客観的記録の方法とは?働き方改革で労働時間の管理が必須に!

労働安全衛生法が改正され、2019年4月1日からは原則としてすべての使用者に対し、従業員の労働時間を客観的に把握することが義務付けられました。
以前までのルールと比べ何が変わったのか、義務を正しく履行するためには何をすべきなのかなど、わからない部分があるまま経営を続けては、法令に違反してしまう可能性があります。

この記事では、労働時間の客観的な把握義務の概要だけでなく、実際に労働時間を客観的に把握・記録する方法や、そのために企業側がとるべき対応まで、具体的に解説します。

1.労働時間の「客観的な把握義務」とは?

2019年4月1日に施行された改正労働安全衛生法では、新たに従業員の労働時間の「客観的な把握」が使用者の義務として明記されています。

このように法律が改正された理由は、以前までの労働時間の把握に関する法律に、以下のような問題点があったためです。

  • 出勤簿の必要性が法律上に明記されていない。(前提資料として必要になると解釈する必要がある。)
  • 出勤簿に何を記載すべきか、どのような基準に基づいて勤怠把握を行うべきかが法律上明記されていない。(ガイドラインへの記載はあるが、法的な根拠が曖昧である。)
  • 管理監督者や裁量労働制の適用者は、労働時間状況把握の適用対象外である。

上記の問題点を踏まえ、2019年4月1日に施行された改正労働安全衛生法では、「労働時間の状況の把握」に関して、以下のことが定められました。

  • 従業員の労働時間を適切に把握することは使用者の義務である。
  • 勤怠管理における労働時間の把握方法は客観的で適切な方法で行う。
  • 管理監督者や裁量労働制の適用者の労働時間についても対象とする。

1-1.労働時間と見なされる範囲

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいいます。
使用者の明示だけでなく、黙示の指示によって従業員が業務に従事する時間も、労働時間にあたることを意識しておきましょう。

具体的には、以下のような時間も「労働時間」に該当します。

  • 使用者の指示により、就業を命じられた業務に必要な準備行為(着用を義務付けられた所定の服装への着替えなど)を事業場内において行った時間
  • 業務に関連した後始末(清掃など)を業場内において行った時間
  • 使用者の指示があった場合には即時に業務にあたることを求められており、労働から離れることが保障されていない状態で待機などをしている時間
  • 参加することが業務上義務づけられている、研修・教育訓練を受講していた時間
  • 使用者の指示により、業務に必要な学習などを行っていた時間

1-2.対象者

労働時間の状況の把握対象となる従業員は、一般従業員だけでなく、以下を含めたすべての労働者です。

  • 研究開発業務従事者
  • 事業場外労働のみなし労働時間制の適用者
  • 裁量労働制の適用者
  • 管理監督者など
  • 派遣労働者
  • 短時間労働者
  • 有期契約労働者

1-3.罰則

把握義務自体にかかる罰則はありませんが、労働基準法では「残業時間の罰則付き上限規制」が定められているため注意しましょう。

時間外労働時間の上限規制は以下のとおりです。

  • 時間外労働の上限=原則として月45時間、年360時間
  • 特別条項付き36協定を結んだ場合の上限=時間外労働は原則として年720時間以内。時間外労働+休日労働で月100時間未満、2~6か月平均80時間以内
  • 原則である月45時間を超えることができるのは年6か月まで
【出典】厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署-「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」

把握義務を怠った結果として、残業時間の上限を超えてしまった場合には、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。

2.労働時間を客観的に把握する方法

客観的で適切な方法で労働時間を把握するためには、具体的に何をすればいいのでしょうか。
ここからは、厚生労働省が発表しているガイドラインに照らし合わせ、「客観的な把握ができている」と判断できる方法を以下4つに分けて詳しく解説します。

  • 始業・終業時間の記録
  • 賃金台帳の調製
  • 自己申告制への処置
  • 書類の保存

2-1.始業・終業時間の記録

労働時間の適正な把握を行うためには、1日あたりの労働時間だけでなく、労働日ごとの始業時刻や終業時刻を、使用者が確認・記録する必要があります。
始業・終業時刻の確認および記録に当たっては、以下の方法が原則とされています。

