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RPAツールの導入が決まったら行うべき3つのこと

「RPAを導入することが決まったけれど、どのツールを選んだら良いか分からない」という声をよく耳にします。

RPAツールごとの情報や評判はWebサイトを通じて知ることが出来ますが、それだけでは自社に合うかどうかの判断はしづらいですよね。

この記事では、自社に合ったRPAツールを決めるためにはどのようなことを行ったら良いかについてご紹介します。ツール選定の段階で足踏み状態になっているという担当者の方は、ぜひ参考になさってください。

自動化する業務の洗い出しと選定

まずは既存の業務を洗い出して可視化し、自動化したい業務を選定します。洗い出しは現場のスタッフにヒアリングをする形で行います。忙しくて時間の取れない部署ではWebや紙のアンケート形式でヒアリングを行うのも良いでしょう。この段階で業務の詳細を把握しているのは誰か、スキルレベルはどれくらいかといったことも合わせて確認しておけると後の行程で役に立ちます。

ここでしっかりと業務を洗い出し、属人化している業務を可視化しておくことは、会社全体の業務効率化を図る上でも大切です。業務の詳細が把握出来れば「この業務は違う方法で行う方が効率的ではないか」「重複している業務があるので、やめてしまっても良いのではないか」という判断ができ、自動化する業務以外でも改善が期待出来るからです。

自動化に向いている業務には、例として

・マニュアルがあるもの
・プロセスが明確であるもの
・発生する頻度が高いもの
・手順がシンプルなもの

があります。

RPAツールや関連サービスの情報収集

自動化したい業務の洗い出しと選定が終わったら、それを実現するためのRPAツールや関連サービスについての情報収集を行います。

RPAツールや関連サービスは、多くの種類があり現在も増え続けているため、すべての情報を一から調べ上げるのは困難です。

ある程度の情報がまとめられたWebサイトなどを参考にしながら、それをもとにして個々のサービスの詳細を調べると効率良く情報を収集することが出来るでしょう。複数ツールを扱っている代理店に相談してみるのもおすすめです。

また「RPAカオスマップ」のような、ソフトウェア(RPAツール)だけでなく連携技術やリセラー、導入コンサルティング、人材・トレーニングなどが網羅的に分かりやすく示されているものを参考にすると、RPAツールと組み合わせながら色々なサービスを選択することが出来ます。

>>【参考】RPAカオスマップ

RPAツールや関連サービスの選定

RPAツールの選定

自社の利用条件に合っているかどうかを基準にして選びます。以下の項目について確認しましょう。

・予算に見合っているか
・自動化したい業務の種類と量を実現出来るか
・ロボット開発に求められるスキルが開発担当者のスキルレベルに合っているか
・予定している導入時間で導入出来るか
・利用環境(WindowsかMac OSか)に適合するか
・必要とするセキュリティレベルが備わっているか
・利用する予定のある機能が追加出来るか(OCRなど)
・サポート体制が整っているか

関連サービスの選定

例えば「選定したRPAツールを使いこなせそうな人材が社内にいない」という場合には、RPAに特化した人材派遣会社に依頼して、専門知識を持った人材を派遣してもらうなど、自社の状況にあった関連サービスを利用しても良いでしょう。

まとめ

RPAツールや関連サービスには多くの種類があり、それらを一つひとつ調べるには手間がかかりますが、自社に最適なものを決定するには省くことの出来ないステップです。

「評判が良さそうだから」といった安易な理由で決定してしまうと、後から最適でないことが分かり、RPA導入が途中でストップしてしまうことにもなりかねません。

現在では、Webサイトなどで多くのRPA導入事例を見ることが出来ます。自社と同規模や同様の課題を持っている会社がどのようにRPAを導入しているかなどを参考にしながら、慎重に検討を進めるようにしましょう。

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