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事例から学ぶ! 人事業務におけるRPA導入

繰り返しの定型業務が多いとされる人事業務は、RPAに適している業務の1つとしてよく挙げられます。RPAは定型業務の自動化を行いますので、それだけ人事業務にはRPAを活用する余地があるということです。

今回は具体的にどのような人事業務でRPAが取り入れられているのか、様々な事例をご紹介いたします。

人事管理におけるRPA活用事例

人事管理業務は労務管理に比べると戦略・企画系の業務が多いですが、社員等の管理に伴うオペレーション作業をRPAに任せることが可能です。
採用や派遣社員が多くなればなるほど担当者の負荷も大きくなるため、RPAでオペレーションを省力化することで、戦略・企画系の業務に注力することが出来ます。
今回は、人事管理業務における、RPAの活用事例をご紹介していきます。

【例1】応募者管理

採用管理システムへの応募者データ登録の自動化が可能です。複数のWeb求人サイトを利用して求人を行っている場合、RPAロボットにより日次で各Web求人サイトから応募者データをダウンロードすることが出来ます。それらを採用管理システムに合わせてフォーマット変更し、採用管理システムに取り込むところまでを自動化が可能です。

【例2】派遣社員の更新

派遣社員の登録更新の自動化が可能です。RPAロボットで、Excel形式の契約更新リストと現在の派遣社員情報を比較します。就業条件の変更箇所を確認した上で、更新があったものは派遣社員情報を更新し、担当者に変更内容を通知することが可能です。

【例3】人事考課

人事考課表作成の自動化が可能です。RPAロボットによって以前の人事考課情報をフォーマットに反映し、個人ごとの人事考課表を作成することが出来ます。人事考課表をメールに添付し本人への送信を行うことも可能です。

【例4】登用試験

登用試験におけるオペレーションの自動化が可能です。Webテストの採点をRPAロボットが行うことが出来ます。例えば試験結果を取り込み、ルールに従い合否判定を行います。本人への合否結果と2次試験の案内、合格者の所属長への通知を行い、2次試験の面接官の日程調整も自動化することが可能です。

労務管理におけるRPA活用

労務管理は定型の事務仕事が多く存在します。タイムリーに行わないと他の業務に支障が出るものや、作業出来る日が決まっている業務もあるため、スピーディに対応が出来るRPAの活用はおすすめです。
労務管理業務における、RPAの活用事例をご紹介していきます。

【例1】通勤手当申請のチェック

通勤手当申請の定期金額のチェックの自動化が可能です。転居時に社員が申請システムから通勤手当の申請を行う場合、RPAロボットによって申請システムから申請内容を取得し、経路検索サイトで定期券の最安運賃を調べることが出来ます。最安運賃と申請額が一致している場合は申請システム上で承認を行い、一致していない場合は、申請内容と最安運賃をエラーリストとして出力することが可能です。エラーリスト分は担当者が内容を確認し、承認・否決を行います。

【例2】勤怠情報の登録

勤怠管理システムから人事給与システムへの連携の自動化が可能です。勤怠管理システムと給与管理システムが連携していない場合でも、RPAロボットが勤怠管理システムからデータをダウンロードし、給与管理システムへ必要情報を登録することが出来ます。

【例3】法定休日出勤チェック

法定休日出勤手当の支給申請チェックの自動化が可能です。法定休日出勤時に事前に勤怠システムから申請が必要な場合、RPAロボットはExcelの支給申請情報をもとに、勤怠システムで事前申請の確認と、当日の勤怠情報と支給申請が一致しているかの確認を行うことが可能です。

【例4】労働時間チェック

残業時間の注意喚起の自動化が可能です。RPAロボットは日次で勤怠システムから各社員の残業時間を収集し、一定時間を超えた社員とその上長に対して注意喚起のメールを送信することが出来ます。

【例5】入社・退職手続き

入退社時の手続きの自動化が可能です。RPAロボットは入社する人・退職する人の情報をまとめたExcelから情報を取得し、入社の場合は人事システムの社員マスタへ登録、社内システムのID作成、社内サーバーのアクセス権付与などを行うことが可能です。退職の場合は社内システムのID削除、社内サーバーのアクセス権削除などを行います。

【例6】給与明細書の配布

給与明細の印刷とメール作成の自動化が可能です。RPAロボットは給与明細書を印刷したり、本人にメールで送付することが出来ます。

まとめ

人事はRPAの導入効果が出やすい部門です。ご紹介した事例のように、すでに多くの業務でRPAが活用されています。 労働人口減少、働き方改革の推進など、人事の課題に対して、RPAを活用してみませんか。RPAで定型業務を省力化し、戦略的人事を実現しましょう。

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