人事労務 コラム

勤怠管理システムと比較!タイムカード管理のメリット・デメリット

人事労務

タイムレコーダーに挿入して打刻するタイムカードは、簡単に導入できる勤怠管理の方法です。従業員の出社時刻・退社時刻を管理する際、日本の会社ではアナログなタイムカードで記録・管理する方法が一般的とされていました。

しかし、IT技術の進んだ現代では、社員の出退勤情報を自動で記録できる勤怠管理システムが、一般的となりつつあります。

「勤怠管理システム」と「タイムカード」では、どちらが便利なのでしょうか。
今回は、タイムカードのメリット・デメリットや、勤怠管理システムがおすすめな理由、勤怠管理システムと比較した結果を紹介します。


1.タイムカードで勤怠管理するメリット・デメリット

タイムカードは、出勤・退勤の際にカードをタイムレコーダーに挿入すると、現在の時間が打刻される仕組みとなっています。

勤怠管理方法の代表といえるタイムカードは、なぜ多くの会社が導入しているのでしょうか。ここでは、タイムカードで勤怠管理するメリット・デメリットを詳しく紹介します。

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1-1.メリット①コストが安い

タイムカードを導入する際の大きなメリットは、コストが安いことです。初期費用は、1台のタイムレコーダーと、従業員人数分のタイムカードを用意するだけで済みます。

継続して使用する上でかかる費用も、タイムカードを更新する際の用紙代、打刻に使うインク代、電気代のみと安価です。

1-2.メリット②誰でも簡単に使用・管理できる

タイムカードの利用方法は、とてもシンプルです。利用者は、毎日の出勤・退勤時にストッカーから自分のタイムカードを取って、タイムレコーダーに挿入するだけで出退勤の打刻記録が行えます。

登録に難しい手順がなく、時間もかからないため、導入後すぐに運用することが可能です。管理者側にとっても、運用に伴う社員教育の手間が少なく済むメリットがあります。

1-3.デメリット①管理に手間と時間がかかる

タイムカードは導入が簡単というメリットがある一方で、管理に手間と時間がかかるデメリットも持っています。タイムカードは従業員の労働時間を記録した書類であるため、紙面に打刻するスペースがなくなっても、すぐに捨てることはできません。

労働基準法では、労働関係に関する重要な書類について、以下のように記録の保存が定められています。

第百九条(記録の保存)
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

引用:電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ「労働基準法」

会社は、雇用している全従業員のタイムカードを3年間保存する管理体制を整えることが必要です。従業員数が多い会社の場合、タイムカードの保管に必要となるスペースが大きくなり、管理も難しくなるでしょう。

1-4.デメリット②打刻漏れ・不正打刻のリスクがある

タイムカードに打刻される数字は、出勤・退勤した正確な時刻の記録でなければなりません。しかし、タイムカードをタイムレコーダーに挿入する作業は、従業員の主な業務とは連動していないため、タイムカードの使用を忘れる打刻漏れの可能性があります。打刻漏れは、後から打刻修正や忘れた理由の申告が必要となり、人事担当者や総務担当者にとって負担となる作業です。

また、タイムカードは不正打刻されるリスクがあります。本人が遅刻しているのに同僚にタイムカードを打刻してもらう、上司の勝手な判断で残業時間が記録されないなど、タイムカードは労働時間のごまかしが発生しやすい管理方法です。

1-5.デメリット③集計ミス・データ改ざんができる

タイムカードは、給与の締め日に回収して、打刻データを給与計算用の表計算ソフトに転記する集計作業を行います。転記は手作業となるため、集計ミスが起こる可能性は排除できません。表計算ソフトに入力した数字が正しいか、複数回の確認作業が必要となる点は、タイムカード利用の大きなデメリットです。

また、手作業の集計業務は、データ改ざんの可能性があることも示しています。就業時間・残業時間の数字が後から操作できてしまうことは、労務管理に求められる客観的方法による労働時間把握にそぐわないポイントです。

1-6.デメリット④法律に沿って残業・有休管理がしにくい

2019年より働き方改革関連法が施行されたことにより、企業は、雇用している従業員の残業時間・有給休暇取得日数を、正確に把握できる体制が求められることとなりました。

しかし、タイムカードはリアルタイムな勤怠管理に適していないため、残業時間・有給休暇の取得状況が把握しにくくなります。法律に沿った管理体制が実行できない点は、企業にとって大きなリスクとなるデメリットです。

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2.タイムカードより「勤怠管理システム」がおすすめの理由

タイムカードを導入することは、メリットだけでなく大きなデメリットも伴います。

従業員の勤怠管理でおすすめの方法として、勤怠管理システムの導入が挙げられます。
勤怠管理システムは、PCやスマートフォンなどさまざまなデバイスでの使用が可能です。従業員の出勤打刻・退勤打刻の記録だけでなく、その他情報も一元管理できるため、現在は企業の大半が導入しています。

2-1.勤怠管理システムを導入すると何ができる?

