kintoneで外部連携やってみた！～2つのケーススタディで紐解く新たな活用方法をご紹介～

目次

• 1.kintoneの活用余地を外部連携でさらに広げてみよう
• 2.kintoneによる外部連携のメリット
• 3.kintoneの活用用途を広げるために考えること
• 4.kintoneで外部連携やってみた！ケーススタディのご紹介
• 4-1.ケーススタディ①電子契約サービス連携
• 4-2.ケーススタディ②MA連携
• 5.まとめ

kintoneの活用余地を外部連携でさらに広げてみよう

kintoneは、その豊富な機能と高いカスタマイズ性から、多くの企業で幅広い用途で使用されています。
よく使用される用途としては以下のようなものがあります。

プロジェクト管理：プロジェクトの進捗状況やタスク管理、小規模から大規模までの様々なプロジェクトに対応できます。
営業と顧客管理：顧客情報の一元管理や、営業活動の履歴管理など、営業チームが日常的に行う業務の効率化に活用されます。
在庫管理：在庫の数量把握や入出庫管理、製品のロット管理など、製品管理に必要な情報を一元的に管理できます。
社内申請や問い合わせ対応：書類の申請や承認、内部の問い合せを処理し、対応状況を把握できます。
これらはあくまでkintoneを使う際の一例であり、組織や業界ごとのニーズに合わせて多種多様な用途で活用されています。 kintoneの標準機能だけでも多数の業務効率化が可能ですが、実際の業務は多種多様で複雑であるため、更に柔軟に対応するためには、特定のツールやサービスとの連携、カスタマイズが必要となるケースもあります。

kintoneによる外部連携のメリット

kintoneの外部連携を行うメリットについては以下のようなことがあげられます。

業務効率の向上：kintoneと他のシステムとが連携することで、データ移行や入力等の手作業が削減され、作業効率が大幅に向上します。

データの一貫性：kintoneが連携する各システム間で、データの一貫性と整合性が保たれるため、二重入力や誤入力によるデータのずれが防がれます。これは、各部署で一貫性のある情報を共有し、情報の品質を保つために重要です。

より深い分析と洞察の獲得：kintoneには豊富なデータが集約されますが、これを他のシステムと連携させることで、より洗練された分析や洞察を得られます。例えば、kintoneで管理している売上データを、BIツールと連携することで、より詳細な売上分析や予測が可能になります。

スケーラビリティ：マーケットの変化やビジネスの成長に合わせて、必要に応じて新たな外部ツールを追加し、kintoneと連携させることが可能です。これにより、ビジネス環境の変化に対応しつつ、システムを随時スケールアップすることが可能となります。

一方、具体的な連携の方法やその効果は連携するツールや組織のニーズにより異なるため、最善の連携方法を模索することが重要です。

kintoneの活用用途を広げるために考えること

では、今使っているkintoneの活用用途をどのように広げるべきでしょうか？また、どの業務にまずkintoneを組み込むべきでしょうか？

まず、考え方としては、外部連携機能を既存の業務にどう組み込むか、そしてそれが業務の効率化にどれだけ寄与するかを見極めることが重要です。

周辺業務に広げることを検討する

既存の業務フローを見直し、手作業で行っている一部の業務が自動化や効率化できないかを探ります。例えば、顧客情報の入力や更新、レポートの作成など、工数がかかっている部分は無いか検討してみましょう。

業務の基幹に広げることを検討する

次に、組織の基幹をなす業務に焦点を当てます。生産性向上が売上や業績に直結する業務があれば、そこにkintoneの外部連携機能を投入します。例えば、製品のインベントリ管理や発送管理など、内部プロセス全体の効率や品質改善に直結する部分です。

全社に広げることを検討する

さらに、組織全体の活動を統一し、全社レベルでの効率化を図ることも可能です。全社的な業務プロセスやワークフローを横断してkintoneを用い、手作業を減らし、全体の生産性を向上させます。

業務の棚卸

これらを実現するためには、「業務の棚卸」が必要です。全ての業務やプロセスを詳しく検証し、各業務の目的、関連する業務、使用されているツール、時間などをリストアップし、外部連携を行うことで最も効果が期待できる業務を選定することが重要です。

kintoneで外部連携やってみた！ケーススタディのご紹介

業務の効率化と生産性向上を実現するために、kintoneと外部ツールの連携の概要をお話ししました。さて、次は具体的なケーススタディを通じて、実際にどのような効果が得られるのかをご紹介します。

ケーススタディ①電子契約サービス連携

まずは電子契約サービスとの連携についてです。ここでは、電子契約サービスはGMOサイン（RepotoneU）を連携して出来ることについてご紹介します。
RepotoneUとは、kintoneで管理している見積書、請求書、各種報告書などあらゆるデータをPDFやExcel形式帳票に出力するプラグインのことです。
他社連携機能にも優れているため、kintoneとGMOサイン（RepotoneU)を連携させることにより、顧客・案件管理から帳簿・見積対応までを一元化し、効率化することができます。
また、kintone上で承認ワークフローを設計することで、承認と契約書管理を一元的に対応・管理することも可能になります。
・営業の顧客・案件管理と契約管理がバラバラで突合に工数がかかる
・契約書の電子化になったにも関わらず、承認フローがアナログとなっており二重管理が発生している
などといった課題をお持ちの方におすすめの連携機能となっています。
Excelや書類で管理することで複数の承認～印刷工数～署名などで工数が発生していた業務や、契約管理に関して案件毎に他部門と別途やり取りしなければならないことも、セキュリティが担保されたGMOサイン&kintone上で環境下であればオンラインで契約業務が完結できます。
kintoneと電子契約サービス連携で案件ごとの契約手続きをシームレスに実施出来ることにより、業務効率化を実現することが可能になります。

ケーススタディ②MA連携

マーケティングオートメーション（MA）ツールとの統合により、リードデータの収集と管理が一元化されると、どのような効果があるかをご紹介します。
kintoneとマーケティングオートメーション（MA）ツールの連携は、営業チームとマーケティングチームがより密接に連携し、共通の目標に向けて効率的に働くための強力な武器となります。
MAツールはリード情報の収集と管理に長けているため、そのデータをkintoneと連携させることで全てのリード情報を一元管理し、リアルタイムに反映することが可能になります。
これにより、マーケティングチームがリードの獲得から育成までを効率的に行えるだけでなく、営業チームがリード情報を活用して効率的な営業活動を行うことが可能となります。
また、kintoneには豊富な顧客データが集約されています。これらのデータをMAツールと連携させることで、よりターゲットに合致したコンテンツの配信や、パーソナライズされたマーケティング活動を行うことが出来ます。
最後に、MAツールとkintoneによるレポーティングと分析により営業活動、マーケティングキャンペーンの結果、更には特定のリードや顧客グループの行動パターンまで、様々なデータを深堀り分析することでマーケティングの戦略と営業戦略の高度化を実現します。

まとめ

この記事では、業務効率化と生産性向上のための強力なツール、kintoneの外部連携機能について解説しました。
その連携がいかに貴重な効果を生み出し、組織全体の業務効率とマーケティング効果を向上させるかについてご理解いただけたかと思います。
kintoneの外部連携は、ビジネスにとってどのような影響を与え、どのような価値を提供できるのか。その答えを一緒に探りませんか？
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