労務管理はツールを利用すべき？導入メリットや選び方を解説

労務管理とは、労働基準法などの定めに従って、就労環境の整備と管理を行うことです。社内全体の労働環境整備から、従業員個人の就業管理まで、幅広い範囲に及びます。まずは、労務管理で行うことや目的などについて解説します。

労務管理は、従業員の労働に関して管理することです。労働時間の管理や給与の計算、就業規則の作成、福利厚生、社会保険の手続きなど、その業務範囲は多岐にわたります。
求人や採用、異動、育成、評価などの人事管理と一体化して扱われるため、人事部の管轄になることが多いですが、企業によっては総務部が一手に担うこともあります。

労務管理の目的は、大きく法令遵守と生産性向上にあります。
職場での労働条件は、従業員が生活を営むため、必要なものを充たせるものであるべき。こうした観点から、労働に関する各種の法律が制定されました。こうした法に則って企業運営を行うことが企業としての社会的責任であり、従業員に対する責任でもあります。

また、就業条件や働き方、福利厚生などを適切に整備することで、従業員の働きやすい環境を作ることができるでしょう。従業員のモチベーションがアップすれば、自ずと生産性も向上します。従業員の離反防止や優秀な人材確保にもつながり、企業価値の向上を目指すことにもつながります。

しばしば、労務管理は勤怠管理と混同されることがありますが、これらには明確な違いがあります。
勤怠管理は、勤務時間そのものであるタイムカードの打刻時刻や、出張日程などを管理することを指します。それに対して労務管理は、勤怠管理を含め、従業員の労働に関わる全般を管理することです。つまり、勤怠管理は労務管理の一部といえるでしょう。

労務管理の範囲は広く、多くの情報を扱うため、手作業では管理が煩雑になり、ミスや情報漏洩のリスクもあるでしょう。そこで活用したいのが労務管理ツールです。
ここでは、労務管理ツールで利用できる主な機能についてご説明します。

帳簿自動作成機能とは、労働基準法によって備え付けが義務付けられている労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の、「法定三帳簿」を自動的に作成する機能です。
これらの帳簿は労働保険や社会保険の手続きの際に必要になるほか、労働基準局の調査が入った場合、提出を求められることがあります。

労働時間管理機能は、いわゆる勤怠管理機能です。従業員のデータをもとに労働時間の帳票を作り、タイムレコーダー機能などと連動して出社・退社時刻を打刻します。時間外労働や深夜労働、休日労働、有給休暇なども、ここで管理します。
従業員の稼働状況を把握し、長時間労働がないか、定められた休暇をきちんと取得できているかなど、従業員のコンディションを見極めるためにも重要な機能です。

入退社手続き機能は、入社・退社する従業員の情報を収集・管理する機能です。データベースに収められた個々の従業員の人事情報をもとに、各種保険の被保険者資格取得届・資格喪失届、扶養控除等申告書など、必要な書類を作成する機能もあります。

各種申請書の配布と回収、従業員一人ひとりによって異なる情報入力といった一連の作業を、一括して処理するのが年末調整機能です。給与支払報告書、源泉徴収票、各種控除申請書など、年末調整に必要な処理とともに、各種書類の作成・発行が可能です。

行政が用意している電子申請受付窓口「e-Gov」を使って、Web上でさまざまな申請を行える機能です。
Web申請を行うには、事前に電子認証を受けて電子証明書を取得し、e-Govのアカウントを発行しておく必要があります。

マイナンバー管理機能は、従業員本人だけでなく、その家族のマイナンバーも含めて、セキュアな環境下で厳重に管理するものです。閲覧記録が残せるタイプであれば、より安全性が高まるでしょう。

従業員個人の情報管理と書類作成が労務管理ツールの基本機能ですが、実際にどのような機能を搭載しているかは、導入を検討するツールをチェックしてください。例えば、勤怠管理機能は多くの労務管理ツールに搭載されていますが、給与計算や経費・交通費の精算機能などと紐付いているかどうかは、製品によって異なります。
自社にどのような機能が必要なのか、その機能でどれくらい作業時間が短縮できるのか、事前の見極めが重要です。

労務管理ツールを導入し、活用することで得られるメリットはいくつもあります。主なメリットは下記のとおりです。

労務管理ツールを使うことで、人事業務の自動化と効率化を図れます。労務管理の実務では、実に多くの情報を扱う上、常に更新が必要です。安全性や正確性を考えれば、紙ベースの帳簿やExcelでの管理では、十分ではありません。
労務管理ツールなら、作業の多くを自動化でき、従業員側での入力・提出作業も短時間で済みます。大幅な業務効率化につながるでしょう。

