昨今、「生産性の向上・改善」や「業務効率化」という言葉を目にする機会が増え、組織内でも生産性向上に取り組んでいるところは多いのではないでしょうか。
しかし、生産性向上に取り組むにあたり「なぜ生産性の向上が必要なのか」「具体的にどのような対策が必要なのか」がよくわからないという方もいるかと思います。
この記事では、生産性向上のために欠かせない基礎知識や重要性・取り組み例について解説し、実際に生産性向上に成功した例や生産性向上に利用できる補助金・助成金を紹介します。
目次
生産性向上とは
生産性向上の具体的な取り組みに入る前に、「生産性向上」にはどのような意味があり、どのような取り組みによって成し遂げられるものであるのかを見てみましょう。
生産性の定義
生産性とは、生産における「投入量」と「産出量」の割合です。どのようなものを生産する場合でも、原材料・人材・資金などを投入しなければ産出できません。
このことから、生産性の向上は「投入量を少なくして産出量を増やすこと」ととらえられるでしょう。
また、生産性はおもに次の3つの種類に分けられます。
- 労働生産性：従業員一人当たりの生産性
- 資本生産性：資本（機械・設備・土地など）当たりの生産性
- 全要素生産性：労働・資本生産性の投入物すべてを考慮した生産性
さらに労働生産性は、生産量に着目した「物的労働生産性」と、付加価値額に着目した「付加価値労働生産性」に分けられます。
生産性については、投入物の種類によって定義が分かれ、さらに産出物の種類によって分けられるのが特徴です。
一般的に、「生産性向上」という場合には労働生産性を指し、付加価値労働生産性が指標として用いられます。
何が「向上」すると生産性向上と言えるのか
労働生産性を数値として算出する際には、次のような計算式で求められます。
- 物的労働生産性＝生産量÷労働者数
- 付加価値労働生産性＝付加価値÷労働投入量
この計算式から見てもわかるとおり「投入量（労働者数・労働投入量）を少なくする」または産出量（生産量・付加価値）を増やす」のいずれかを達成できれば、生産割合は大きくなります。
もちろん、投入量を少なくしつつ産出量を増やすことが理想です。
しかし、同じ投入量で産出量を増やしたり、少ない投入量で産出量を維持したりするのも、生産性向上といえるでしょう。
生産性向上と業務効率化との違い
生産性向上と同様に語られることの多い「業務効率化」は、生産性向上のための手段の一つです。業務効率化とは、非効率的な業務のムリ・ムダ・ムラを排除・改善して、全体の効率化を図ることを指します。
つまり、業務効率化は労働者数や労働投入量を最小化すること、といえるでしょう。
前述のとおり、生産性は労働生産性を指すことが多く、業務効率化の実現は生産性の向上につながります。
そのため、生産性向上と業務効率化は、広義には同じ意味としてとらえられます。
調査データから見る生産性向上の目的と重要性
生産性向上の重要性については多くの方がなんとなくは理解しているかと思いますが、ここでは数値を用いてより具体的に掘り下げます。
少子高齢化に伴い労働力が不足
現在、人材不足に悩まされる企業は多くありますが、その原因の一つであるのが少子高齢化です。日本の少子高齢化は進み続けており、今後はさらに深刻になると予想されます。
内閣府が公表する「令和5年版高齢社会白書」を参照すると、2070年には国民の2.6人に1人が65歳以上、4人に1人が75歳以上になると推計されています。
労働投入量が減ると予想されることから、現状の産出量を維持ないし増加するには、今よりも効率的に業務・作業を行なう必要があると考えられるでしょう。
そのため、生産性向上が大事であるとされています。
参考：令和5年版高齢社会白書
先進国の中で日本の労働生産性は低い
日本は、先進国のなかでも生産性が低いといわれています。
公益財団法人日本生産性本部が行なった「労働生産性の国際比較2022」によると、時間あたりの労働生産性ではOECD加盟38ヵ国中27位、一人あたりの労働生産性では29位という結果でした。どちらも1970年以降最も低い順位となっています。
グローバル化が進む昨今では、国際的な競争力の強化も必要とされますが、現状の日本における労働生産性では、グローバル社会で生き抜くのが困難になる可能性があります。
