【後編】パーソルダイバース株式会社｜kintoneで社員定着支援システムを自社開発！伴走型で構築からその後の活用までワンストップ支援した事例

パーソルダイバース株式会社は「障がい者雇用を成功させる。そして、その先へ。」をミッションとして掲げ、障がい者雇用に関わる有料職業紹介事業・コンサルティング、 就労移行支援、事務アウトソーシング、食品の製造および販売、農業及び農産物の販売、繭・生糸及び絹糸の加工並びにその製品・加工品の開発及び販売などの事業活動を展開している。

本事例のポイント

1. 1. ①総合人材サービスを提供するパーソルグループだからこそ実現できた“障がい者雇用”における 　各種データの可視化
   2. ②サイボウズ社の業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」※1で開発
   3. ③システム観点、現場運用観点の両軸の視点を併せ持ったコンサルタントによる伴走型支援 　システムの構築・開発だけに留まらず、その後の活用までワンストップでご支援した事例

パーソルダイバース株式会社は、2022年8月に障がいのある社員の職場定着率 95%以上※2のノウハウによる定着支援システム「bloom（ブルーム）」（以下、bloom）を開発し、自社運用を開始した。 本事例は、前編・後編の二部構成で障がいのある社員の安定就業を実現させるため、定着支援業務の標準化、障がい者雇用における各種データの可視化を実現したbloomの自社開発、運用開始までにいたる取組みを紹介する。 後編では、前編の内容を踏まえ実際にどのようにシステム構築を進めていったのか、導入後の変化、今後の展望について紹介する。 パーソルダイバースのミッション、現場で抱えていた課題などの前編はこちら。 ※1）kintone（キントーン）https://kintone.cybozu.co.jp/ ※2）2021年4月1日～2022年4月1日に在籍した各種障がい者手帳を持つ社員の職場定着率

ご支援概要

パーソルビジネスプロセスデザインでご支援した内容は下記 ①kintoneによるbloom構築 ②システム運用開始後の活用支援

どのようにシステム構築を進めていったのか

「支援開始当初から、当社が考えた複雑な権限制御や業務ルールに則ったフロー設計、要望の数々を短期間でキャッチアップしていただき、その実現方法を提案・リードしていただけたことに感動したことを覚えています。」とパーソルダイバースご担当者様からの御言葉をいただいた。 実際に、要件定義の時間には2カ月半ほどかけており、その期間内でパーソルダイバースのご担当者様と当社コンサルタントとの間に、週あたり2～3回、計20回ほどのコミュニケーションの場を設けた。双方で、難易度の高い業務要件をkintoneで実現するにはどうしたらいいかを真剣に考え、コンサルタントとして、いくつかの実現方法とそのメリット・デメリットを提示する進め方で実施した。 ※図）当社コンサルタントが提示したbloom構築プロジェクトの進め方と要件定義の詳細スケジュール

システム化していくうえで困難だったこと

各拠点から面談情報を蓄積させるためには、一定の業務ルールの標準化が必要だった。しかし、パーソルダイバースのサービス特性上、各拠点のマネジメント層にはそれぞれのやり方があり、これまで培ってきた知見や経験、時には福祉的な観点を織り交ぜながら、障がいのある社員と日々コミュニケーションを行っている中で、それをしなければならないというところに難易度の高さを感じたという。

課題解決策の一例）

各現場の面談実施状況のデータをシステムに蓄積させるためには、システム導入後の業務フローを定める必要があった。そこで、システム構築に伴いパーソルダイバースで事前に作成していた定着面談実施フローをもとに、当社コンサルタントでは、データフロー図（業務プロセスとシステムを繋ぐと、どのタイミングでどのシステム（アプリ）にデータが入っていくのかを可視化したフロー図）を作成した。 上記で作成した業務プロセスとシステム間の連携を表したフローをもとにパーソルダイバースご担当者様と当社コンサルタントでシステム観点、現場運用観点の両軸から実装要件をすり合わせた。 ※例）業務プロセスとシステム間の連携を可視化した図

bloom導入後の変化

これまで複数ツールに情報が散在されていたところから、bloomに情報が一元管理されたことで、導入前と後で面談実施における事前準備時間が1日当たり1～1.5時間削減され、面談以外の業務に充てることができるようになった以外にも様々な変化が明らかに。

これまで見えなかったものが「見える化」されたことで現場の状況が明らかに

bloom導入後の業務フローを整備し、各拠点からデータを取得する仕組みを構築したことで、これまで見えなかったものが見える化された。現場の各チームの面談実施有無、システムへの入力率などがデータで見えることにより、定着支援チーム側から現場の各配属先上長への情報交換がしやすくなった。 ※）実際のbloom画面キャプチャ

問題意識の変化

通知機能や権限毎の入力制御が導入されているため、それぞれの役割や責任範囲が視覚的にもわかりやすくなった。また、現場の各配属先上長と定着支援チームとの棲み分けの明確化につながり、誰がどこまでやるべきかというモヤモヤした状態は徐々に解消されつつあるように思う。 マネジメント層との戦略会議内でも、今回のシステム化により、面談状況が見えるようになり、各チームの面談状況はどうなっているのか、今後取得したデータをどうノウハウ化していくのか、などディスカッションが活性化され、マネジメント層全体の関心が高まってきたと感じる。

他部署からの問い合わせ多数！

システムリリース後、本部外の部署からもkintoneをどのように使っているか、使い勝手はどうかなどの質問が来るようになり、注目度の高さを実感している。また、本部内では事業全体のプラットフォームとしてbloomで社員の面談情報以外の情報も一元管理できないかと二次開発の検討も加味して模索している。

※企画推進部人財開発グループの（左から）松岡様、森安様、橋本様

今後の展望

今回の取組みを経て、全国100名以上のマネジメント層と“bloom”という共通言語ができ、取組み前に掲げていた“データの可視化・業務標準化に向けての基盤づくり”は実現することができた。 今後は、データを蓄積するだけでなく取得したデータをもとに分析し、より良い状態への改善サイクルを回すという成功事例を実現させることが重要になってくる。 そこから得られたノウハウを一人一人に還元し、パーソルダイバース全社で目指している「日本の障がい者雇用の成功モデル」となり、パーソルダイバースなら安心してはたらけると感じていただけるようにbloomを成長させ、活用していきたい。 bloomの更なる活用から障がい者雇用の成功モデル実現まで、パーソルダイバースとパーソルビジネスプロセスデザインの取り組みは続く。

kintoneに関する導入・構築・定着支援のご相談はパーソルビジネスプロセスデザインまでご相談ください

当社は、サイボウズ株式会社のWebデータベース型のクラウドサービス「kintone」のオフィシャルパートナーとして、kintoneの導入支援から開発・構築、定着支援までクライアント様と伴走型でご支援をさせていただきます。顧客の課題に寄り添い、お客様のあるべき姿や叶えたい環境を実現する為に、一つ一つの要件やご要望に対して、丁寧にご支援することでクライアントビジネスの成功に寄与してまいります。