  • 使用者(実際に労働時間の状況を管理する権限を委譲された者を含む)が直接確認する方法
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などによる客観的な記録方法

2-2.賃金台帳の調製

労働基準法第108条および同法施行規則第54条により、使用者は従業員ごとに、以下の事項を賃金台帳に適正に記入しなければなりません。

  • 労働日数
  • 労働時間数
  • 休日労働時間数
  • 時間外労働時間数
  • 深夜労働時間数

賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、30万円以下の罰金が科される恐れがあるため注意しましょう。

2-3.自己申告制への処置

客観的な方法による労働時間の把握が難しい場合は、やむを得ず自己申告による方法も認められることがあります。
ただし、自己申告による方法が認められるケースは限定的であると考えていいでしょう。

また、自己申告による方法が認められる場合に該当しても、実際に自己申告した内容が認められるためには、非常に多くの説明・確認作業が必要となります。
できるかぎり、原則的な方法で労働時間を記録することをおすすめします。

2-4.書類の保存

労働基準法第109条では、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」と定められています。
「その他労働関係に関する重要な書類」に該当するのは、以下のような書類です。

  • 使用者が自ら始業・終業時刻を記録したもの
  • タイムカードなどの記録
  • 残業命令書およびその報告書
  • 従業員が自ら労働時間を記録した報告書

保存期間にあたる3年間は、「最後の記載がなされた日」を起算点としてカウントします。
なお、この保管義務を怠たると、30万円以下の罰金が科される恐れがあるため注意しましょう。

3.労働時間把握のために企業がすべき対応

労働時間の客観的な把握義務について理解し、実際に処置を行わなかった場合は、罰則が科される可能性があることがわかりました。
労働時間の客観的把握をより正確に行うために、具体的に企業が取り組むべきことは、次の3つの事項です。

  • 勤怠管理ツールの導入・見直し
  • 残業申請方法の見直し
  • 労働時間把握の目的や方法の周知

以下、それぞれを詳しく解説します。

3-1.勤怠管理ツールの導入・見直し

これまでは、紙の出勤簿やエクセルシートを使用し、従業員の自己申告方式で勤怠管理を行ってきたという企業もあるでしょう。
しかし、従業員が記載した出勤簿を確認し押印するという形では、何らかの事情により、実際の就業時刻と異なった時刻が記載されていた場合でも、使用者はそれに気がつくことができません。

よって、労働時間を客観的に把握するためには、ICタイムカードやクラウド管理システムといった、勤怠管理ツールの導入がおすすめです。
ICカードやクラウド管理システムの導入には、以下のようなメリットがあります。

  • 出退勤時間をデータ化し、集計事務の効率化を図ることができる。
  • 代理打刻や打刻ミスのリスクを減らすことができる。
  • 現時点での労働時間数を確認できるため、時間外労働時間の上限を越えないよう事前に調整できる。

3-2.残業申請方法の見直し

従業員が自由に残業時間を決定できる職場では、故意であったか否かにかかわらず、時間外労働時間の上限を超えて働いてしまい、法令違反となる可能性があります。
こうした事態を避けるためには、残業申請方法の見直しが必要でしょう。

実際に、残業時間を事前承認制にすることで、適切な労働時間管理を図る企業も増えています。
事前承認制では、従業員が事前に申請していた時間を超えて仕事する場合、その残業の可否と長さについて、上司か担当者の許可を得なくてはいけないというルールを設けている場合もあります。

3-3.労働時間把握の目的や方法の周知

安全衛生法第101条では、従業員に対する使用者の指示に関する法令などの周知義務が規定されています。
使用者は、法律およびこれに基づく命令の要旨を、常時各作業場の見やすい場所に掲示、または備え付けなければなりません。
パソコンからいつでもチェックできるよう、PDFデータなども用意しておくといいでしょう。

まとめ

労働時間の客観的把握は、残業代未払いの防止や上限違反の防止はもちろん、従業員の健康を維持するためにも重要な業務です。
勤怠ツールなどを活用して労働時間状況を管理し、より健全で、生産性の高い職場を作っていきましょう。
この記事を参考に基本的な内容や対策方法を理解し、現状を見直してみてはいかがでしょうか。

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