どのような業務にも共通しますが、仕事にはミスや勘違いによる間違いが派生する可能性があります。ツールによって自動化できれば、そのリスクは低くできるかもしれません。
さらに、法改正とそれに伴う書式の変更などにも自動対応するため、手間やコストの削減につながります。労務管理ツールの導入によって、手間と時間を削減できるだけでなく、品質も高めてくれるでしょう。

労務管理ツールは、労働基準法をはじめとする各種法令に則って処理を行います。ツールを利用することで、関連法規を参照しなくても法に抵触するリスクを回避できるでしょう。コンプライアンスを徹底することにもつながります。

ツールの活用によって適切な労務管理が行われれば、従業員にとっても有益です。業務が効率化され、自分の働きが正当に評価されれば、従業員にとっても「働きやすい環境」になります。生産性の向上が期待できますし、優れた人材の流出を防ぎ、優れた人材の確保もしやすくなるでしょう。

労務管理ツールは数多くあり、それぞれ特徴があります。事前にしっかりリサーチし、自社にどのようなツールが適しているのかを見極めた上で、導入することが大切です。労務管理ツールを選ぶポイントを見ていきましょう。

労務管理ツールを選定する際は、まず機能のチェックが必要です。自社の労務管理業務を見直し、どのような業務をツールで管理したいのか、それにはどのような機能が必要なのかを洗い出してください。「何ができるのか」に加えて、「どこまでできるのか」を事前にチェックしておくことが重要です。

ビジネス用のツールやシステムは、導入形態によって「オンプレミス」「パッケージソフト」「クラウド」の3種類に分けられます。オンプレミスの特徴は、初期費用が高めですがカスタマイズ性が高く利用料はかからない、パッケージソフトの場合は初期費用が抑えやすく手軽に導入できるが、インストールしたPC以外で利用できないといったところが特徴です。
労務管理ツールの多くはクラウドで、初期費用が低めでインターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるが、利用する限りずっと料金が発生します。

労務管理ツールやシステムは、高機能・多機能なものほど高価です。サブスクリプションタイプのクラウドサービスは、契約が長期に及べば、金額も大きくなります。導入の初期費用だけでなく、運用開始後のランニングコストも検討しておくことが重要です。

機能的な部分とは別に、労務管理ツールに付随するサポートの内容もチェックしておきたい項目のひとつです。
導入前後のサポートが充実していれば、短期間でスムーズに導入でき、デジタルツールの操作に不慣れなスタッフでも安心でしょう。不具合が起きたときにどのような対応をとってくれるかも確認しておきたいポイントです。

労務管理ツールには多くの機能が搭載されていますが、そのうちの勤怠管理機能や給与計算機能などは、独立したツールやシステムをすでに導入している企業も多いでしょう。そういった既存のツール連携ができるかどうか、できない場合は労務管理ツールでこれまでと同様の管理ができるか確認しておいてください。

最後に代表的な労務管理ツールを紹介します。それぞれに特徴がありますから、自社にどのようなツールが合うか、十分に比較検討して選ぶことをおすすめします。

MITERAS 仕事可視化は、その名のとおり従業員一人ひとりの業務内容を見守り、可視化するツールです。テレワークが普及した現在、すべての従業員の業務状況を確実に把握するのが難しいというケースがあります。また、業務状況がつかめていないと、生産性の向上や効率化に向けて対策することも難しいでしょう。
そうした場合に活躍するのが仕事可視化ツールです。作業状況を正確にトレースできるので、内部統制にも役立ちます。

上場企業においては内部統制が機能しているか判断した報告書の提出が義務付けられています。

もしIPOを目指している場合は下記記事もご覧ください。
IPOを目指すにあたって人事・労務面で気を付けるべき点は？

労務管理ツールには多くの種類がありますが、重要なのは「自社の規模やニーズに合っているか」という点です。多機能・高機能なツールは魅力的ですが、それだけのコストがかかり、あまり使わない機能もあるかもしれません。自社の規模や用途、必要な機能を見極めて、それに合った労務管理ツールを選んでください。

労務管理ツールを利用する目的のひとつに、生産性向上があります。生産性向上のための施策は、何にどのくらい時間がかかっているのかを明確にすることが重要。「MITERAS仕事可視化」は、従業員の勤務状況をデータ化し、何が課題なのかを見える化できるツールです。生産性向上に悩む担当者様は、ぜひご活用ください。