パーソルグループ
全体のデジタル化
推進支援
RPAを通してグループが「繋がった」プロジェクトの裏側
※記載されている情報は公開日時点での情報です。
●事例サマリー
パーソルグループ全域のDX化を推進しているパーソルホールディングス株式会社（以下パーソルホールディングス）のグループデジタル変革推進本部（※）は、2019年度に立ち上がり、翌2020年度にはグループへの一層の貢献を目的にパーソルプロセス&テクノロジー株式会社のワークスイッチ事業部主導による「PERSOL Automation PJT」（以下、「Automation PJT」）へ参画いたしました。2022年度現在、グループ全体としてのガイドラインを策定し、デジタル化推進支援、コミュニティ形成によるグループへの「安心感」の醸成、RPAを活用した購買プロセスの整備を行っています。パーソルホールディングスとワークスイッチ事業部の連携により前進したデジタル化をより一層推し進めるため、グループが一丸となり前進を続けています。
※グループデジタル変革推進本部は、パーソルホールディングス株式会社の部門です。グループ会社のDX化を支援しています。
●本事例のポイント
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解決したい課題の整理
- グループ会社共通ルールの明確化
- グループ会社向けのデジタル化
- 購買部門のデジタル化
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課題解決方法について
- ガイドライン策定
- ナレッジ共有サイトの構築
- 新規RPA開発と保守運用
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プロジェクトの成果と価値
- グループ一丸でデジタル化を行う体制
- グループのコミュニティ形成と活性化
- RPAとの正しい向き合い方と活用方法
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BACKGROUND「Automation PJT」への参画背景
「Automation PJT」への参画背景について教えてください。
中桐さん：パーソルホールディングス内でRPAの取り組みを開始したのは、グループデジタル変革推進本部ができる以前の2018年頃です。しかしRPA担当者の退職や、組織が小さいことから活動は思うように進んでいませんでした。私の所属するグループデジタル変革推進本部は、2019年度にグループ内のデジタル化推進を目的に発足しました。元々は小さく立ち上がった組織でしたが、2020年度から菅井や松下が所属しているビジネスITアーキテクト部が加わることで組織が拡大し、さらにグループ内のDX強化を推進していこうという動きがありました。そこでグループデジタル変革推進本部として何ができるかを検討している中で、事例やノウハウが必要だと判断したことからワークスイッチ事業部へ相談したのがきっかけです。
SUBJECTDX化へ向けた課題と取り組み
DX化に対して、どのような課題がありましたか。また、解決へ向けてどのようなことを行いましたか。
中桐さん：2つ課題がありました。1つ目はグループ各社がそれぞれRPAの取り組みを進める中でレギュレーションが効いていないこと、2つ目は各社のノウハウが共有されていないこと、です。当時の人数規模ではグループ各社が個別に進めている施策の統率を取りリードしていくことが難しかったため、「ガイドライン策定」と「ナレッジ共有」という2つのテーマで取り組みました。具体的には、初年度にRPAガイドラインと運用ルールの策定を行い、次年度にデジタル推進のナビゲーションサイトを立ち上げています。
FEEDBACK (1)「Automation PJT」の支援内容と成果
ガイドライン策定とナレッジ共有サイトの構築
RPAガイドライン策定について、どのように進められましたか。
松下さん：中桐さんのコメントの通り、グループ各社には既存のRPA組織が存在していたため、策定するのはガイドラインと位置付け、また、RPAの導入を進めるために必要なプラクティスを盛り込んだものにしようという話になりました。ワークスイッチ事業部は多くのRPAノウハウを持っているため実際のガイドライン構築は３ヶ月程度で済み、その後、ガイドラインに内包されていた一部ルールの分離、新たなルール策定、一部補強まで行い、トータル半年程度で完成しました。現在でもガイドラインとルールは分けて運用をしています。
デジタル推進のナビゲーションサイト立ち上げについて、どのように進められましたか。
