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事例から学ぶ! 営業業務におけるRPA導入

RPAの導入といえば経理や人事といったバックオフィスのイメージがあるかもしれませんが、営業のようなフロント業務でも活用されています。

営業の仕事は商談などのコミュニケーションが中心と思われますが、情報収集や顧客管理、資料作成、受注管理といった定型業務が意外と多く存在します。本来の営業活動に注力するため、定型業務の効率化は非常に重要です。この効率化の助けとなるのがRPAです。

今回は具体的にどのような営業業務でRPAが取り入れられているのか、様々な事例をご紹介いたします。

事務作業効率化のためのRPA活用事例

営業活動に集中するため、なるべく事務作業の負担を減らしたいと考えている方は多いでしょう。また、人はミスをするものですが、RPAは決められた手順で正確に実行します。うっかりミスで顧客との信頼関係に傷をつけないためにも、RPAはおすすめです。
営業まわりの事務作業を効率化するための、RPAの活用事例をご紹介していきます。

【例1】データの反映

受注・発注などの必要データの取得と基幹システムへの取り込みファイル作成の自動化が可能です。RPAロボットによってデータをダウンロードし、ダウンロードしたデータを基幹システムに取り込める形に変換することが出来ます。変換したファイルを基幹システムに取り込むことも可能です。
データの反映をRPAで自動化することで、それ以外活動に専念出来るようになります。

【例2】在庫管理

在庫情報のメール通知を自動化することが可能です。RPAロボットは決められた時間に安全在庫数や出荷予定数、製造依頼などの情報を担当者にメール送信することが可能です。
その結果、営業担当者はどこにいても、メールで自分が管理する商品の在庫をチェック出来ます。在庫切れや過剰在庫などの問題を減らし、営業活動に費やせる時間が大幅に増えます。

【例3】営業支援システムの登録

営業支援システムへの顧客登録とセミナー参加情報登録の自動化が可能です。例えば顧客登録の場合、Webサイトから申し込みがあると、RPAロボットがWebサイトから顧客情報を出力し、営業支援システムに登録することが出来ます。セミナー参加情報登録も顧客登録と同じように、セミナー申し込み情報をもとに営業支援システムに登録します。

【例4】見積書発行、送付

見積書作成、発行の自動化です。契約は自動更新が前提です。契約の更新日が近くなるとRPAロボットが見積書を作成するように設定しておくことが出来ます。契約書のメール送信も自動化することが可能です。

【例5】契約書発行

契約書作成の自動化が可能です。RPAロボットは営業担当者が契約内容を所定のフォーマットに従ってまとめたファイルから契約内容を読み取り、契約書を作成することが出来ます。作成された契約書は営業を補佐する役割の方が内容を確認の上、営業担当者に渡します。

【例6】宛名ラベルの作成

郵送物用の宛名ラベル作成の自動化が可能です。RPAロボットを開発する際に宛名ラベルを作成する対象者の条件を指定しておきます。RPAロボットは営業支援システムで指定された条件に従い顧客リストを検索し、検索結果をダウンロードします。出力した顧客リストを所定のフォーマットに変換し、宛名ラベル用のデータを作成することが出来ます。

営業力強化のためのRPA活用

RPAを使えば、今まで工数の関係で難しかったことにも取り組むことが出来るため、既存顧客へのより細かなフォローが可能です。 営業力強化のためのRPA活用事例をご紹介していきます。

【例1】営業事前準備

取引先に訪問する事前準備を自動化することが可能です。RPAロボットはWebサイトで取引先に関するデータを検索・取得するだけでなく、営業担当者のスケジュールから明日の訪問予定の企業を抽出して一覧にしたり、作成した一覧をメールに添付し営業担当者へ送付することが可能です。

【例2】競合情報収集

ニュースサイトで競合企業に関連するニュースを検索・取得し、一覧にまとめることが出来ます。まとめた情報は訪問する日の朝、営業担当者にメールで届くように設定することも可能です。

【例3】 営業レポート作成

RPAロボットは、登録された取引先企業に関するデータをシステムから自動で取得し、売上実績や見込み金額を算出して営業レポートを作成することが出来ます。営業レポートを作成するだけでなく、データを必要な形に加工することも出来るので、データ分析にかかる時間の削減にもつながります。

まとめ

営業活動の中にも自動化出来る作業は多くあります。ご紹介した事例のようにすでに多くの営業関連の業務でRPAが活用されています。

RPAは事務作業の負担を軽減し、本来の営業活動に注力出来るようにするのはもちろん、タイムリーな対応、きめ細やかなフォローを可能とします。RPAは強い営業組織を作る一助となるでしょう。

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