技術投資不足でリモートワークによる生産性が低下
新型コロナウイルスの流行にともない、リモートワークを導入する企業は多くなりました。リモートワークは業務効率化・生産性向上の手段として注目されていますが、「かえって効率性・生産性が低下した」とする企業も少なくありません。
レノボ・ジャパン合同会社が実施した、コロナ禍における働き方の変化やリモートワークに関する意識調査では、「リモートワークによって生産性が低下した」という回答が世界的には13％なのに対し、日本は40％と高い数値となりました。
生産性が低下した理由として一番多く挙げられているのが「自らの勤務先企業がテクノロジーに十分な投資を行っていない」でした。
実際、リモートワークを実施するために必要となるIT機器やソフトウェアなどを会社が全額負担してくれたと回答した人が31％と、調査した10か国中で最下位という調査結果もあります
この結果は、世界との労働生産性の差にも通ずるところがあるといえるでしょう。
新型コロナウイルスのようなパンデミックは、コントロールができません。今後も同様のことが起きる可能性は十分にあり、その対策としてリモートワークはさらに普及すると考えられます。
実際にリモートワークとオフィスワークを組み合わせた「ハイブリッドワーク」も普及し始めていることもあり、リモートワークにおける生産性の向上がより重要になってくるでしょう。
生産性の向上に向けての取り組みのポイント
生産性向上のために、企業・個人がそれぞれで実施できる取り組みのポイントを紹介します。
企業でできる生産性向上の取り組み
企業が生産性を向上させるための具体的な取り組みのポイントとして、次のようなものが挙げられます。
- 新しいITツールなどの導入（DX化）
- 新しい人材の雇用
- 業務のBPO／アウトソーシング
- 労働環境の改善（賃金改定・オフィスの環境改善など）
企業の取り組みとしては、業務の全体的な効率化や労働環境の改善が有効です。例えば、従来手作業で行なっていた業務を見直してITツールなどを使い、機械的に実施することは、代表的な取り組みの一つでしょう。
労働投入量の見直しとして、新しい人材の雇用やBPO／アウトソーシングの活用は有効です。アウトソーシングとは業務プロセスの一部を外部に委託することを指し、自社の労働力だけでなく専門業者の労働力も利用して、全体的な労働投入量を調整できます。
BPOに関しては、こちらの記事でも詳しく解説しているため、併せてご覧ください。
＞＞BPOの対象になりやすい業務9選を紹介！BPOの市場規模や業務をBPOする際の流れや注意点を解説
個人でできる生産性向上の取り組み
次に、個人の場合の取り組みのポイントとして、次のようなものが挙げられます。
- 業務の効率化（ムリ・ムダ・ムラをなくす）
- 業務のマニュアル化
- マルチタスクを減らす
個人としてもより効率的に作業を進められないか、楽に進められる方法はないか、といった観点で見直しましょう。その際には、作業にムリ・ムダ・ムラがないかを確認すると見直しやすくなります。
また、属人的な業務が増えるとそれだけ個人の負担も増えてしまうため、業務をマニュアル化して、誰もが業務を行えるように環境を整えることも重要です。
マニュアル作成は一見すると遠回りのようにも思えますが、業務の平準化は生産性の向上に役立つでしょう。
さらに、マルチタスクを減らすことも重要です。多くの人はマルチタスクができると思っていますが、実際にマルチタスクができている人は2％にすぎないという報告もあります。
加えて、マルチタスクはシングルタスクに比べて40％も多くの時間がかかるともいわれており、生産性の向上のためにはマルチタスクを減らす必要があります。
生産性向上に成功した事例を紹介
ここでは、従来の課題を改善し、生産性向上に成功した事例を以下で紹介します。
営業プロセスの効率化で40％の工数削減（情報通信業）
営業プロセスの最適化に課題があった事例です。このような課題に対し、パーソルプロセス＆テクノロジーでは「営業プロセスの見える化」「営業プロセスの効率化」の2つのステップに分けました。
