【テレワーク推進加速！】話題のワークフローシステム4選を徹底比較！選定のポイントから活用方法まで
我々の当たり前だった生活を依然として脅かす新型感染症の影響で、テレワークを推進する動きが加速し、全社とまではいかなくとも、少人数でのトライアル導入を始めている企業も多く見られます。一方で、テレワークを行うことができるのは一部の社員のみで稟議書の回付や、決裁印を押すためだけに出社している、という方も多いのではないでしょうか。
クリック一つで簡単に社内申請や決裁が行えるシステムがあれば、テレワークを行いやすくなることは勿論、社内の生産性向上や業務効率化にも寄与します。
今回は厳選した電子ワークフローシステム4製品の特長やワークフローシステム導入のポイントについてご紹介します。
※ワークフローシステム比較表はこちら。
■目次■
1.ワークフローシステムとは
備品の購入や稟議書の承認など、申請を上げてから承認されるまでの一連の流れのことを「ワークフロー」と呼び、この一連の流れを分かりやすく可視化し、電子化したものを「ワークフローシステム」と呼びます。
従来の方法では、紙で印刷した書類を回覧して決裁印をもらうまで時間がかかっていました。特に部署をまたがっていたり、決裁者が複数人いる場合は承認までにさらに多くの時間を要し、中々業務が進捗しないケースも多く見受けられます。
この一連の流れを電子化することで、書類による回付が削減され、出社して押印をするという手間が省けるため、一部の社員に限らず、全社においてテレワークを推進することができます。
2.ワークフローシステムの一般的な機能
本項では、一般的なワークフローシステムの機能についてご紹介します。
①帳票作成機能
帳票や稟議書などの書類フォーマットをweb上で作成します。申請者が入力しやすいように入力ルールを表示するようにしたり、複雑な手順を介さず申請書を作成できるため、だれでも簡単に迷わず進めることができます。
②承認経路設定機能
金額などの申請内容や任意の条件によって承認経路を分岐させることができます。途中で承認経路が変更されたり人事異動で決裁者が変更になった場合でも、最新のデータを即時に反映し常に最適な経路で処理を行います。
③アラート・通知機能
申請が承認された際、関係者に自動でメールが送られるため、申請内容を即時に確認することが可能です。また、承認期限が迫っている申請については、アラート通知機能で関係者に知らせることで承認漏れを防ぐことができます。
④申請書のテンプレート
予め設定されているテンプレートを用いて簡単に申請書作成を行えます。製品によっては多様な業務に使用できる1000種類以上のテンプレートを備えており、事前準備に時間をかけることなくワークフローシステムを導入可能です。
3.選定ポイント
ワークフローシステムといっても、様々なツールが存在します。自社に最適なツールはどのツールなのか、下記のような選定ポイントに従って事前に整理することが重要になります。
①これまで通りのフォーマットで利用できるか
電子申請フォーマットが従来のものと異なると、慣れるまで申請漏れやミスが起こる可能性があります。これまで通りの紙帳票をそのまま電子化できるシステムや、エクセルで作成したフォーマットと連携をとれるシステムなど、製品によって仕様が異なるため選定時に確認しておくことを推奨します。
また、ほとんどのシステムでは分かりやすい帳票のテンプレートを多く用意しているため、従来のフォーマットでの運用から脱却したいという場合には内蔵テンプレートを使用すると良いでしょう。
②業務内容に合わせた運用が可能か
自社の業務内容に合わせて、機能をカスタマイズできるかどうかを確認しておく必要があります。例えば、複数の部署を経由して決裁を得なければならないときに、申請フローを設定し直したり、組み替えたりすることができるかどうかなど、柔軟な対応が可能かがポイントです。また、様々な機能の内、本当に必要なものだけ（最低限の機能）を選んで運用できるかどうかも重要なポイントのひとつです。
③システム連携の機能があるか
