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自動化領域の拡大に。AI-OCRとは何か?


請求書や注文書などの文書を扱う業務をRPAで自動化するには、まず記載されている情報を人がPCに入力してデータ化しなければならないと思っていませんか。

今回ご紹介する「AI-OCR」を使えば、紙に書かれているデータを自動的に高精度で読み取ることができるため、情報をデータ化するところから自動で行うことが可能です。

RPAによって自動化できる業務の幅を一気に拡大させることが期待できる「AI-OCR」。従来のOCRとの違いや製品を選ぶ上でのポイント、RPAとの連携で実現できること等をお伝えします。

従来のOCRとの違い

OCRとは「Optical Character Recognition(光学的文字認識)」の略で、手書きの文字や印字された文字を読み取って判断しデータ化するソフトウェアのことです。

「AI-OCR」が従来のOCRと違うのは、マシーンラーニングやディープラーニングなどのAI技術を取り入れているところです。大量のデータをもとにして規則性や関連性を学ぶことにより、従来のOCRでは実現できなかった次の2点を可能にしています。

高い精度での文字認識

「AI-OCR」は、従来のOCRを大幅に上回る文字認識精度を実現しています。 これまでは決められた様式に丁寧に書かれた文字でなければ認識することが困難でしたが、OCRでの読み取りを前提としていない文字でも認識することが可能となっています。 現在、金融機関や通信業界などで使われている「AI-OCR」には、人間が読むのと同じくらいのレベルで手書きの文字を認識できるものもあると言われています。

異なる形式の帳票認識

これまでは読み込む各項目の位置を事前に指定しなければなりませんでしたが、「AI-OCR」では、指定しなくても読み取った文字がどの項目に対応するかが判別できるようになりました。 また、スキャンして電子化した帳票を、請求書や領収書、納品書などのように種類別に仕分けて保存することが可能です。この機能を使うことで、スキャンする際に種類別に分ける必要がなくなり、手間を省くことができます。

「AI-OCR」製品を選ぶ上でのポイント

「AI-OCR」製品は、製品ごとに持っている機能が異なります。手書き文字を読み取るのが得意だったり、印字を読み取るのが得意だったりと、得意分野もそれぞれです。 利用する場面を想定し、読み込む文書などの条件を考慮して、自社に最も適した製品を選ぶようにしましょう。

文書の形式

事前準備で選定した業務の具体的な手順を整理し、確認します。手順の内容だけでなく、業務に使われているアプリケーションも明確にしておきます。RPAツールによっては、これらの棚卸の作業を支援する機能を有しているものもあります。

使用言語

「AI-OCR」には、特定の言語に特化して読み込みを行うものと多言語に対応できるものがあります。複数の言語が使われている文書を読み込む場合は、多言語に対応できる機能を備えた製品を選ぶようにしましょう。

文書の種類と量

同じような形式の文書を大量に読み込むのか、異なる数種類の文書を読み込むのかによっても選ぶ製品が異なります。

結果検証

対象の業務が適切に自動化出来たかを検証します。ROIを試算し、具体的に何時間業務が効率化出来たかを数値で示します。

連携のしやすさ

自社の業務で使用する特定のソフトウェアやシステムと連携しやすいかどうかも、製品を選ぶポイントの一つです。
「AI-OCR」をRPAによる自動化処理に組み込みたいという場合には、利用しているRPAツールとの連携がスムーズかどうかもよく確かめておくようにしましょう。 連携を確かめる方法として、PoCがあります。

>>【参考】RPA導入検討、まず何から始める?PoCって何?

RPAとの連携で実現できること

RPAと「AI-OCR」を組み合わせることにより、

・大量の請求書を読み取ってCSVに書き出し、会計システムや基幹システムに渡す
・手書きのアンケート用紙を読み取ってデータ化し、営業用資料を作成する
・納品書を読み取ってエクセルに書き出し、メールで担当者に連絡する

などの業務が自動化できると考えられます。

「AI-OCR」の活用により、これまで人が行っていた請求書や納品書のデータをPCに入力する業務を、RPAによる一連の業務自動化処理の中に組み込むことができ、作業時間の大幅な削減が見込めます。

まとめ

これまでは、RPAによる自動化には紙を使った業務は適さないとされてきました。しかし、「AI-OCR」と組み合わせることにより、今まで無理だと考えられていた業務もRPAによる自動化が可能となりました。

バックオフィスには紙を使って行う業務が多くあります。「AI-OCR」を導入しRPAと連携させることで、現場で自動化できる業務の幅が一気に広がることになるでしょう。

自社に合った「AI-OCR」製品を選び、オフィスの自動化をさらに加速させましょう。

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