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現場を巻き込む! RPA導入に積極的に関わってもらうために必要な2つのことは?

RPA導入が決まって、担当者も選別した。これから多くの業務を自動化して働き方改革を成し遂げようと意気込んでいるけれど、現場がなかなか思うように動いてくれない……そんな経験はありませんか。

自動化する業務について一番よく知っているのは、現場の担当者です。RPAのロボットによる業務の自動化を成功させるためには、現場の担当者に積極的に関与してもらう必要があります。
そのためにはどうしたらよいか、2つのポイントをご紹介します。

ロボットに親しみを持ってもらう

上層部や推進担当者だけで盛り上がり、現場に対して自動化する業務の候補を出すように指示するだけでは、現場の社員は「自分の仕事がロボットに奪われてしまうのではないか」と不安を感じてしまいます。その結果、自動化する業務がまったく上がってこないという事態になりかねません。

ロボットは仕事を奪うのではなく、仕事を手伝ってくれる仲間だと認識してもらうことが大切です。ロボットを新人として歓迎会を開いたり、キャラクターグッズを作って配るなど、親しみを持ってもらう工夫が大切です。

現場にとってのメリットを示す

ロボットが現場にどのようなメリットをもたらすのかについて、あらかじめ周知しておく必要があります。
どんなことができてどんな効果が期待できるのか、実際に作業する様子の動画などで説明すると理解してもらいやすくなるでしょう。

1.ルーチンワークをしなくてよくなる

RPAが得意とする定型業務は、繰り返しが多く、時間がかかる業務です。このような業務をロボットが代わりに行ってくれることで、人間がルーチンワークから解放されます。
ロボットで代替できると考えられる業務には、以下のようなものがあります。

●データ入力
請求書や経費の処理、発注・受注などの業務です。ロボットは、データを一つずつ確認しながら別のフォーマットに入力することができます。 ロボットはミスをしないので、データを照合する作業の負担も大幅に少なくなります。

●社内システムの操作
SFA(営業支援システム)やERP(基幹業務システム)へデータを入力したり、Webバンキングを操作すること等ができます。

●Webサイトからの情報収集
参考資料として利用する情報を、Webサイトから大量に収集する作業等が可能です。Webサイトを検索し、ピックアップして保存するところまでをすべてロボットで行うことができます。

2.業務そのものを見直すことができる

RPAを導入する際には、自動化する業務の洗い出しと可視化が必要です。現場で行われている業務の中には、属人化されていてマニュアルのないものや、効率の悪いやり方が慣習となってしまっているものがあるかもしれません。
それらの業務を可視化して見直すことにより、以前よりも効率よく仕事を進めることができるようになります。
RPA導入は、現場の社員にとって仕事を進めやすくするためのチャンスなのです。

3.創造的な仕事に取り組めるようになる

RPAは高速で大量のデータを処理することが得意です。
月末などに集中する業務をロボットで代替した結果、残業が少なくなり、早く帰れるようになったという声も聞かれます。

それまでルーチンワークのために使っていた時間を使って、より創造的な仕事に取り組むことも可能です。例えば、営業部であれば新規顧客を獲得するための分析資料を作ったり、アポイントメントを取ったりすることに時間を使うことができ、新たな案件創出も期待できます。

まとめ

RPA導入を成功させるためには、現場の社員の理解と協力が欠かせません。
RPAに関する正しい認識を持ってもらい、現場にとってどのようなメリットがあるかを具体的に示すようにしましょう。
多少は手間や時間がかかるかもしれませんが、業務改善のためのよいチャンスと捉え、焦らずに進めることが成功につながる鍵となります。

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