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トライアル期間に行うこととは?自社に合ったRPAツール選びのコツ

どのRPAツールを採用するかはRPA導入を成功させる上で重要なことです。

しかし、どのように選べばよいかわからない、どのRPAツールが自社に適しているかわからない、といったことはありませんか。

RPAツールにはトライアル期間が設けられているものがあります。この期間を利用し、候補として挙がっているRPAツールが自社の業務を適切に自動化できるかを試すことができます。

今回は、RPAツールのトライアル期間に具体的にどのようなことを行えばよいかについてご紹介します。

自分の業務を自動化してみる

まずは候補として挙がっているいくつかのRPAツールのトライアル版を入手し、実際に操作してみましょう。操作方法は各RPAベンダーが提供している学習コンテンツや研修会などで学ぶことができます。ある程度慣れたら、次は簡単なロボットを作って動かしてみましょう。

自動化する業務の選定

自動化する業務には、普段自分が行っていて手順をよく理解しているものを選びます。仮にエラーが出たとしても、実際の業務に支障がないものを選ぶとよいでしょう。

日頃行っている交通費の申請業務や、Webサイトを使った情報収集などの手順が少なく簡単な業務から取りかかるのがおすすめです。

自分の業務を自動化するメリット

トライアル版を使って実際にロボットを作り、普段行っている業務を自動化することで、検討中のRPAツールの難易度や操作性について理解できます。

プログラミングの経験がなくてもロボットが作れそうか、直感的に操作できるかは確認する上で大事なポイントです。

トライアル版であれば複数のRPAツールを試すことができるので、難易度や操作性について実際にロボットを作って動かしながら比較できます。

また、自社の業務に適しているかどうかを判断することも大切です。会社によっては、セキュリティ上個々のPCにソフトをインストールできない設定になっていたり、システムにアクセスする際にパスワードを求められる場合があります。

導入を検討しているRPAツールが自社の環境に適合するかどうかは確認しなければならないポイントの一つです。

同じ部署のほかの業務を自動化してみる

自分の業務を自動化したら、今度は同じ部署でほかの人が行っている業務を自動化してみましょう。ロボットが動く様子を見せながら行うと、協力が得られやすくなります。

同僚の感想を聞く

同僚の行っている業務を自動化し、感想を聞いてみましょう。
難易度や操作性についての感覚は人によって違うので、なるべく多くの人から感想を聞くようにします。

思ったよりも簡単だった、自分もロボットを作ってみたくなった等の感想が得られたら、その後の開発に協力してもらいやすくなります。
また、不満点を洗い出しておくことも、その後の導入をスムーズに進めるために大切です。トライアルの段階で現場の不満点を把握しておくことで、早めに対策を講じることができます。

異なる部署の業務を自動化してみる

部署内でRPAに対する認識が広まってきたら、次は異なる部署の業務を自動化してみましょう。ここでの評価がRPA導入を成功させることにつながります。

自社内の先行事例を作る

すでに自動化した業務と似たような業務を探し、自動化してみましょう。例えば交通費の申請業務は、部署に関係なく行われていることの多い業務です。複数の人の交通費の申請業務を自動化し、全体としてどの程度の時間削減効果があるかを示すことができれば、導入の際に自社内の先行事例として参考にすることができます。

さらに、ほかにも自動化できそうな業務がないかを検討し、トライアル版を使って実際に自動化できるか試してみましょう。さまざまな業務を自動化することで、検討中のRPAツールの特徴をより詳しく把握できるだけでなく、自社の業務との相性を見ることもできます。

また、ここでの業務の洗い出しは、導入後の自動化する業務を選定する際に役立ちます。RPAツールのトライアル期間にある程度の下地を作っておくことができれば、その後の導入の際に行う業務の洗い出しと選定がスムーズになります。

まとめ

検討しているRPAツールがあれば、まずはいくつかのトライアル版を入手して、実際にロボットを作ってみることをおすすめします。難易度や操作性といったツールの持つ特徴を把握でき、自社環境との相性を判断できます。

また、トライアル版を利用することは、社内にRPAのメリットを広めるきっかけにもなります。実際にRPAツールに触れることでRPAについて具体的にイメージしてもらえるだけでなく、社内の先行事例として導入を検討する際の参考にすることができます。

他社の先行事例などからもRPAツールに関する情報を手に入れることはできますが、大切なのは自社に置き換えた場合に活用できるかどうかということです。トライアル版を使って業務を自動化した感想や効果が共有できていれば、導入後のイメージがしやすくなります。

まずは身近な業務を実際に自動化し、検討中のRPAツールを導入した場合にどのようなメリットがあるかを実感するところから始めてみましょう。

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