工数管理システム・ツールで業務効率化!導入方法やメリットまとめ

工数管理は、業務効率を改善したり、従業員の生産性を向上させたりするのに役立ちます。
社内に導入したいけれど、どのようなツールを選んだらいいのか、どのように運用していけばいいのか、わからないという方もいるでしょう。

この記事では、工数管理システムを選ぶ際のポイントや、導入の際の注意点、導入メリットなどについて解説します。

1.工数管理とは

工数管理とは、従業員の仕事量を管理することを指します。「工数」はもともと主にシステム開発や製造の現場で使われていた言葉ですが、現在では幅広い分野において、仕事にかかる「作業量」を表すために用いられています。

工数を算出する際の計算式は、以下のとおりです。

工数(作業量)=作業時間×人数

単位をつける場合は、1人が1か月で行える作業量を表す「人月(にんげつ)」を用いるのが一般的です。

1-1.工数管理の方法

工数管理を行うためには、従業員に各工程にかかった時間を記録してもらい、データを集める必要があります。工数管理に使われる電子媒体は主に「Excel(表計算ソフト)」と「市販の管理システム・ツール」の2つです。まずはこの2種類の、メリット・デメリットを比較しましょう。

Excel
メリット
  • ●導入のコストがかからない
  • ●インストールしてあれば追加コストがかからない
  • ●使い慣れている人が多い
  • ●トラブルが発生しても対処が容易
  • ●自由度が高い
デメリット
  • ●工程ごとの分析を行う場合、機能的な限界がある
  • ●データの更新に時間がかかる
  • ●構成や記入時のルールを一から考える必要がある
  • ●入力ミスによるエラーが出やすい
  • ●多くの情報を管理すると煩雑になる
管理システム・ツール
メリット
  • ●Excelでは限界のある複雑な操作ができる
  • ●自社に合った機能に特化したものを選べる
  • ●入力できる情報に制約がありエラーが出にくい
デメリット
  • ●導入するツールの選定が必要
  • ●導入コストがかかる

ニーズに合うものさえ選定できれば、Excelを使うよりも、市販の管理システム・ツールを使ったほうが便利です。導入コストに関しては、見合った成果を得ることができれば、無料で手間のかかる作業を行うよりも、長期的な視点ではコスト削減につながります。

なお、市販の管理システム・ツールには「クラウド型」と「インストール型」の2種類があります。職場環境や管理する業務の内容に合わせ、適したものを選びましょう。

クラウド型
インターネットに接続し、ブラウザ上からツールを利用するタイプです。パソコン上での特別な設定が必要ないため導入・解約手続きが容易で、低コストで手軽に始めらます。

インストール型
パソコンにインストールし、ツールを開いて利用するタイプです。情報がすべてパソコン内に保存されるため、インターネット接続がなくても使用可能で、セキュリティリスクが低い特徴があります。しかし、インストールやセットアップには時間が必要です。

2.工数管理システムを選ぶポイント

上記のように、工数管理に使用するシステムには、さまざまな特徴を持った製品があります。数ある中から自社に適した管理システムを導入するためには、何を基準に選べばいいのでしょうか。

ここからは、工数管理システムを選ぶ際のポイントについてご説明していきます。

2-1.機能

まずは、使用目的に合った機能が備わっているかを確認することが重要です。工数管理にあたっては、プロジェクト・レポート・工数予算・工数実績・勤怠管理・原価管理といった機能を使用することになります。
自社のプロジェクトで利用する機能が備わっているかどうかをチェックし、必要な機能を備えている工数管理システムを選びましょう。

2-2.使いやすさ

工数管理システムは、メンバー全員が毎日使用するものです。機能がたくさん揃っているシステムであっても、操作性が悪いと習得までに時間や手間がかかるため、逆に業務効率が低下してしまいます。
誰もがすぐに使いこなせるような、操作性のいい工数管理システムを選びましょう。

