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【RPA推進 連載企画】第1回 RPAの推進って何すればいいの?(前編)


これから定期的にRPAに関するさまざまなお役立ち情報をコラムとしてお届けしていきます。
RPA推進に携わっている方、社内でRPAを浸透させていきたい方は必見です。

第1回目(前編)となる今回はまず、RPAを推進する上で初めに押さえておきたい「自動化する業務の選定」
「目的と目標の設定」についてご紹介します。

RPAを推進するには、まず「自動化する業務を選定」しなければなりません。そして、自動化する業務を選定したら、
次にRPA推進の「目的と目標を設定」する必要があります。
この2つのポイントを押さえておかないとRPAを推進していく中で後々問題となることが多くあります。

RPA研修講師が初めてのRPA推進で困っている課長へRPA推進の第一歩であるこれらについてレクチャーします。

<目次>

登場人物

RPAには自動化できる業務とできない業務がある

「何のために自動化するのか」という目的と目標をあらかじめ設定することが大切

登場人物


課長 

地方企業に勤める30代後半の男性。9月からRPA推進チームのリーダー。
これまでに複数のプロジェクトでPMの経験があるものの、RPAは初めてで名前を聞いたことがある程度の知識で不安に感じている。

講師 

パーソルプロセス&テクノロジーの研修講師。30代女性。分かりやすい解説が人気で講師歴は5年以上。
これまでに30社以上のRPA導入企業の研修に携わってきた。RPAに関する知識が豊富で、講義後個別にRPA導入や運用について相談されることも多い。


RPA推進担当になり、外部の業者にロボット開発を依頼することを検討している課長。
パーソルプロセス&テクノロジーの講師から、業者に依頼せず社内でロボットを作成する方法があることを聞き、なにやら難しい顔をしています。 講師から「困っていることがあれば何でも聞いてください」と言われ、ぽつぽつと話し始めました。

RPAには自動化できる業務とできない業務がある

 課長:実は、RPAを社内で推進する場合、何から手をつけたらいいのかがよく分からなくて。まず何をすればいいのだろう?本やネットで調べたのだがいまいちピンとこなかった。

 講師:ロボットの場合と同じように、RPA推進にもある程度の型があります。その型を理解して、自社のRPA推進に応用するといいですよ。

 課長:それではその型を教えてもらえないかな?

 講師:ではまず、自社でどんな業務を自動化しようとしているのか教えていただけますか?

 課長:現場からは「この業務が大変だから自動化して欲しい」「この業務は自動化できるのでは?」といくつかの業務を自動化候補としてあげてもらっているのだが、 そもそもどんな業務が自動化できるのか、自動化に向いているのかが分からない。

 講師:なるほど。ではまず、RPAでどんな業務が自動化できるのかを説明していきますね。


RPAでいう「ロボット」とは、人事・経理・調達・マーケティングなどのいわゆる「ホワイトカラー業務」を代行してくれる仕組み、ソフトウェアを指すのが一般的です。 また、既存のシステムとの違いで一番特徴的なのは、複数のアプリケーションをまたいで業務を自動化できる点です。よく言われるのがExcelのマクロとの違いですね。
マクロはExcelの操作だけを自動化しますが、RPAは例えばExcelのデータを会社のシステムに登録して保存するといったExcelの操作だけにとどまらず、社内システムの操作も自動化することができます。

ロボットができることを単純類型化すると以下の4パターンになります。




自動化する業務を決める際には、上記4パターンの組み合わせで自動化ができるかどうかがポイントになります。
さらに、自動化する業務の手順を細かく分けていくことで、業務の一部をRPAで自動化、一部を人が実行するなどといった人とロボットの役割分担が可能になります。



「何のために自動化するのか」という目的と目標をあらかじめ設定することが大切


 課長:RPAで全てが自動化できるわけではなく、自動化できることとできないことがあるのか。この図を参考にすれば、現場から上がってくる業務が自動化できるかどうかを判断できそうだね。自動化できそうな業務が見つかったら、どんどん自動化すればいいのかな?

 講師:ただ闇雲に業務を自動化するのはおすすめしません。まず「何のために自動化するのか」という目的や目標をはっきりさせてから進めた方がいいですね。

 課長:目的や目標?

 講師:はい。何のためにRPAを導入するのかという目的や目標があったと思うのですが、そこはどうなっていますか?

 課長:私は前任の担当者からRPA推進担当の引継ぎをされただけで、目的や目標といった話は聞いたことがないな。

 講師:この「目的と目標」はRPA推進には欠かせないものです。この機会に改めてRPA導入の目的と目標について考えてみましょう。


目的や目標を決めずにRPA導入を進めてしまうと、他のプロジェクトと同じように「タスクの遅延」「現場の協力が得られにくい」「思っていた結果が出ない」といったことにつながるため、事前に目的と目標を決めることが大切です。



目的や目標を決めていない場合、どこを目指せばよいのか分からないためタスクを決めることができず、不要なタスクや重複したタスクが発生してしまうことがあります。また、現場の担当者など、タスクを依頼される側も「なぜこのタスクをやらなければならないのか」が分からず、反発が起こったり協力が得られないといったような困った事態になりかねないのです。

それに対して目的や目標をあらかじめ決めている場合には、目的を参考にして目標を立て、それらが実現できるようにタスクを決めていくので最短コースで目的や目標を達成できます。また、実現後、目指した結果がどうだったのかを振り返ることができます。

ここで言う目的とは「最終的に実現・到達したいこと」です。RPAを導入してどのようになりたいのかという「定性的な状態」を目的にすることがポイントです。RPAは業務を改善する手段でしかなく、RPA導入そのものが目的ではない点に注意しましょう。

目的が決まったら、次に目標を立てます。目標とは「目的を達成するために設けた目印」のことです。RPA導入後の効果が図れることや、目的達成のためのタスクがぶれないように「数値的な状態・事柄を含んだ内容」を目標にします。「作業工数〇時間削減」のような定量的に測れるものが分かりやすくてよいでしょう。


 課長:なるほど。他のプロジェクトと同じように、RPA推進もまずは目的と目標を決めるところから始めるのだね。RPAだからといって特別に考えないで、他のプロジェクトを推進するのと同じように考えればいいと。

 講師:そうです。ただRPAは何でもできるわけではないので、まず目的と目標を設定して、達成するためにどんな業務をRPAで自動化するかを決めていけばいいのです。 それでは具体的にどんな業務を自動化すればいいのかについて説明していきますね。

 課長:ぜひお願いしたい。

 講師:と思いましたが、今日はもう時間です。この話は次の打ち合わせの時にさせていただきますね。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
社内でRPAを推進していく上で、「自動化する業務の選定」「目的と目標の設定」はとても重要です。
続く後編では、なぜ目的と目標を決めなければならないのかをご説明し、RPA推進の流れを解説します。

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