中桐さん：グループに対して資することをやりたいという中で、我々に何ができるかを考えました。グループの人たちがRPAに限らず、もっと様々なデジタルを導入・活用する際にパーソルホールディングスとしてどのような支援があったらよいか、何ができるかという視点で検討しました。パーソルホールディングスを支援してくれていたワークスイッチ事業部のメンバーにも組織に入ってもらい、一緒になって検討しました。最終的なアウトプットは「デジタルナビゲーター」というデジタル推進のナビゲーションサイトです。ワークスイッチ事業部には、アイディア出し、ワイヤーへの意見出し、コンテンツの中身、持っているノウハウや色々な事例を提供してもらいました。我々だけでは、この事例をコンテンツの核とした打ち手に辿り着くまでが大変だったと思います。
「Automation PJT」からどのような支援がありましたか。
松下さん：RPAガイドラインとデジタルナビゲーターのいずれも、基本はワークスイッチ事業部に案を出してもらい、我々がレビュアーになって、一緒に磨いていきました。ワークスイッチ事業部がRPAを導入するにあたってのプラクティスを１から１０までナレッジとして蓄積していたため、そのノウハウを活用して一気に作業を進めてもらいました。
ワークスイッチ事業部とのPJTを通して、どのような成果につながりましたか。
中桐さん：グループ各社を横断するコミュニティが形成されたことです。ガイドラインを策定してグループへ発信したことで、RPAについてパーソルホールディングスが動いていると認知され、各社から様々な意見やお声をいただけるようになりました。そして結果的にRPAのコミュニティ発足につながりました。現在では各社のRPA推進メンバーなどいろいろな人が参画し、グループ会社間の連携を促進しています。パーソルホールディングスの活動がグループにしっかりと伝わったことで、何か手助けしてくれるかもしれないといった期待感の醸成につながり、コミュニティが形成されたのではないかと考えています。
ワークスイッチ事業部と連携しプロジェクトを実施することでどのような点が良かったですか。
中桐さん：「RPAガイドライン策定」と「デジタル推進のナビゲーションサイト立ち上げ支援」の両方に言えることですが、ノウハウや事例が豊富であることが非常に価値がありました。WSはデジタル化の全ての工程をカバーしていると思います。気軽に相談をしてもなんでも答えてくれるのではないかという安心感がありました。
FEEDBACK (2)「Automation PJT」の支援内容と成果新規RPA開発と保守運用
パーソルホールディングス内のDX化について、どのように進められましたか。
中桐さん：前提として、購買部門において社内規定の関係でいろいろなシステムを繋ぎ合わせる必要があるという課題がありました。システムのリニューアルや、製品の入れ替え等の検討をしましたが、まずはRPAでシステム同士を繋いで、運用で補いながら進めることになりました。最初はRPA開発をパーソルホールディングス内で行っていましたが、社内のリソースが割けなくなり、ワークスイッチ事業部にその後を引き継いでもらいました。
「Automation PJT」からどのような支援がありましたか。
菅井さん：RPA開発もそうですし、その後の運用フローの構築、施策が実際に正しく機能しているかという観点でのドキュメント作成までお手伝いいただきました。
ワークスイッチ事業部とのプロジェクトを通して、どのような成果につながりましたか。
菅井さん：業務課題の解決手段としてシステムを入れ替えるか、運用で回避するか、しかし、運用で回避するためには人を固定で配置させないといけない。このような議論の中でRPAを使用した運用回避の解決策が出てきました。現在では購買プロセスをRPAで自動管理しており、プロセスの運用自体もワークスイッチ事業部に担当してもらっています。結果的にワークスイッチ事業部の担当者がPDCAサイクルを回してくれているお陰で安定稼働はもちろん、業務改善もされており、しっかりと成果に結びついています。RPAを開発して終わりではなく、その後の運用まで正しく行う重要性を「Automation PJT」を通して理解しました。チームメンバーの育成と自走する組織づくりまで見据えて、動いてもらえたので感謝しかありません。
SUMMARY「Automation PJT」の総括
「Automation PJT」の取り組みについて満足度を教えてください。
中桐さん：満足度は非常に高いです。もちろん、グループ間同士の付き合いという前提はあるのですが、現場感をしっかり持ち、考え、一緒に課題に取り組んでもらいました。さらに、アウトプットまで付き合っていただき、非常に頼れるパートナーでした。元々、我々は組織的な人数も少なく、当初は明確な取り組みも決まっていませんでした。正直、そのようなフワッとしたところから参画してもらい、実行まで移すことは中々難しいと思います。このような状況の中、３年ほど、チームの創成期から安定期まで、役割を変えながらここまで形にしてくれたことは非常にありがたいことですし、感謝しています。