そして、営業プロセスを整理・再構築してデータドリブンマーケティングを実施した結果、40％の工数削減に成功しています。
勤怠管理システムの導入で約11万時間のコスト削減（運送業）
個人の経験則や感覚に頼る、従来のアナログ管理が課題となっていた事例です。
工数管理システムは導入済みでしたが、手書きの作業日報は残り続け、システムへの入力も手作業となっていました。
そこで、パーソルプロセス＆テクノロジーの「MITERAS勤怠」を導入し、勤怠入力の効率化を図りました。MITERAS勤怠を工数管理やBIツールなどと連携させ、タブレット・スマートフォンとQRコードを組み合わせることで、すべての作業者の負担軽減を実現しました。
結果として約11万時間分のコスト削減に成功しています。
企業の生産性向上に利用できる補助金・助成金を紹介
企業では生産性向上のために、新たにITツールなどの導入を検討しているかもしれません。しかし、コストの問題でなかなか取り組みが進められない、という企業は多いでしょう。
その際には、補助金や助成金を上手に活用することをおすすめします。
ここでは、企業の生産性向上に利用できる補助金・助成金を簡単に紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ものづくり助成金
ものづくり助成金（ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金）は、中小企業・小規模事業者などを対象とした助成金制度です。
対象事業者が取り組む革新的サービスや試作品の開発・生産プロセスに関して、改善するための設備投資などを支援します。
- 助成限度額：750万円～5,000万円
- 助成率：1／2～2／3
参考：ものづくり助成金
持続化補助金
持続化補助金（小規模事業者持続化補助金）は、小規模事業者および一定要件を満たす特定非営利活動法人が対象とした補助金制度です。
今後複数年にわたり相次ぐ制度変更への対応や、地域の雇用や産業を支える事業者の生産性向上、持続的発展を目的とした経費の一部を補助します。
- 補助上限額：50～200万円（インボイス特例の要件を満たす場合は50万円上乗せ）
- 補助率：2／3（賃金引き上げに取り組む事業者のうち、赤字事業者は3／4）
参考：持続化補助金
IT導入補助金
IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者などを対象とした補助金制度です。
ITによる業務効率化やデータ活用、インボイス制度の対応、セキュリティ対策などでIT機器類を導入する際に利用できます。
【通常枠】
（A類型）
- 補助上限額：30万円～150万円未満
- 補助率：1／2以内
（B類型）
- 補助上限額：150万円～450万円以下
- 補助率：1／2以内
その他にも、「デジタル化基盤導入枠」「セキュリティ対策推進枠」が用意されています。それぞれの補助額や補助率は異なるため、詳細については公式ページをご確認ください。
参考：IT導入補助金
業務改善助成金
業務改善助成金は、小規模事業者や中小企業を対象とした助成金制度です。事業所内の最低賃金を30円以上引き上げ、生産性向上に資する設備投資などが助成の対象です。
- 助成限度額：30万円～600万円
- 助成率：3／4～9／10
※いずれも事業所内の最低賃金額、引き上げ額により変動
参考：業務改善助成金
まとめ
生産性とは、生産における「投入量」と「産出量」の割合であり、生産性の向上は「投入量を少なくして産出量を増やすこと」や「投入量を維持して産出量を増やす、投入量を減らして産出量を維持すること」ととらえられます。
日本では、今後も少子高齢化が進むと予想され、リモートワークの増加による環境の変化にも対応しなければなりません。
加えて、世界との労働生産性の差が大きくなっている現在、生産性の向上は企業において早急に解決すべき課題の一つといえます。
この記事では、生産性の向上に向けた取り組みのポイントや事例もいくつか紹介しましたので、参考にしてみてはいかがでしょうか。
実際に取り組む際には、補助金・助成金制度を上手に活用しましょう。
その他の生産性の向上に関する記事をご覧になりたい方は、こちらをご覧ください。
