業務の属人化はなぜ起きる？原因とデメリット、解消の方法を解説

リモートワークの課題として、コミュニケーション機会の減少やメンバー間の業務状況の見えづらさが挙げられます。
誰がどういう状態で働いているかが見えなければコミュニケーションが取りづらく、情報共有機会の不足につながります。結果として、業務の属人化が加速するおそれがあるでしょう。

業務の属人化にはリスクやデメリットばかりのように思えますが、メリットはないのでしょうか。ここでは、業務の属人化がメリットといえるケースを見てみます。

一人で業務を任されることにより、専門性やスキルを磨ける可能性があります。同じ業務を続けるうちに自分なりの効率化の方法が見つかる可能性もあるでしょう。

クリエイターや職人といったセンスと技術が問われる職業、接客や販売といった個性が魅力になりうる職業などの場合は、属人化が必ずしもデメリットにはならない可能性があります。

業務が一任されること、裁量を持って働けることで、従業員のモチベーションが上がりやすくなります。「この仕事は自分にしかできない」と気概を感じられるでしょう。

業務の属人化には、上記のようなメリットもあります。とはいえ、得られるメリットは限定的で、デメリットのほうが大きいのは事実です。企業は業務の属人化が問題となる前に、防止や解消の取り組みに注力すべきでしょう。

業務の属人化にはメリットもありますが、放置するリスクのほうが大きいです。ここでは、企業が行うべき、業務の属人化を解消する方法をご紹介します。

業務の属人化を解消するには、まず担当者がどのような業務を行っているか、課題がどこにあるかを把握する必要があります。担当者だけでなく、関係部署などにもヒアリングして、属人化している業務の作業量や時間、難度、必要なスキルなどを洗い出してください。そうすることで、属人化している業務を分担する方法がわかります。
なぜ属人化したのか、影響範囲はどこなのかなどを明らかにすることで、今後の属人化防止にも役立てられるでしょう。

業務効率化については下記記事も参考にしてください。
仕事の見える化で業務効率が向上する？見える化のメリットと進め方も

属人化した業務を分担できるようになったら、それで終わりにせず、業務の標準的な業務プロセスを決めて、マニュアルに落とし込みます。その業務を担当したことがない従業員にもわかるよう、具体的に言語化することが重要です。工程ごとに作業画面のスクリーンショットを貼ったり、作業動画を撮っておいたりすることも有効でしょう。
マニュアルは業務プロセスが変化すれば修正が必要になるので、更新することを前提に作成してください。

業務の属人化の解消には、コミュニケーション機会を増やすことが重要です。誰がどのような業務を行っていて、どのような進捗状況なのかがわからなければ、業務は必然的に属人化していくでしょう。
チームやプロジェクトなどの単位で、意識的に情報共有や報告・相談の機会を作り、コミュニケーションを増やしてください。

ツールを導入するなど、従業員が情報共有を行いやすい仕組みを作ることも、業務の属人化解消につながります。作成したマニュアルは社内の誰でも見られるようにし、業務の知見やコツなどを組織内で共有できるようにしましょう。