菅井さん：その後の運用まで考えて動いてくれたことがとても素晴らしいと感じました。RPAの導入においては、導入後のフォローが重要だと考えています。開発者がいなくなった後でも運用が回るかどうかまで考え、その上で設計しないといけない。その点、ワークスイッチ事業部はありがたいことに他のメンバーの教育までもしてくれました。また、すべての業務をRPA化するのではなく、最適化されるべき業務やすべきでない業務を判断し、運用の効率化を実現するためのアドバイスをしてくれました。実際に運用を担当しながら、現場から見た最適化を本当の意味で実行してくれるといった印象でしたので非常に満足しています。
「Automation PJT」はどのような会社におすすめですか。
中桐さん：我々の満足度が高いところは、寄り添い型で一緒に課題解決をしてもらったというところです。手段としてのRPAに限らず（結果的にアウトプットがRPAでない場合も含めて）、寄り添っていただきながら伴走するというやり方を求めておられる会社にはすごく相性がよいと思います。
松下さん：ルールを作るところからサポートして欲しいという会社にはおすすめです。グループ会社でルールが乱立しているのは困ると思います。ガイドラインの構築からやれるということは、中々他社ではできないことだと思いますし、多くの知見を持ち、実際にRPAを開発できる方達からアドバイスをもらいながら、一緒にガイドラインを作れるということはとても価値が高いことだと思います。
菅井さん：何をデジタル化しないといけないのかわからない、課題が見えていないという会社にはおすすめです。ワークスイッチ事業部は欲しい情報を本当にいくらでも持っていて、引き出しがとても多い。一人の担当者とじっくり会話し、自分達の会社の問題点をちゃんと理解して、その上で自分達に合う形で、「自走をサポートしてほしい」という、自社で課題解決を検討している会社にもとても良いのではないかと思います。最終的な目標として、内製化を検討していて、RPAを開発できるメンバーを増やし、どんどん改善していきたい、でも、それって難しい、どうすればいいかわからない、そのような会社もぜひ一度、話を聞いてみる価値があると思います。
ENDING最後に
読者の皆さんへ伝えたいことはありますか。
中桐さん：現在、組織も創成期から安定期に入っています。組織規模も3倍へ拡大しており、これからグループデジタル変革推進本部として、グループへ今まで以上に寄り添っていくためにもワークスイッチ事業部に伴走してもらったところを発射台として、２段、３段と登っていくことで、しっかりとグループに貢献していきたいと考えています。同じホールディングスのような管理会社でグループに資するような施策について、何から手を付ければ良いかわからない、といった方々も多いと思います。まずは一歩踏み出すこと、スモールスタートしてみることが大切だと思っています。時にうまくいかないこともあるかもしれませんが、その積み重ねやグループへの思いがグループ会社にもきっと届くので、ぜひ前向きにトライしてみて下さい。
取材日 2023年3月17日
※内容、所属、役職は取材当時のものです。
●お話を伺った方のプロフィール
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中桐 亮
- パーソルホールディングス株式会社
- グループデジタル変革推進本部 DX企画部（当時はビジネスITアーキテクト部兼任）
- 部長
前職は大手教育関連の企業にて大規模販売管理システムやデータ分析システムの責任者を担当。2020年にパーソルホールディングスに入社し、コーポレートシステムやセールス系システムの導入プロジェクト推進、開発・保守運用を担当する部門の部門長を経て現職。
現職ではグループ全体のデジタル化の推進を担当。 -
松下 政文
- パーソルホールディングス株式会社
- グループデジタル変革推進本部 ビジネスITアーキテクト部
- メンバー
協力会社として2020年からパーソルホールディングスのRPA事務局業務に従事、RPAのガイドラインやルールの作成を担当。現在はRPA事務局に加え、電子サイン窓口、文書管理システムなどの窓口・保守業務及び財務・人事以外の部門のDX化の支援を担当。
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菅井 俊
- パーソルホールディングス株式会社
- グループデジタル変革推進本部 ビジネスITアーキテクト部
- メンバー
新卒時より、大手流通業の基幹システムやデータ分析システムの社内SEとして、開発を含む一連の業務を担当。2020年より人材紹介業界に転職し、外資系のシステム企画部門のマネージャーを経て2022年にパーソルホールティングスに入社。現在は、松下と共にパーソルホールディングスとグループを対象とした財務・人事以外の部門のバックオフィス領域のDX化の支援を担当。
サービスに関する資料は
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