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どんな仕事が自動化できる?職種別RPAが活用されている業務まとめ

ホワイトカラーの業務を自動化するのに向いていると言われるRPA。RPAの導入を考えても、ツールが汎用的であるがゆえに、どの業務に適用したらよいかわからない…という声をよく耳にします。実際にはどのような業務が自動化されているのか。
この記事ではRPAで自動化することのできる業務を会社の部門ごとに具体的にご紹介します。

1.経理・財務部門

定型業務が多く、RPAによる自動化に適した業務がもっとも多いと考えられます。
特定の日や時間にならないと開始できない業務が多いために残業時間の削減を実感しやすく、RPA導入後の効果をわかりやすい形で示すことができます。

売掛・入金

入金情報をもとにして回収リストを作成し、消込等を処理します。会計システムへの入金や消込仕訳入力等の処理も自動化することができます。

買掛・支払

支払情報をもとに支払リストを作成し、消込等を処理します。会計システムへの支払や消込仕訳入力等の処理も自動化することができます。

資産管理

資産台帳をもとに会計システムへの取得・除去や支払、減価償却仕訳入力を処理します。税務署へ提出する償却資産税申告書データの作成等も自動化することができます。

交通費精算確認

提出された交通費請求を参照して移動手段や区間、金額が適当であるかをWebサイトで確認します。例えば、渋谷→東京の交通費が10,000円と入力ミスがあった場合に、エラーを検知するだけでなく、エラーをトリガーにメールを担当者に送る等も自動化することが可能です。

請求書データのシステム入力

売り上げ管理システムの入力をもとにして請求書を作成し、メールで送信します。

預金残高作成

オンラインバンキングシステムで預金残高を照会して取得し、システムに登録します。

2.人事・総務部門

人事・総務部門も定型業務が多く、RPAによる自動化に向いています。
そもそも働き方改革を推進する部門でもあるため、業務改善に積極的に取り組む必要があるでしょう。テレワークやフレックス勤務などの新しい取り組みに人手を必要とすることから、RPAによる既存の業務の効率化に期待が集まっています。

過重労働管理

日々の労働時間を集計して月末に過重労働になりそうな従業員を抽出し、注意喚起のメールを送信。実際に過重労働になった従業員とその上司にメールで報告します。人が行う場合、月中労働時間を集計し働きすぎの従業員や上司に個別に連絡していたため、手間と時間がかかる仕事です。

人事考課管理

人事考課表を作成したりメールで配信したりする作業を自動化できます。人事考課の入力状況を確認して、入力が済んでいない従業員にメールで催促することもできます。

採用活動

求人に応募してきた人の情報を採用管理システムに入力したり、面接前日に面接担当者にリマインドメールを送ったりします。また、最近では採用活動でダイレクトリクルーティングを行う企業が増えており、スカウトメール送付の自動化等に取り組む会社も増えています。

給与明細作成

給与明細を作成し、必要なデータを登録します。給与の変更などに応じて給与台帳を更新することもできます。

入社・退社

入社前にメールで送られてきた社員情報を読み取ってシステムに登録したり、退社理由を登録してデータを集積します。OCRを活用すれば、免許証、パスポート等を読み取りテキストデータ化し、それをもとに社員情報をエクセルに転記するなど、一連の業務を自動化することが可能です。

3.営業部門

定型業務が少ないと思われがちな営業部門ですが、在庫管理、見積作成、受注・発注などの多くの定型業務が存在します。
これらを自動化することにより、集計したデータを使った新たな営業戦略を考えたり、新規顧客と打ち合わせをしたりといった、収益に直接結びつく業務のための時間を確保できるようになります。
RPAの活用に積極的な三井住友銀行では、始業前の時間に、営業担当者がその日に訪ねる顧客についての金融商品の運用リポートをRPAで自動作成しています。営業担当が1名あたり、毎日数十分かかっていた業務が自動化され、削減効果が大きくなっています。

【参考】三井住友銀のRPA大作戦、110万時間捻出する成果

在庫管理

在庫数、出荷予定数などをシステムから取得し、それを記載したメールを送信します。

見積作成

見積もり依頼のメールからデータを取得して見積書を作成し、メールで送信します。

受注・発注

注文書やメールから受注情報を取得し、情報をシステムに入力したりメールで送信します。発注書の作成をしたりメールで送信することもできます。

販売状況調査

販売情報提供サイトから自社製品や競合製品の販売状況を決められた周期で収集し、販売動向を管理するシステムへ登録したり報告書を作成したりします。

日報作成

営業管理ツールの情報をもとに定型のレポートを作成し、メールで送信します。

4.マーケティング部門

膨大なデータを高速で抽出できるRPAは、マーケティングで大きな力を発揮します。AIを使ったより高度なマーケティングの前段階としても使われ始めているようです。

データ抽出

Webサイトから自社関連製品についての記事を抽出してシステムに登録します。
口コミやレビューなど、いろいろな種類のデータを大量に集めることができます。

データ解析

アクセス解析などのデータを解析し、結果をシステムに登録します。

AI処理の前段階

AIを使った高度なデジタルマーケティングの前段階となる大量のデータを収集します。AI活用時の7割の仕事はRPAを活用できるとも言われており、データ収集、データクレンジングなどの業務で活用されています。

まとめ

RPAはホワイトカラーの業務を幅広く自動化できることがわかりました。RPA活用する際に、自動化を進める業務のイメージがつきましたでしょうか。 面倒で時間がかかっていた作業を自動化すると、より創造的な仕事をするための時間やゆとりが生まれます。
こちらの事例を参考にRPA導入にチャレンジしてみてください。

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