私たちが考える「会議」の実現と
ノウハウ習得
株式会社 青木商店
- 業種:食品小売業
- 従業員数:2,438名(2024年1月時点)
調達部 森様、金井様にTIMO Meetingの活用事例をお伺いいたしました。
導入の目的
決定事項とTodoを会議参加者が認識をし、Todo実行までの進捗確認を徹底する
課題
- 会議で議論する内容を明確にして、事前に参加者と共有したい
- 会議中に決めたことやTodoを最後まで実行するプロセスを定着させたい
導入の決めて
- 私たちが考える「会議」が実現でき、利用者がそのノウハウを必然的に習得できる
効果
- 会議前にサマリテンプレート記載し、会議参加者が読み込みをして参加することで会議中は論点中心の議論ができるようになった
- 完了していないTodoの進捗状況を会議冒頭で確認する習慣付けができた
01導入に至った背景(導入前の課題やニーズ)
-TIMO Meeting導入前の課題を教えてください。
私たちは会議は「決定する」「決まったことを実行する」を管理すべきで、またこのプロセスを徹底したいと考えておりました。
TIMOは私たちが求める会議の在り方が既に定型化されておりましたので、TIMOを利用するにつれて必然的にやりたかった会議がより実現できるようになりました。
また定期的に開催する部内会議では報告する内容・議論する内容を事前共有し、会議では議論から開始できるように「会議の質」向上も考えておりました。TIMOの考える“会議運営”に私たちも共感したため、導入に至りました。
02Timoを導入頂いた決め手について
-TIMO Meeting導入の決め手はなんだったのでしょうか。
TIMOが考える会議運営が、私たちが実現したかった会議運営と合致していたことが良かったと思います。導入目的である「決定すること」と「実行すること」を会議参加者が認識をし、Todo実行までの進捗確認を徹底する”という点に対して、TIMOは、会議参加者に自然と習慣付けができると考えました。
03導入後の成果(導入前と比べて何が改善された点をご教示ください)
-TIMO Meetingのご活用状況を教えてください。
まずはTIMOの決定事項欄(結論とTodo)への会議中の入力を徹底しました。会議中に入力することで参加者全員が決定事項への認識合わせができ、より理解を深めることができました。Todoは、対象会議体の未完了のTodo一覧が表示できるようになっておりますので、会議冒頭に過去のTodoを確認するクセ付けができ、会議で決定したTodoの進捗確認漏れ防止にも役立ちました。
また導入当初は特定の部署のみで活用をしておりましたが、複数の部署を跨ぐ会議でもTIMOを利用しております。導入の目的である「決定事項とTodoを会議参加者が認識し、Todoの進捗確認を徹底する」ことが、会議参加者に自然とそのノウハウの習得ができていると感じます。”アジェンダを作成する際、サマリテンプレートを活用することで起案者もアジェンダ詳細が明確になり、また参加者も事前にアジェンダ内容を理解しやすくなり、会議中は論点を中心とした議論に進みやすくなりました。
04今後の活用について
-今後どのように活用をしていきたいですか。
今後はまだTIMO活用ができていない部署にも利用してもらい、社内展開したいと考えております。また既存利用者については、事前確認機能やコメント機能を活用して、報告時間の削減などにも注力していきたいと思います。
-TIMO Meetingをどのような会社におすすめしたいですか。
TIMOの「会議運営」の仕組みに共感ができる企業や会議運営を見直し、新しい会議の文化を構築していきたい会社には、TIMOが会議運営の仕組みを提供してくれるので導入をお勧めします。