“良い会議”とは
良い会議をする5つのポイント
会議体によって
“良い会議“の定義は多少
変わるものの、
基本は次の５つが良い会議には必要です。
- 最少人数で実施する
- 何をアジェンダとするかを決める
- 事前準備がなければ始まらない
- 終わり方ですべてが決まる
- 決定事項が適切に進捗している
Point 1最小人数で実施する
人数が増えると、議論の質が落ちるため、
議事録等の共有を迅速に行う仕組みを構築し、参加メンバーを厳選することが重要です。
最大人数
8人まで
ポイント
- 人数が増えると議論の質が落ちる 無駄な時間が生まれる
- 人数が増えるのは、情報共有のため 情報級の仕組みを整える
- 会議の参加者を減らすことを恐れずに実行する
Point 2アジェンダを決定する
会議で何をアジェンダとするか定義し、コントロールすることが重要
議論が必要なアジェンダにどう時間を費やすのかを決定します。
議論中心の会議にするためには？
アジェンダが”会議の質”を左右します。議論すべき内容に適切な時間をかけることが重要です。
ポイント
Point 3事前準備がなければ始まらない
会議の目的を果たすためには、参加者全員が事前に準備をして臨み、
論点を明確にすることが必須です。
会議の事前準備していますか？
会議の場で突然良いアイディアが生まれたり、何かが決まることはありません。事前に何を決めたいのか、それぞれの考えをまとめることが大事です。
ポイント
- 起案の質を上げることが大事 要点をまとめて端的に整理する
- 参加者も事前準備が必要、理解しているかで 議論の質は大きく変わる
- それぞれの意見や意思を明確にすることで 論点が明確になる
Point 4終わり方ですべてが決まる
結論を出す時間を確保し、参加者全員が結論を出す意識を持つことが重要です。
会議の意味を見出す終わり方とは？
会議の目的を考えると、何かが決まりアクションにつながる必要があります。
ポイント
- 何が決まり、何が決まっていないのかを 参加者で理解を合わせる
- 次までのアクションを明確にし、 誰が担当するのかまで決める
- 決定事項・ネクストアクションを決める時間を 必ず確保する
Point 5決定事項が適切に進捗している
会議で決まったことを適切に実行していくための仕組みを作り上げることが重要です。
会議で決まったことは必ず実行する
会議で意思決定されたことは適切に実行されることがあるべき姿ですが、属人化や漏れを防ぐためにも、モニタリングできる仕組みが必要です。
ポイント
- Todoを明確にし、やり切るまで後追いをする
- TodoをしっかりとFBし、 最終的な結果を振り返る
- 長期的な振り返りができる 仕組みを整えて置くことが重要