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RPA導入時のハードルとなる業務可視化とは?

RPA導入時にまず行わなくてはならないことが「業務可視化」です。現場のスタッフにヒアリングを実施して自動化する業務を洗い出し、可視化を行います。なぜ最初に業務を可視化する必要があるのでしょう。また、どのように実施したらよいのでしょうか。
今回の記事では業務の可視化が大切な理由、方法と注意するポイント、役立つツールについてご紹介します。

業務可視化がなぜ大切か

自動化の向き不向きを見極める

RPAはすべての業務を自動化できるわけではありません。RPAによる自動化に向いている業務と向いていない業務があります。向いている業務はどれかを検討するためにまず洗い出しを行い、可視化することが大切です。また、開発を進めるためのアセスメント基準を定義し、業務の診断を行うことが重要になってきます。

ロボット開発の際に必要

RPAのロボットを開発するにはひとつひとつの作業をロボットに覚えさせる必要があります。業務の可視化ができていないと開発が途中で進まなくなってしまうことや、抜け漏れが発生し、ロボットが止まったりミスをする原因となるケースもあります。

ブラックボックス化している業務がある

会社の部署間で連携して行っている業務では、全体としてどのようなことを行っているのかはっきりせず、ブラックボックス化してしまっている例も少なくありません。
ある特定の人にしか進め方がわからない業務も、マニュアルがないために自動化に向いているのか、どのような手順で自動化できるかがわかりません。

業務可視化の方法と注意するポイント

可視化の方法

まず、どの業務がどの部署で行われているかを把握することが必要です。自動化できそうな業務が行われている部署がわかったら、業務の詳細についてヒアリングを行います。業務内容のほかに担当者やかかっている時間、発生する頻度なども確認します。
忙しくてヒアリングをする時間が取れない部署では、Webや紙を使ったアンケートを行うのもよいでしょう。
「現在抱えている業務の課題」というテーマでワークショップを開催し、率直な意見を聞くのもおすすめです。業務に精通している担当者がわかり、本人から業務の詳細について聞くことができます。

注意するポイント

トップダウンで始める場合でも、担当者は現場のスタッフと同じ目線に立つ必要があります。一方的に自動化できそうな業務があると決めつけたり、業務の進め方に口をはさんだりすると、現場のスタッフの協力を得ることが難しくなります。しっかりと導入の目的を説明した上で、現場の協力を得ることが重要となります。
また、アンケートの回答などは無記名にするようにすると、自分の仕事を自動化したいなど、気を遣うことなく本音を言いやすくなります。なぜRPAによる自動化を行うのか、どんなメリットをもたらすのかを説明しながら、丁寧にヒアリングを行うようにしましょう。

まとめ

RPA導入を成功させるには業務の可視化が必須です。可視化の過程で行う丁寧なヒアリングは、現場との関係を良好にし、業務効率化によい結果をもたらします。また、可視化することは自動化だけではなく現場の業務を見直し、業務改革にもつながります。この業務はやめてもいい、他の部署に任せた方がいいなどの見直しができるようになるからです。
より正確に業務を可視化するには業務の現状と全体を把握する必要があります。それぞれの業務を部分ごとでなく全体の中のプロセスとして見ることが業務改革を行っていく上で重要になります。

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