう。情報共有が事務的になり、闊達な意見の応酬がなくなったり、報告漏れが起きたりすることも考えられます。

また、業務上の困り事や悩みを打ち明けられない、テキストの会話が中心でやりとりが冷たく感じるといったことが続くと、従業員は孤独や不安を感じるようになります。モチベーションが低下し、場合によっては離職につながることもあるかもしれません。

オフィスでは直接様子を見たり、「今、どんな状況？」「どこまでできた？」などと声をかけたりすることで、簡単にお互いの仕事の進捗状況を把握できました。

状況を可視化しにくい在宅勤務では、意識的に報告しないと進捗が不透明で、チームの足並みが乱れて業務の進行が停滞する可能性があります。プロセスが見えないため、マネジメント側も評価がしにくいでしょう。

うまくサボる従業員もいれば、反対に長時間労働になる従業員もいるなど、人によって仕事に対する姿勢や労働時間が違う点も難しいところです。

長時間労働については、こちらの記事もご覧ください。
長時間労働の対策で企業がすべきこととは？原因と問題点を解説

在宅勤務のデメリットは、工夫次第でメリットに変えることができます。ここからは、デメリットを改善する具体的な方法を3つ紹介します。

在宅勤務におけるデメリットの多くは、オフィス勤務時のルールをそのまま転用することによって生じます。労災認定のしにくさや、不透明になりがちな人事評価はその典型例でしょう。オフィス勤務と違って、従業員の様子が見えにくい在宅勤務では、実態に即したルールや規則を新設する必要があります。

例えば、労災については、厚生労働省が出しているガイドラインをもとに会社として基準を示しておくことで、対応できる可能性があります。過去には、在宅勤務中にトイレのために離席して椅子に座ろうとした際に転倒し、ケガを負った事案が労災として認められました。

また、評価基準についても、原則として成果物で判断するしかない在宅勤務を踏まえた制度に刷新すると、公平性が担保できます。努力や工夫のプロセスをどう評価に組み込むか、または一切組み込まないのか、会社としての方針を示しておくことがおすすめです。

在宅勤務を導入すると、しばらくは「ウェブ会議に入れない」「進捗確認ツールの使い方がわからない」といったトラブルが頻発します。全社で一斉に在宅勤務にシフトした場合、こうしたトラブルの数が増え、事業を停滞させかねません。

このようなケースを想定して、職種や部署などを限定して、小規模なチームから段階的に在宅勤務導入する方法があります。その上で発生した問題を解決しながら、在宅勤務の体制を整えていくといいでしょう。最初から完全在宅勤務にするのではなく、「週に数日在宅勤務にする」「午前と午後で在宅勤務と出社を使い分ける」といった併用からのスタートもおすすめです。

どんなにルールを整備し、慎重に導入を進めても、ITツールなしに在宅勤務の成功はありません。特に勤務時間については、厚生労働省のガイドラインでも「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」とされています。

情報共有ツール、業務進捗の共有ツール、勤務時間の把握に役立つ勤怠確認ツールなどを駆使して、従業員一人ひとりの存在と働き方の可視化を図りましょう。

メンバーがテキストコミュニケーションに慣れているようであれば、履歴が残ることで誤解のトラブルが避けられるチャットツール、多数のプロジェクトが走っていて進捗管理が手間ならタスク管理ツールといったように、自社の特徴や状況に合わせたツールを選定するようにしてください。

在宅勤務には、コスト削減、生産性の向上、優秀な人材の採用といったメリットがあります。一方で、従業員が孤独になりやすい、お互いの状況が把握しづらく進捗に影響が出る、マネジメント側が公正な評価がしにくいといった課題があるのも事実です。多様なツールを活用してデメリットを解消し、自社に合った在宅勤務の形を見つけましょう。

従業員の仕事状況を把握するためには、「MITERAS仕事可視化」をおすすめします。可視化しにくい在宅勤務中の勤務時間や作業内容が正確にわかり、長時間労働の抑制や正しい評価につながります。在宅勤務のメリットを活かすため、ぜひお役立てください。