実際に勤怠管理システムを導入すると、どのような情報を一元化して管理できるのでしょうか。勤怠管理システムは、商品によって提供サービスが異なります。

ここでは、勤怠管理システムを導入することで一元化できる情報について紹介します。

〇タイムカード
従業員は出勤・退勤時に、システムと連携しているタイムレコーダーに記録します。データはシステム上に登録・自動集計されるため、管理者の煩雑な作業は必要ありません。

〇シフト管理
シフト制で勤務している従業員のシフト表を作成・管理することができます。従業員の希望シフトを入力する、管理者がシフトを調整する作業が、システム上で完結するため、シフト管理が簡単です。

〇休暇管理
労働基準法で定められている年次有給休暇の管理や、従業員の休暇申請に対する上司の承認フローなど、休暇管理に関する業務をシステム上で行えます。

〇労務アラート
勤務時間・日数を基準として、遅刻回数や残業時間が一定ラインを超えた際は、労務アラートを表示します。年次有給休暇の取得が済んでいない社員にアラート表示することも可能です。

〇給与計算
システム上に記録された勤務時間から、自動で給与計算する集計機能です。給与計算ソフトと連携できるサービスもあるため、転記による人的ミスが起こりません。

〇年末調整
年末調整に必要となる各種控除申告書のやりとりがシステム上で行えます。控除の計算機能もあるため、システム上で還付額を算出可能です。

〇日報管理
デバイス上で業務日報を作成し、システム上に素早く反映可能です。勤怠記録と連動しているため、正確な日報の作成ができます。

〇マイナンバーカード
従業員や取引先のマイナンバーをシステム上で管理できます。勤怠管理システムを利用することで、マイナンバー管理に求められる安全管理措置に準じた管理体制を、簡単に実現することが可能です。

3.タイムカードと勤怠管理システムの比較

タイムカードと勤怠管理システムについて、より詳細に機能比較すると、どのような違いがあるのでしょうか。5つのポイントに絞って、2つの管理方法を比較します。

  タイムカードの場合 勤怠管理システムの場合
ランニングコスト タイムレコーダー故障時の修理費、タイムカードの購入費や保管費、集計担当者の人件費などが継続的にかかる
  • オンプレミス版の場合、サーバー維持費がかかる
  • クラウド版の場合、システムの年間利用料金がかかる
打刻漏れの対応 修正の申告を紙・メールで行う必要がある 修正の申告をシステム上で行える
営業マンが外回りで直行直帰する場合の打刻方法 メールなどで自己申告して、代理の人に打刻してもらうか、後で打刻修正の申告が必要となる 携帯電話やスマートフォンからシステムにアクセスして打刻できる
海外拠点における利用 打刻時間や言語を現地に合わせる他に、現地の労働に関する法令に準拠する必要がある 海外諸国でシステム導入実績のある製品は、海外サポートが充実している
アウトソーシングにおける利用 勤怠管理にタイムカードの物理的な打刻が必要となるため、アウトソーシングには適さない システム上で勤怠管理をデータとして記録できるため、アウトソーシングにも適している
ランニングコスト
タイムカードの場合 勤怠管理システムの場合
タイムレコーダー故障時の修理費、タイムカードの購入費や保管費、集計担当者の人件費などが継続的にかかる
  • オンプレミス版の場合、サーバー維持費がかかる
  • クラウド版の場合、システムの年間利用料金がかかる
打刻漏れの対応
タイムカードの場合 勤怠管理システムの場合
修正の申告を紙・メールで行う必要がある 修正の申告をシステム上で行える
営業マンが外回りで直行直帰する場合の打刻方法
タイムカードの場合 勤怠管理システムの場合
メールなどで自己申告して、代理の人に打刻してもらうか、後で打刻修正の申告が必要となる 携帯電話やスマートフォンからシステムにアクセスして打刻できる
海外拠点における利用
タイムカードの場合 勤怠管理システムの場合
打刻時間や言語を現地に合わせる他に、現地の労働に関する法令に準拠する必要がある 海外諸国でシステム導入実績のある製品は、海外サポートが充実している
アウトソーシングにおける利用
タイムカードの場合/th>

勤怠管理システムの場合
勤怠管理にタイムカードの物理的な打刻が必要となるため、アウトソーシングには適さない システム上で勤怠管理をデータとして記録できるため、アウトソーシングにも適している

上記で比較すると、タイムカードはアナログな勤怠管理方法であることが明確となります。勤務形態の多様性がある現代のビジネスシーンでは、ITを活用する勤怠管理システムの利用がおすすめです。

まとめ

タイムカードで勤怠管理する方法は、コストが安く、使用・管理が簡単となるメリットがあります。しかし、タイムカードの保管に手間とスペースがかかり、打刻漏れや不正打刻のリスクなど、デメリットがある点も無視できません。

出退勤管理の業務効率化をするためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムは、システム上にデータが保存されるため、打刻管理の手間が少なく、ミスも起こりにくい環境を整備できます。
働き方改革を意識している企業は、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

監修:MITERAS部

「ホワイトなはたらき方を実現」する労務管理ツール【MITERAS仕事可視化】の担当者によるコラムです。MITERAS仕事可視化は、社員のPC利用の有無、アプリ使用状況などを可視化。勤怠データとPC稼働ログの突合で、法令遵守・はたらき方の見直しを推進できます。当コラムでは、理想の働き方改革実現のポイントから、日常業務の効率化のご提案まで、人事労務のためのお役立ち情報をご紹介します。


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