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RPAツールで何ができる?ツールが持つ3つの機能

「RPAでいろいろな作業を自動化できるらしいけれど、どうやって自動化するのかイメージができない」という人は多いのではないでしょうか。「RPAによる自動化」と言われても、ツールを実際に触ったことがないと何ができるのかよくわかりませんよね。RPAツールには指定した操作端末の処理を記録する「記録機能」、処理の順序や繰り返し、実行条件などを設定する「編集機能」、作成した処理を実行する「実行機能」があります。
この記事では、RPAツールが持つこれら3つの機能についてご紹介します。

記録機能

レコーディング

レコーディング機能とは、マウスやキーボードの動作を記録することによりPC上の一連の作業を自動化できる機能です。レコーディングのスタートボタンを押した後、自動化したい作業をPCでいつも通りに行うと、作業のすべてが記録され、実行ボタンからいつでも再生できるようになります。どのアクティビティを使えばいいかを考える必要がないので、エンジニアでなくても簡単にロボットを作成することができ、自動化の効果を手軽に実感できます。操作によってはうまくレコーディングできない場合もありますが、レコーディング後に一連の処理を確認しながら編集することが可能です。
業務によってはひとつひとつの作業をアクティビティに当てはめて行くよりも、まずはレコーディング機能を使ってレコーディングしてしまい、必要な部分だけを後から編集するやり方の方が効率よくロボットを作成できることがあります。
1.さまざまなアプリケーション上のクリックや入力、その他のデータ処理を自動化するため処理のこと。

スクレイピング

スクレイピング機能とは、Webサイト上のデータを取り込む機能です。画面上のテキストや表形式のデータを自動的に認識し、高速で大量に取り込むことができます。この機能を使えば、今まで情報収集にかけていた時間と手間を大幅に削減できます。
例として競合他社の商品価格、株価、天気、などのWeb上の情報を取得し、ExcelやCSVに書き出して保存したり、メールで送信したり、アプリケーションに入力したりすることができます。
操作も難しくなく、ボタンを押したら後は表示される指示に従うだけで、自動的にデータの取得が行われます。
Web上の大量の情報を取得して集計して活用することは、マーケティングにおいて必須です。このスクレイピング機能をうまく活用することができれば、他社に大きな差をつけることができます。

編集機能

フローチャート編集

ロボットに実行させたい一連の処理を順番に並べたものをワークフローと言います。フローチャート図でひとつひとつの処理が視覚的に表現されたワークフローをフローチャートと言い、あらかじめ用意された部品を組み合わせながら自動化したい処理を編集することができます。部品はドラッグ&ドロップで簡単にフローチャート内に移動できます。フローチャートは処理全体を俯瞰できるために分岐などの流れがわかりやすく、直感的に操作することが可能です。
フローチャート編集機能はロボット開発のための主要な機能です。使いこなせるようになると、さまざまな処理を自動化することができます。まずは自分のやっている業務の中で簡単なものを、この機能を使って自動化してみることから始めましょう。

実行機能

スケジューリング

スケジューリング機能とは、作成された自動化処理を決められた時間に実行出来る機能です。この機能を使うと、例えば人間がPCを使っていない夜間に自動化処理を完了しておくことができます。忘れてしまいがちな処理や繰り返し行う必要のある処理にも、この設定をしておくと便利です。スケジューリング機能をうまく使って、より効率的な自動化を目指しましょう。

トリガー

トリガー機能とは、ネットワークやPC上で発生した特定のイベントを検知して自動処理を実行できる機能です。
具体的にはファイルの名前が変更されたり、キー操作やマウス操作を検知したり、メールが受信されたり、ログファイルに特定の情報が記録されたりしたタイミングであらかじめ作成してある自動処理を実行できます。
例えば「メールを受信したタイミングで受信メールの添付ファイルを取り出して処理し、処理が終了したらメールを違うフォルダに移動させる」、「Excelファイルが変更されたタイミングでデータの抽出を行い、結果をアプリケーションに入力する」といったことが、この機能を使えば可能です。アイデア次第でいろいろな使い方ができる機能です。ぜひ工夫して便利な方法を考えてみましょう。

まとめ

レコーディング機能やスクレイピング機能などの記録機能は、初めてRPAに触る人でも使える機能です。まずはこの辺りの便利な機能を使って、自分の業務の中で簡単なものを自動化してみるところから始めましょう。
RPAで自分の業務が自動化できたら楽しくなると思います。もっと他の機能も試してみたくなるかもしれませんよ。

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