採用に悩む企業必見!採用代行で業務工数を削減する方法とその秘訣
採用活動は企業の成長や発展に不可欠ですが、そのプロセスは時間と労力がかかるものです。
企業規模問わず、多くの企業が採用活動において業務工数が嵩んでいるのではないでしょうか。その解決策の一つとして注目されているのが「採用代行」です。
この記事では、採用代行の定義やメリット・デメリット、導入事例などを解説します。
目次
- 1. 採用代行とは?
- 1-1. 採用代行の定義
- 1-2. 採用代行のメリット
- 1-3. 採用代行のデメリット
- 2. 採用代行の仕組み
- 2-1. 採用代行のプロセス
- 2-2. 採用代行の料金体系
- 3. 採用代行の選び方
- 3-1. 採用代行サービス提供企業の比較ポイント
- 4. 採用代行の事例紹介
- 4-1. 実際の導入事例
- 5. まとめ
1. 採用代行とは?
1-1. 採用代行の定義
採用代行とは、企業の採用プロセス全体または一部を外部の専門業者に委託するサービスのことです。採用代行を活用することで、企業は効率的な採用活動が行えるようになり、自社リソースを最大限に活用することが可能になります。
1-2. 採用代行のメリット
採用代行を導入することで、以下のようなメリットが得られます。
業務負担の軽減:
採用代行会社は求人広告の作成及び掲載から一次面接の実施と調整、さらには内定後のフォロー・オンボーディング支援までを引き受けます。 人事担当者は人事計画の策定や社員の教育など、採用以外の業務に注力できるようになります。
効率的な採用活動:
採用代行会社は豊富な知識と経験を持っています。 精密な求人設定やターゲティング広告、データ駆動型選考などを駆使して、ニーズにマッチした候補者を迅速に見つけ出すことが可能です。 また、内定後まで、企業の魅力を伝えながら候補者の関心を離さず維持します。そうすることで優秀な人材を迅速に確保し、採用成功率が高まるのです。
コストと時間の節約:
採用代行会社は複数の求人媒体へのアクセスを持っており、一度に多くの媒体に求人広告を掲載することが可能です。従って、企業がそれぞれの媒体ごとに自身で広告を作成・管理する手間が省けます。さらに、採用代行会社は大量の広告を掲載するため、媒体との契約で割引料金を適用されることが多く、広告掲載費用が抑えられます。
広告の管理や修正も一元化されているため、手間とコストが削減されます。
また、選考プロセスのスクリーニング・面接・評価を専門的に担当する専任スタッフが配置されています。これにより、業務が分担され、効率的に運営されます。
それぞれの担当者が特定の分野に集中し、専門知識と経験を活かして業務を行うため、高い専門性を確保することができ時間を短縮しつつ、質の高い採用活動を実現することができます。
上記を実施することにより、企業は求人媒体の利用料や宣伝費、面接や選考にかかる人件費を抑制、また、時間的コストが節約されるため、早期に優秀な人材を確保し、早い段階で生産性の向上を図ることができます。
専門的なサポート:
採用代行会社は、履歴書や職務経歴書の詳細な分析・候補者のスキル評価・適性試験の実施・面接中の行動評価を実施します。さらに、最新の採用トレンドや業界特有の要件を熟知しているため、企業に最適な人材を精度高く選び出します。このため、適切な人材確保が可能になります。
採用成功率の向上:
採用代行会社は、多業界にわたるネットワークを持ち、各業界のトップ人材への直接アプローチやリファラルを活用します。独自のデータベースやAIを活用したマッチング技術により、最適な候補者を迅速に見つけます。
これによって、採用成功率は一般的な採用活動と比べ、統計的に20-30%向上が見込めます。
また、成功事例を参考に独自にカスタマイズされた採用戦略が提供され、企業ごとのニーズに対応した採用が可能です。
1-3. 採用代行のデメリット
一方で、採用代行を取り入れるには以下のような注意が必要です。
自社文化とのギャップ:
外部業者が関与するため、自社の企業文化とのギャップが生じることがあります。
自社文化とのギャップを埋めるためには、採用代行会社に対して自社の企業文化や価値観、働き方を十分に共有します。
また、自社の担当者が面接や最終選考に関与することで、企業文化の適合度を確認する必要があります。例えばフラットな組織文化の企業で採用を検討する場合、階層的な組織文化に慣れている候補者であると、働き方がなじめず長期的な雇用に対しての懸念、またチームの連携がうまく機能しない可能性があります。
このような文化的なミスマッチを防ぐためにも、自社の担当者が面接に関与することが重要になります。
依存リスク:
採用活動を外部に依存してしまうことで、自社に採用スキルやノウハウが蓄積されず、長期的には自社の対応力が低下するリスクがあります。
採用代行を利用する際には自社スタッフとの連携を強化し、採用スキルやノウハウを内部で蓄積する仕組みづくりが必要です。
自社内部においては採用担当者のトレーニングと教育・採用プロセスの文書化・情報共有の場の設置・採用データの分析といった対応がこれに当たります。 委託先に向けては業務のフィードバックや両者との協力体制の強化・自社スタッフの採用プロセスへの関与などがあります。
採用代行を導入する前に事前に上記の体制を構築することで、依存リスクの軽減が可能です。
