【今さら聞けない！】話題のweb会議ツール4選を徹底比較！ツール選定のポイントから活用方法まで
我々の当たり前だった生活を依然として脅かす新型感染症。移動制限がかかる地域も多く、旅行や出張の予定が思うように立てられない方も多いのではないでしょうか。政府や各都道府県からもテレワーク要請が出され、在宅でも生産性を落とさず仕事が進められるITツールの必要性はますます増加しています。
中でも、この上半期に最も注目されたといっても過言ではないのがZoomやTeamsなどの遠隔コミュニケーションツール（web会議ツール）です。このコロナ禍で必要に迫られ、事前情報が少ない中「とりあえず」で導入したものの、「使い勝手が悪い」、「思うような機能が無かった」というようなことはないでしょうか？
今回は既に導入済みの方も、これから検討を開始する方も必見の厳選web会議ツールを4つご紹介します。本ブログから、自社の運用や費用感にマッチする製品が見つかれば幸いです。
■目次■
1.web会議とは
遠隔コミュニケーションツールといえば、かつてはビデオ会議システムが主流であり、会議室に据え置く形のもので、拠点ごとに高額な専用端末が必要でした。近年では専用端末が不要なクラウド型のサービスが多くなり、費用も安価になる傾向にあります。
反面、インターネット回線を使用した会議のため、会議資料や重要な議事が外部に漏れてしまわないか、といった懸念も残っています。最近では4月に米国Zoomユーザーが外部からの攻撃を受けたことで緊急アップデートを行ったという報道もありました。
クラウドサービスの進化に伴い、マルウェアも進化を続けているため、クラウド環境である限りは、このようなセキュリティの問題を完璧に防ぐことは難しいというのが現状です。とはいえ、実際に情報漏洩の発生や、外部から攻撃を受けたという実例はほとんどありません。
各社とも、日々進化するマルウェアに対応できるよう、サーバーメンテナンスやセキュリティを高める新機能の開発に最大限取り組んでいるためです。
このようなリスクがついて回ることを理解した上で、情報が外に漏れないようセキュリティの強固なwebサービスを選択することが、利用ユーザーにも求められるようになっています。
2.web会議ツールの選定ポイント
まず、社内でどのようなシーンでweb会議ツールを活用するのかを思い浮かべてみましょう。
・大人数で拠点間会議を行うのか
・テレワークでの1対1の打ち合わせなのか
・社内研修や外部向けの講習なのか
利用シーンを決めることが出来たら、いよいよ選定に入ります。製品によって参加人数の制限や、多機能、アプリケーションなしで手軽に参加できるなど、様々な違いがあります。
①ライセンス形態
Web会議ツールによって、ライセンス形態は大きく「開催者型」「参加者型」の2つに分かれます。
<開催者型>
ライセンス保有者が一つのweb会議室を管理し、参加者を招待する手法で、参加人数分のIDを必要としないため、ライセンスを保有していない人でも指定のURLからweb会議への参加が可能です。参加人数は製品のプランにもよりますが「100名～250名」と開催規模が大きいというのが特徴です。
<参加者型>
一方、参加者型は、会議の参加者分のIDが必要となります。ライセンス保有者のみが会議に参加可能なため、最大参加者数のライセンスの契約が必要になります。少人数で会議を行っていく場合は、この参加者型を推奨します。
②アプリケーションインストールの有無
多くのweb会議ツールでは、参加するだけの場合、アプリインストール不要で利用することが可能です。中にはスマートフォンからでもアプリ不要でブラウザから参加できる製品もあり、どこからでも手軽にアクセスできるのが魅力です。
③機能性
テレワークで利用する時に自宅の背景が気になったり、大人数で会議を行う際にある拠点の音声だけいつまで経っても聞こえず、なかなか会議を始められない、ということはないでしょうか？製品によって独自の技術を用いた機能があり、活用することで会議をさらに便利に利用することができます。
下記では様々な機能の中からピックアップしてご説明します。
・ブレイクアウトルーム（小会議室）機能
会議の中でさらに細かくグループを分けられる機能。グループ討論などに便利
・音声機器設定機能
ホスト（管理者）が参加者の音声・映像機器を一元管理できる機能。正しく機器を認識せず通話ができない時や音量が小さい時など、ホスト側で自由に設定変更が可能。
・背景ぼかし機能