2-3.セキュリティ

工数管理によっては、プロジェクトの重要な情報を扱う場合もあります。当然ながら、セキュリティ面に問題のないシステムを導入することが必要不可欠です。
製品の口コミや提供している会社の情報、2段階認証によるアクセス制限の有無などを調べ、慎重に検討することをおすすめします。

2-4.予算

会社の財源には限りがあるため、導入・運用コストが予算内に収まるかどうかを調べることも必要です。ただし、プロジェクトに参加するメンバーが多ければ、工数管理の手間もかなりの量になることも考慮しましょう。
多少高額であっても、自動化できる部分が多ければ、その分トータルの作業コストを抑えられる可能性もあります。

3.工数管理システムを導入する際の注意点

せっかく工数管理システム導入しても、うまく活用できなければ意味がありません。
導入の際は、以下のような点に注意しましょう。

●入力漏れ
初めて工数管理ツールを導入する場合は、毎日の入力が習慣化できていないために、入力を継続できない人が出てきたり、入力漏れが起きたりします。最初のうちは、管理者が毎日入力することを促したり、入力状況をチェックしたりして、メンバーを指導する対策が必要です。

●工数入力を行う目的の共有
目的の共有がなされないまま工数管理をしようとしても、従業員にとってはただの面倒な作業になってしまいます。指示されるがままに数字を記入しているだけの従業員が、自身の課題に気づいたり、モチベーションを上げたりすることはできないでしょう。
工数管理によって達成したいゴールや解決したい課題を、事前に全体に共有しておくべきです。

●各部門に工数入力の責任者を置く
工数入力を始めたら、適宜運用の成果を見ながら、よりよい管理方法を求めてモニタリングを行う必要があります。モニタリングには漏れのないデータの蓄積が不可欠であるため、従業員に入力作業を定着させるためにも、各部門に工数入力の責任者を置き、確実にデータの収集を行えるようにしましょう。

4.工数管理システムを活用するメリット

プロジェクトを行うにあたって工数管理システムを導入すると、業務にさまざまな好影響を与えます。
会社全体だけでなく従業員個人の成長にもつながるため、うまく活用することができれば、かなりコストパフォーマンスの高い施策といえるでしょう。具体的には、以下のようなメリットがあります。

4-1.業務改善

工数管理システムを導入する一番のメリットは、業務改善を図れるという点です。

プロジェクト進行にあたっての課題が可視化されるため、早期の問題修正や課題解決が可能となります。必要以上に時間をかけすぎている部分や、負担が集中してしまっている部分などを早期に発見できれば、納期の遅滞や従業員の過労を防ぐことができるでしょう。

4-2.生産性向上

工数管理システムの導入には、従業員目線でのメリットもあります。もっとも大きなメリットは、作業効率が可視化されることで、モチベーションアップにつながる点でしょう。
工数管理に無駄な時間をかけてしまってはコストが増加し、利益が減少していきます。全体像が見えるようになると、いかに少ない時間で正確にタスクを終わらせるかに集中するようになります。
その結果、生産性向上の効果が見込めます。生産性が向上することで長時間労働が減り、人件費などのコスト削減にもつながります。

4-3.データ管理

工数管理システムを導入すると、各従業員が取り組んでいる仕事の量や、労働時間もデータとして管理することが可能です。
各自の状況が可視化されれば、プロジェクトに取り掛かるにあたって、効率的なスケジュールを組むこともできます。また、もし予想外の出来事が起きてしまった場合も、誰にどのくらい余裕があるのかを把握できていれば、すぐに適切な業務の割り振りを行い、早期の対応が可能になります。

まとめ

工数管理は、管理・運用方法を整え、うまく活用することで、業務の成果に大きく貢献します。
管理のために工数管理システムを導入している企業は多くあり、製品も多種多様に揃っています。あらかじめ工数管理の目的を明確にし、全社的に周知した上で、自社に適したものを導入しましょう。

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