2. 採用代行の仕組み
2-1. 採用代行のプロセス
採用代行のプロセスは以下のように進行します。
初期相談とニーズのヒアリング:
企業の人事担当者や部門責任者と直接対話を行い、求める人材のスキル・経験・特性を詳細に確認します。また、採用人数や予定時期、予算などの計画も明確化します。
このように、具体的な要件を洗い出し、採用代行の方向性を定めます。
採用戦略の立案:
初期相談の内容を基に、市場分析や競合調査を行い、採用チャネルやアプローチ方法を策定します。
例えば、専門職向けのポータルサイト・SNS広告・リファラル制度の導入など、企業のニーズに応じた具体的な採用手段を提案します。
求人広告の作成と掲載:
企業のブランドや価値観を反映した企業の具体的な内容とロゴやオフィスの写真・チームの集合写真・イラストなどのビジュアル要素を掛け合わせた求人広告を作成します。
求職者にとって分かりやすく、興味を引くような内容を工夫し、最適な求人媒体
(例:主要な求人サイト・専門職向けプラットフォーム・SNSなど)に掲載します。
応募者の選考と面接:
応募者の履歴書、職務経歴書を精査し、求める要件に合致する候補者を特定します。
一次選考として電話面接やオンライン面接を実施し、必要に応じて適性検査やスキルテストも行います。選考結果を企業に提供し、次のステップに進む候補者を決定します。
内定の通知とフォローアップ:
最終選考で合格した候補者に対して内定通知を行います。
候補者がスムーズに入社できるよう支援し、また入社後の定着率を高めるために、内定通知直後・内定承諾後・入社1週間前・入社初日・入社1週間後・入社後四半期に一度のタイミングで企業と候補者の間に立ち、フィードバックを収集します。
2-2. 採用代行の料金体系
採用代行の料金体系は、
①サービス内容に応じた固定料金方式
②採用成功時に報酬を支払う成功報酬方式(一般的に採用人材の年収の数パーセント)
があります。
また、固定料金方式には、特定の採用プロジェクトごとのプロジェクトベース料金・継続的なサポートに対する月額料金・複数のサービスをパッケージとして提供するパッケージ料金・費やした時間に応じた時間ベース料金・そして固定料金と成功報酬を組み合わせた方式などがあります。
サポート内容やサービス範囲によって料金が異なるため、事前に詳細を確認することが重要です。
3. 採用代行の選び方
3-1. 採用代行サービス提供企業の比較ポイント
自社に適した採用代行を見極めるためのポイントは以下の通りです。
具体的なニーズを明確にする:
求める人材像・採用期間・予算・サポート内容(例:応募者選別・面接設定・フォローアップ)などを具体化します。
これらを踏まえ目標(例:採用人数や採用成功率)を設定し、採用代行に依頼する内容を明確にします。
企業の実績をチェック:
過去の実績やクライアントの声を確認し、社会的な信頼性の高い企業を選びます。業界専門誌や報告書、人材サービスアナリストや人事コンサルタントの評価を参照し、採用代行会社の参加する業界イベントやセミナーで直接情報収集するのも一つです。
また、企業の継続利用率や顧客満足度調査の結果を確認しましょう。
直接問い合わせて過去の成功事例を細かくヒアリングすることも有効です。
無料相談やトライアルを利用:
無料相談やトライアルサービスを活用して、実際のサービス範囲や内容を細かく確認し、
自社のニーズに合致するか確認します。
4. 採用代行の事例紹介
4-1. 実際の導入事例
ここでは、実際に採用代行を導入して成功した企業の事例を紹介します。
事例1:大企業の採用効率化
ある大企業では、年間数百名の新卒採用が必要であり、採用活動が膨大な人手と時間を要していました。採用代行会社を活用することで、豊富な候補者リストを持つネットワークを活かし、短期間で1,000名以上の応募者を集めました。
さらに、AIを活用したスクリーニングやオンライン面接システムを導入。これにより採用プロセス全体のスピードが大幅に向上し、ニーズに合った人材を迅速に採用しました。
結果として、求人広告費が20-30%、人件費が30-40%、採用ツールの利用料が10-20%、
面接関連の経費が50%削減されるなど、総合的な採用コストが大幅に削減されました。
事例2:人手不足業界での成功事例
深刻な人手不足に悩む介護業界のある企業では、採用代行会社を導入しました。
特に、介護職の特性に合った採用ノウハウが必要でした。
採用代行会社は、介護業界専門のネットワークを活用してWeb上で介護技術・コミュニケーション能力・体力・共感力・チームワーク力を持つ人材のターゲティング広告を展開し、適任者を募りました。採用代行会社が担当する一次面接で候補者を絞り込み、専任のカウンセラーによるスクリーニングと面接を通じて適任者を選定しました。サービスの質を維持しつつ、業務の安定運用を実現しています。
今後は、継続的なトレーニングや教育プログラムが計画されており、長期的には質の向上も視野に
入れています。
5. まとめ
採用代行は、企業の採用活動を効率化し、業務工数を大幅に削減する有力な手段です。
メリットとデメリットを理解し、適切な業者を選び、効果的に活用することで、採用活動の成果を最大化することができます。
採用代行の導入を検討する際には、ぜひ本記事を参考にしてみてください。