営業組織のバックオフィスを効率化！コンサルを業務委託して実現が期待できること5選

目次

• 1.バックオフィス効率化のコンサル項目｜業務の整理とプロセス標準化
• 2.バックオフィス効率化のコンサル項目｜ツールの活用による業務効率化
• 3.バックオフィス効率化のコンサル項目｜データドリブンな業務改善とパフォーマンス向上
• 4.バックオフィス効率化のコンサル項目｜持続的な業務改善のためのフレームワーク構築
• 5.バックオフィス効率化のコンサル項目｜専門知識を持つ人材の提供とチーム強化
• まとめ

• 1.バックオフィス効率化のコンサル項目｜業務の整理とプロセス標準化

  営業組織のバックオフィス効率化のコンサルを外部に業務委託した際、
  必ず実施する項目が「業務の整理」と「プロセス標準化」です。
  バックオフィス業務の現状分析を行い、必要な項目と必ずしもやらなくてもよい項目を選別。
  業務範囲の見直しを行います。

  また、1名～数名のエキスパートが業務を回している場合は、
  各エキスパートから業務範囲と必要なスキル、
  作業の上で押さえておくべきポイントなどをヒアリング。
  バックオフィスに新人が配属されても短期でキャッチアップできるよう、
  業務プロセスの標準化を実施します。

  業務マニュアルを策定し、想定外の事故や障害が発生しても、
  サービスを止めずに継続して提供できるような仕組みの構築を行います。
  これは「冗長化」と呼ばれる取組となります。

  バックオフィス業務の冗長化を行い、属人化しない組織体制を確立できるよう支援するのが、
  営業組織のバックオフィス効率化コンサルにおいて主に実施する内容となります。

  2.バックオフィス効率化のコンサル項目｜ツールの活用による業務効率化

  営業組織のバックオフィスの業務の中には
  「現在はエクセルなど手作業で行っているが、ツールを導入・活用すれば大幅に工数を削減できる」
  という類のものもあります。
  そのような業務については、削減できる工数と料金のバランスを考えたうえで、
  ツールの導入・活用の支援を進めることがあります。

  例えば、見積書・発注書・契約書・請求書などをエクセルで運用している場合は、
  見積書・請求書作成システムを導入したほうが、発行も管理も楽になることが多いです。
  また、SalesforceなどのSFAやCRMを既に導入している場合は、
  SFAと見積書や契約書の内容を連携させることで、より顧客管理がスムーズになります。

  このように、営業組織のバックオフィスの効率化は、そのまま「営業DX」や
  「データドリブンセールス」「データドリブン経営」の実現に向けた第一歩となりえます。
  営業組織のバックオフィスの効率化だけにとどまらず、
  営業組織全体あるいは会社全体のDXとして取組をスタートさせたい、
  あるいは、まず一部署から始めるもののゆくゆくは営業組織全体や会社全体に拡大させていきたい
  とお考えの場合は、予めその意向をコンサルタントに伝えておくことをお勧めします。

  3.バックオフィス効率化のコンサル項目｜データドリブンな業務改善とパフォーマンス向上

  企業によっては、前章のようなツールのいくつかを既に導入しているケースもあるかと思います。
  ところが、ITツールの導入が済んでいる企業でも、
  そこに溜まったデータをしっかり活用できている、と考えている企業は非常に少ないのが現状です。

  営業組織のバックオフィス効率化のコンサルを外部に業務委託すれば、
  溜まってはいるが活用できていないデータを分析し、
  現状の業務プロセスのボトルネックがどこなのかを特定したうえで、
  どう改善すればどう効率化できるのかを提案してもらうことができます。

  例えば、見積書の発行や契約書の締結が年間のある特定の時期に集中しているかどうかは、
  ツールのログを分析すれば一目瞭然です。
  時期や内容に傾向があることがわかれば、その実態を踏まえた業務マニュアルの作成や、
  定型業務・非定型業務の仕分けなども簡単に実施できます。

  4.バックオフィス効率化のコンサル項目｜持続的な業務改善のためのフレームワーク構築

  営業組織のバックオフィス効率化は、一度業務を改善すれば終わりというものではありません。
  事業が成長するにつれ、バックオフィス業務にもその都度新しい課題や壁が立ちはだかります。
  そんなときも、組織のメンバーが自ら持続的に業務改善を行い、
  効率化を実施していけるような意識付けとスキルの装備が大切です。

  営業組織のバックオフィス効率化のコンサルを外部に業務委託すれば、
  メンバーそれぞれが業務効率化や生産性向上を意識しながら仕事していくようになるための
  研修やフレームワークなどを提供してくれることもあります。

  日頃からのメンバーそれぞれの意識が、結果的にはバックオフィス全体の業務効率化につながり、
  営業組織の生産性向上に貢献していけるのです。

  5.バックオフィス効率化のコンサル項目｜専門知識を持つ人材の提供とチーム強化

  ここまでは、既存メンバーがこれからも業務を実施することを前提とした、
  営業組織のバックオフィス効率化について紹介してきました。
  しかし、業務効率化とは必ずしも既存メンバーが前提としたものではありません。

  例えば、業務を定型業務と非定型業務に分け、非定型業務は既存メンバーが引き続き実施し、
  定型業務については外部のサポート部隊にお任せしたほうが、
  結果的には全体の工数削減や生産性向上につながる、ということもあります。

  膨大な事務処理件数に対応できる仕組みを再構築し、
  フローやマニュアルなど環境を整備したうえであれば、
  業務の品質を保ったままで、より効率的な営業組織のバックオフィスが実現できるのです。

  そしてこの取組を拡大していくことが、
  会社全体の業務効率化・生産性向上にもつながっていくと言えるでしょう。
  営業組織のバックオフィスのコンサルを外部に業務委託する際は、分析や提案だけでなく、
  場合によってはサポート部隊による実行支援も可能なコンサルティング会社を
  選定することをお勧めします。

  まとめ

  いかがでしたか？
  本記事では、営業組織のバックオフィス効率化のコンサルを外部に業務委託した際に、
  実現が期待できる項目についてご紹介いたしました。

  当初は事務スタッフ一人で回せていたバックオフィス業務も、複数人必要になり、
  やがてチーム分けが必要になり…というように、
  事業が成長するにつれてあるべき姿も変化していきます。

  そして、バックオフィスのメンバーも 「一人で回すのが得意な人」
  「チームでの共同作業が得意な人」など、その長所は千差万別です。
  少数のエキスパートに業務を依存する体制を続けていては、
  ほんの少しのきっかけですぐに業務に混乱が生じます。
  営業組織のバックオフィスの混乱は、そのまま営業担当の活動の質にも量にも影響し、
  すなわち売上拡大の足を引っ張る結果となってしまいかねません。

  パーソルビジネスプロセスデザインでは、約20年間の営業アウトソーシングで得たノウハウを生かし、
  事業の成長に耐えうるような営業組織のバックオフィス効率化を、
  コンサルティング・業務構築からサポート部隊による実行支援までトータルで提供しています。

  バックオフィスの生産性向上をご検討の際は、ぜひご相談ください。