ワークフローシステムと連携していると便利なシステムとしては、OfficeのExcelソフトや会計システム、人事システムや販売管理システムなどが挙げられます。一つのシステムにデータを入力していれば、連携システムにも共有されるため、その都度入力する時間や手間を削減でき、入力ミスを減らすことに繋がります。より多くの製品と連携が可能かどうかも選定ポイントのひとつと言えるでしょう。
4.ワークフローシステム4選
本項では、今話題のweb会議ツール4選をご紹介します。
X-Point クラウド
導入実績3,000社以上を誇る株式会社エイトレッドのワークフローシステムです。特徴は、社内で使用している紙帳票のデザインをそのまま電子化して運用することができる点です。
また、外部サービスとの連携が多いのも強みです。グループウェアや他のクラウド製品で入力したデータを共有するため、最初からスムーズに帳票作成を行うことが可能です。月額 ¥500/ユーザーから利用できます。
ジョブカンワークフロー
株式会社Donutsが提供するジョブカンシリーズのワークフロー版です。ジョブカンシリーズは全てで連携をとっているため、労務管理に入力している最新の社員情報を参照しながらワークフローを作成できます。また、そのほかにもGoogleアカウントと連携をとっており利便性の高い機能をリーズナブルに利用できる点が特徴です。月額 ¥300/ユーザーから利用できます。
rakumo
rakumo株式会社によるワークフローシステムで、グループウェアのGoogle Workspace（旧G-suite）やSalesforceのSRMとシームレスに連携可能なクラウドサービスです。ユーザー情報や部門情報を一括で取り込めるため、申請経路の変更も簡単に設定できます。また、同じrakumoシリーズの勤怠管理や経費精算システムとの連携も可能です。月額 ¥300/ユーザーから利用できます。
コラボフロー
コラボフローは株式会社コラボシステムの製品で、その特徴は何といってもエクセルファイルをそのままのレイアウトで帳票化できる点です。現在エクセルのフォーマットで社内申請を作成している会社であれば、そのままweb上に申請フォームを変換して運用を開始できるため、難しい操作なしで切替えることができます。月額 ¥500/ユーザーから利用できます。
5.ワークフローシステム活用例
①紙帳票を用いた管理からの脱却
紙の帳票や稟議書は、承認後バインダーに綴じて一定期間保管しなければならず、別の案件で申請書を見返したいときに探す手間がかかるほか、管理の手間や保管スペースの問題が付きまといます。また、決裁者が拠点に不在の際は承認待ちの申請書が机に積まれたままで、実際に承認が下りるまでに時間がかかることもあります。クラウドのワークフローシステムなら、端末上で過去履歴を参照することができ作業効率の向上が期待できます。また、上席の不在時でも、スマートフォンなどの端末から簡単にアクセスできるため、出先からでも承認手続きを行うことができ、決裁までの時間短縮にも繋がります。
②社内の内部統制化
申請や承認を仕組み化し、内部からの不正リスクを抑制するためにワークフローシステムは活用できます。申請や承認のフローを見える化し、策定した内部ルールや承認フローに基づいて業務を行うため、ついつい起こしてしまいがちな超過残業などを抑制し、同時に業務効率化を実現します。また、証跡をたどり、申請承認フローを一元管理することでデータ改ざんや不適切な処理を未然に防止することもできます。ワークフローの策定は内部統制の強化やセキュリティリスクの削減にも繋がります。
③テレワーク・働き方改革の推進
パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどのデバイスにも多く対応しているため、インターネット環境さえあれば場所や時間を問わず利用できます。社内申請のような業務に必ず発生するフローのために出社する必要がなくなり、テレワークへの障壁となっていた捺印業務を完全に無くすことも可能となります。時代に合わせて多様化している働き方に適用していくために、必要不可欠なツールです。
まとめ
ほかにも用途に合わせて様々な活用方法がございます。どのツールが自社に合っているのかなど、運用についてのご相談も承っておりますのでお気軽にお問合せください。