背景にぼかしを入れたり、好きな背景に変更したり、中には変装パーツを装着できるものまであり、会議に留まらずレクリエーションや飲み会などの場面でも活躍する機能です。
・画面レイアウト変更機能
表示映像数が製品によって異なり、中には150拠点までの映像を投影可能な製品もあります。
3.web会議ツール4選
本項では、今話題のweb会議ツール4選をご紹介します。
LiveOn
LiveOnは導入実績国内7,400社以上を誇る、ジャパンメディアシステム社による老舗のweb会議製品です。LiveOnの最大の特徴はその機能性とセキュリティの高さです。他のweb会議にはないような遠隔機器設定機能や画面のレイアウトを自由に変更できるなどシステムに柔軟さがあります。
また、国内メーカーによる開発というのも安心できるポイントです。利用企業に1社につき専任のサポート担当が1人つくため、運用や操作に困った時もすぐに解決できます。アカウント形態は「参加者型」で¥3,000/IDの月額定額制です。
Teams
Teamsは言わずと知れたMicrosoft社のグループウェアで機能の一つとしてweb会議を利用できます。Teams単体での利用はできず、対象のOfficeライセンスを購入して初めて利用できるようになります。
Teamsはチャットやスケジュール管理機能に強く、もちろんTeams会議と連携しているためシームレスに利用できる手軽さが特徴です。アカウント形態は「開催者型」でビジネス版は¥1,360/月/ユーザー で利用できます。
Zoom
Zoomはアメリカで2011年に設立された「Zoomコミュニケーションズ」が提供するサービスで、現在最も勢いのあるweb会議システムです。
特徴は無料版でもブレイクアウトルームや録画機能などの機能を標準で使用できることです。ただし、無償版では40分の時間制限があるため注意が必要です。
実際にビジネスで利用する場合はPro以上の有償ライセンスが推奨です。アカウント形態は「開催者型」でPro版は¥2,000/月で利用できます。
V-CUBEミーティング
クラウドWeb会議では長年シェアNo.1を誇る老舗のweb会議システムです。アプリケーションのインストール不要でブラウザのみで完結して利用でき、だれでも気軽に会議にアクセスできるのが特徴です。また、インターフェンスがわかりやすく、操作しやすいのもポイントです。
アカウント形態は「参加者型」で、価格は¥11,000/IDの月額定額制です。
4.web会議ツールの活用方法
web会議の利用用途は、通常のweb会議以外にも様々な活用ができます。
通常の1対1の打ち合わせは勿論、web商談、拠点間会議、web面接やwebセミナーなど、また最近はやはりテレワークでの導入検討が非常に増えています。
①web会議
web会議システムの最もオーソドックスな利用方法です。全国や海外に跨る拠点間同士を結び、顔を合わせてコミュニケーションを行います。これまでかかっていた出張交通費の大幅な削減や、移動時間コストの削減から業務効率化を図ることができます。
②web面談・web面接
新型感染症の流行に伴い、導入された企業も多いのではないでしょうか？弊社の採用面接も全面的にオンライン面接に切り替わりました。従来、出社し行っていた面談や面接を全てオンライン化することで、これまでより多くの応募者と話すことができるようになった、という採用担当者の声も多くいただいています。
③webセミナー・web説明会
これまで大人数が一ヶ所に集まって行っていた企業説明会、セミナー、また学会などもオンライン化することで、手軽にどこからでもアクセスできる。と切替を行っている企業や大学が非常に多くなっています。不特定多数がお互い匿名性を保ったまま、パネリスト（講師）の話を視聴し、チャット機能を利用して質疑を行うことが可能です。
④リモートワーク
こちらも昨今よく耳にすることが多いワードかと思います。1対1の連絡なら電話で行っている、という企業も少なくありませんが、3名以上の定例会、打ち合わせとなると、やはり会議システムを導入した方がスムーズに進めることができます。出社が難しい方など従来の方法では活用が難しかった方も、リモートワークなら自宅から業務に従事でき、人材活用を一歩進めることができます。
まとめ
上記以外にも用途に合わせて様々な活用方法がございます。どのツールが自社に合っているのか？周辺機器はどういうものがいいのか？
など、導入検討やツールの入れ替えについてのご相談も承っておりますのでお気軽にお問合せください。
