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RPAを理解してもらうために必要なこととは? 現場を巻き込む3つのコツ

RPAによる自動化の対象となる業務を選定しようとした時、候補となる業務が思ったように現場から上がってこないということはありませんか。

RPA導入を成功させるためには、自動化する業務について理解している現場の協力が不可欠です。現場にRPAを導入することのメリットを理解してもらい、自動化する業務の候補を出してもらうにはどうすれば良いのでしょう。

現場を巻き込みながらRPA導入を推進するために必要な3つのポイントについてお伝えします。

1.業務ヒアリングの際にRPAの導入目的について説明する

RPAの導入では、まず自動化する業務について現場の担当者にヒアリングを行います。
その際に、
・なぜRPAを導入しようとしているのか
・RPAによる業務の自動化にはどのようなメリットがあるのか
・RPAによってどのようなことを実現しようとしているのか
について説明するようにしましょう。

現場の担当者は、「会社の上層部や推進担当者が何か新しいことを始めたようだがよく分からない」「自分たちの業務をRPAロボットに置き換えようとしているのではないか」などと思っている場合があります。そういった不安を解消し、自動化する業務の候補を出してもらうためにこのプロセスは欠かせません。

業務の詳細についてヒアリングしながら、RPAを導入するのは現場の負担を軽くするためであり、削減した時間でより創造的な業務に取り組んでもらいたいと考えていることを伝えるようにしましょう。そうすることでRPAに対するイメージが改善され、自動化する業務についての情報を引き出しやすくなります。

>>【参考】現場を巻き込む! RPA導入に積極的に関わってもらうために必要な2つのことは?

2.実際にRPAロボットが動いているところを見てもらう

次に、実際にRPAロボットが業務を自動化する様子を見てもらいましょう。ロボットがどのような処理をしているかが分かり、具体的なメリットを想像しやすくなります。

自分の業務を自動化する

普段自分が行っている業務の中から短くてシンプルなものを選び、RPAロボットを作って自動化してみます。操作方法は、各ツールベンダーが提供している学習コンテンツや、RPA導入支援を行っているコンサルティング会社主催のセミナーなどで学ぶことが可能です。
自分の業務を自動化してみることで、RPAロボットを作るメリットを実感することが出来、メリットを他の人に伝えやすくなります。

部署内の業務を自動化してお披露目会を開催する

部署内で自動化出来そうな業務を見つけてRPAロボットを作ります。多くの人が行う交通費の申請業務など汎用的な業務を選ぶと、より多くの方に具体的に自動化の効果を体験してもらえるのでおすすめです。普段関わっている業務の自動化を体験していただくと処理の速さや正確さなどがより伝わります。
RPAロボットが完成したら、お披露目会として部署のメンバーの前で実行してみましょう。ロボットが動く様子を実際に見せることで、どのようなことが出来るかが具体的に伝わり、RPAに対するそれまでのイメージが改善されることが期待出来ます。

また、実際にRPAツールに触れてもらうことにより、自分もRPAロボットを作ってみたいという人が出てくるかもしれません。興味を持って積極的に関わってくれる人が増えることは、自動化したい業務の候補が多く出てくることにつながります。希望者を募って社内でRPAツールの勉強会を開いてみるのも良いでしょう。

3.RPAロボットに親しみを持ってもらう

よく分からない存在であるRPAロボットを「自分たちの負担を減らしてくれる存在」として認識し、親しみを持ってもらうためには様々な仕掛けが必要です。
以下は実際にRPA導入企業で行われている仕掛けの例です。

キャラクターグッズを作る

RPAロボットをキャラクター化し、グッズを作って配布している企業もあります。キャラクター化することでロボットを身近に感じてもらえるようになります。

RPAロボットに名前をつける

親しみを持ってもらうための工夫として、RPAロボットに名前をつけるのも良いでしょう。人気のプロスポーツ選手や芸能人、部署内でよく話題になる有名人など、部署全体で共通イメージをもてる名前がおすすめです。

RPAロボットの歓迎会を開く

RPAロボットを「自分たちの仕事を手伝ってくれる仲間」として捉えてもらうために、新しく部署に入ってきた新入社員に見立てて歓迎会を開きます。歓迎会では、ロボットが業務を自動化している動画を流してどのようなことが出来るかを共有したり、特性について発表したりして、ロボットに対する理解を深めるようにします。

まとめ

自動化する業務の選定には現場の協力が欠かせません。業務に関するヒアリングを行う時や試しにRPAロボットを作って動かしてみた時などに、ロボットは現場の負担を軽くしてくれる存在だということを伝えるようにしましょう。

現場の担当者が、RPAに対して「よく分からないもの」「自分の仕事を奪うもの」という印象を持っていたとしても、導入する理由を繰り返し伝えることにより、積極的に協力してくれるようになります。そして、自分の業務を自動化したいと思うようになり、自動化対象となる業務が上がってきやすくなるのです。

現場を巻き込めるかどうかはRPA導入の成否に関わることです。ヒアリングを行う際には話を丁寧に聞く、自動化する業務を一方的に決めつけないなど、現場の気持ちに寄り添った対応を心がけるようにしましょう。 

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