会議資料のペーパーレス化！
印刷・整理の時間を大幅短縮
医療法人社団秦和会
- 業界：医療業界
- 従業員数：約120名（2023年7月現在）
秦野病院をはじめ、秦野病院ケアセンター、はたの渋沢クリニックの運営を行う医療法人社団秦和会の事務部経営企画課 藤田様、亀倉様、瀧本様にTIMO Meetingの活用事例をお伺いいたしました。
導入の目的
会議資料のペーパーレス化と会議運営を型化することによる 会議運営の効率化と会議の質の向上。
課題
- 会議の度に資料の印刷と資料の管理にコストと工数がかかっていた
- 会議当日に議題内容の報告から始まっており、報告に時間をとられてしまい十分な議論ができず、結論がだせていなかった
導入の決めて
- 会議運営を効率化して、経営の意思決定を速めていく点において会議に特化しているTIMO
効果
- 会議時に印刷される紙（多いときで200枚ほど）がほぼなくなった
- 1会議で最大15個近くアジェンダが集まり、ファシリテーションのコントロールが行いやすくなった
01導入に至った背景（導入前の課題やニーズ）
-TIMO Meeting導入前の課題を教えてください。
当時は、会議時間の多くが報告に費やされており、経営企画としてもっと会議が経営判断につながるようにしていきたいと思っていました。
特に課題として、事前確認ができていない点が根本的な問題として存在しており、事前に論点等を洗い出して、会議当日には議論や決議に集中するような枠組みを創っていく必要性を感じていました。
その他にも、会社全体として会議の際に紙を印刷して資料を用意していたので会議毎に発生する紙を削減したいという風にも考えていました。
02Timoを導入頂いた決め手について
-TIMO Meeting導入の決め手はなんだったのでしょうか。
会議の枠組みを作っていくという点において、会議プロセスにそって、必要な機能が充実していた点が良かったと思います。
経営企画のミッションとして、経営効率が良くなるようにいかにシンプルに議決ができるようにするかをデザインしていく必要があると思っており、そこに向けて進めていけるツールになっていると思います。
03導入後の成果（導入前と比べて何が改善された点をご教示ください）
-TIMO Meetingのご活用状況を教えてください。
月1回の経営会議では、主に経営企画でアジェンダを事前に集めて運営を行っていますが会議の質として、アジェンダを作っていく中で何を達成したいのか明確に言語化され、他の人にも伝わりやすくなっていると思います。
また、会議中もファシリテーションする立場としても、事前にアジェンダが集まっているのは非常にコントロールがしやすいですし、会議後の議事録の確認もTIMO Meeting上から会議参加者以外にも簡単に展開できるようになりました。
週1回の福祉部の会議では、今までは会議の担当の人が一人で会議準備をしているような感じでしたが、TIMO Meetingでアジェンダを集めるようになってからは全員で会議を作っているような一体感を感じています。
福祉部でも経営会議と同様に、アジェンダが事前にでることで決めることはすばやく決めながら会議を進めれていると思います。
その他にも、社内全体ではメインの会議でのペーパーレス化が進んでいるおかげ、印刷の時間もなくなりましたし会議体によっては1回で200枚近くの印刷を削減できていると思います。
04今後の活用について
-今後どのように活用をしていきたいですか。
今後はよりコメントやTodo機能を活用していくことで、会議時間の削減と会議後の行動化を徹底していきたいと思います。
さらには、会議参加者以外への決定事項の背景を含めた落とし込みや、サマリフォーマットを用いた社内での教育等も進めていきたいです。
-TIMO Meetingをどのような会社におすすめしたいですか。
話しあって進めていきたいけど、議論が拡散したりまとまらないという企業、会議の文化を構築していきたいところには、TIMOが会議運営の枠組みになって整理をしてくれるので非常に良いと思います。