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【POSレジのPOS+】TOP > ニュース一覧 > 2017/06/04 コラム

効率のいい販売や管理システムを目指すクラウド活用術

販売や管理に使われるクラウドとは

クラウドとは、インターネットコンピューティングの事を意味しており、インターネット上でのネットワークをベースとしたサービスの事で、これらの通信網を構築する管理業者によって、運営がなされています。この構築済みのネットワークの中には、特設されたサーバによって様々な情報が蓄積されており、ユーザーはインターネット環境を持つだけでこのサービスが受けられるわけです。なぜ、こうしたシステムが利用されるようになったのでしょうか。従来までの管理システムは、すべて会社内で設置し導入されており、情報はすべて会社のサーバで運営されていました。
これをオンプレミスと呼び、社内で作業するコンピュータには、それぞれ作業を行う為のソフトも購入せねばならず、システムの保守作業も定期的に行わなければなりませんでした。データ量は年々増え続け、負荷に耐えられなくなった型落ちサーバは、買い替えの必要も出てくるために、多くの企業では負担となっていました。クラウドシステムでは、ネットワークを構築したサーバを、会社のコンピュータで利用する事ができます。ネットワーク上のサーバは、様々な情報を有しており、それまで何らかの作業を会社のパソコンで行うには、それぞれのコンピュータに個別のソフトをインストールする必要がありました。
しかし、サーバ内にあるソフトはすでに自由に使える状態で用意されていますので、直接利用でき、わざわざインストールする手間も、費用も要らないという利点がありました。ネットワーク内のサーバのストレージは、アプリケーションサービスなど構成可能なコンピューティングリソースの共用プールになっています。これをパソコンで、必要なアプリだけをチョイスして使う事ができ、作業データもサーバに溜めておく事ができますので、大幅なコストダウンが可能となったのです。

クラウド販売管理システム

この販売管理システムには、有償のものと無償のフリーウェアがあります。従来は表計算ソフトや運営ソフトなど、種目別に統括しなければならなかったものが、一つのソフトでこれまで同様の多くの機能が使えるようになってきましたので、利用する側としては非常に便利になったと言えるでしょう。統括運営が行える機能としては、販売部門で行う見積もり作業や、通常の見積登録・受注登録・一覧表の出力や継続契約に関する作業も行う事ができます。
また、売上登録や売上一覧表の作成、請求明細作成に伴う請求書の一括印刷も簡単にでき、請求一覧表と未入金一覧もその場で確認する事ができます。会社にとって入金は非常にナイーブな作業ですが、締め入金登録や都度入金登録も簡単に行えるほか、入金予定一覧と入金実績一覧や受取手形一覧も簡単に出力可能です。なお、引落データ作成や引落データ取り込みも自由に行えます。
元帳については、得意先元帳に基づく得意先残高や、同じく仕入先元帳に仕入先残高なども把握でき、商品元帳の出力も可能です。売上集計表に関しては、それぞれの項目別の出力に対応しており、日別、得意先別、商品別、部門別、担当者別とそれぞれ振り分けての分類にも対応しています。同時に、売上順位表や売上推移表なども簡単に出力でき、同じ様に日別、得意先別、商品別、部門別、担当者別に分類する事で、売上総括表に反映でき会社の健全な経営に寄与する事ができるでしょう。

クラウド販売管理システムの実力

このシステムでは、もちろん販売部門だけではなく、最も重要な在庫管理や細かな設定マスタまでの機能が充実しており、クラウドシステムによってすべての情報を統括して行く事が可能になっています。例えば在庫部門では、入庫登録や出庫登録を行う事がででき、商品タイプが通常商品であるなら、売上登録を行うと在庫数量が減りますが、仕入登録を行うと在庫数量が増える事になりますので、ここでは実際の在庫と帳簿上の在庫の差分を調整する時に使用する事になります。
これも重要な棚卸しの調整登録になりますが、在庫統括での商品の棚卸し後に、実在庫数量と変更後評価単価を入力する事によって、帳簿在庫との差分を調整する事が出来るわけです。これらのデータを基にして、在庫一覧表や入出庫一覧表も簡単に出力が可能で、これらを対比して比較する事のできる入出庫推移表も簡単に見る事ができますので、経理の分析にも力を発揮する事でしょう。販売マスタは、基本情報を設定する事で、年表示形式や単価と数量の小数点以下桁数など、全般で使用する情報で、例えば得意先や仕入先に初期表示される情報、またそのほかの印刷に関する情報などで使用する各種基本情報を設定する事ができます。
具体的には、入金や支払条件の有無、得意先分類と仕入先分類や商品分類、また得意先や仕入れ先の指定や商品、そして委託者の口座振り込み情報や得意先グループの指定も行えます。他にも共通マスタで会社情報やその部門や取引銀行の設定、翌期準備処理、期締め処理、期締め解除処理、期データ削除処理などを行い、システム管理を行う事でそのセキュリティも高める事が可能です。

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