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RPAを導入する3つのメリットと注意点

RPA(Robotic Process Automation)の導入に関するニュースを目にする機会も増え、RPAの導入を検討する企業担当者の方は増えているかと思います。導入を検討する上ではRPA活用にどんなメリット・注意点があるのかを理解することが不可欠です。
今回は、RPAを導入する3つのメリットと注意点についてご紹介します。

RPAを導入する3つのメリット

1.業務効率化による時間創出

RPAはPC上の作業を高速で処理します。人間が画面を見て判断しながら操作するよりもはるかに速いスピードで作業を行うことができるので、それまでにかかっていた時間を大幅に短縮することができます。一体のロボットで数人分のPC作業をこなすことができ、さらにロボットは24時間365日働き続けることができます。
また、RPAは従来のITシステムと比べて大規模なシステム改修などをする必要がなく、自動化するためのシステムを一から作るよりも投資が少なく済む点もメリットと言えます。 

2.業務の質・生産性の向上

人間が作業を行う場合、ミスは避けられません。長時間同じ作業をし続けると疲労して集中力を欠いたり、納期に間に合わせようとして焦ってミスをすることが考えられます。その点RPAのロボットはミスをしないため、ミスをカバーするためにかかっていた労力や時間をそのまま短縮することができます。RPAによってミスを防ぐことができれば現場の社員の負担も減り、仕事の信頼性が向上します。
また、RPAを導入するにはまず「どの業務を自動化するか」を決めなければなりません。その過程で必ず行うのが「現場で行っている業務の洗い出し」と「業務の可視化」です。この作業は業務全体を見直すことにもつながります。個々の業務について外部に任せた方がよい、他の業務でカバーできるので必要ない、などの判断ができるのです。その結果、現場のスタッフが本当に必要な業務だけに取り組めるようになり、生産性が向上します。

3.創造的な業務・働き方改革の実現

RPAの導入により単純作業から解放されると、その仕事をするために使っていた時間をより創造的な仕事をするための時間に当てることができます。例えば営業部では、データの集計をしていた時間で新たな営業戦略について考えることができるようになります。
月末に集中する業務だから月末は残業しなければならない、単純作業の繰り返しでモチベーションが上がらないといった問題を解消することもできます。
つまり、RPAを導入することで長時間労働が減り、それまでルーチンワークのために使っていた時間を自分のやりたかった仕事をする時間に当てられるようになるのです。

RPA導入時の注意点

法律や社内規定上の問題

法律にのっとった手順で行う必要がある業務の場合、ロボットが手順を逸脱することがないように注意しなければなりません。社内規定で定められている責任の所在を明確にしながら、その範囲を超えないようにすることも重要です。定められているセキュリティ規定に沿っているか、個人情報の取扱規約に違反しないかなども常に念頭に置く必要があります。
RPAを導入する時は担当責任者を決めておき、しっかりとしたリスク対策を講じることが大切です。

野良ロボット

ロボットを適切に管理しないと、管理者の交代などによってロボットの管理ができなくなり、知らないところで意図しない動作を繰り返す「野良ロボット化」する可能性があります。「野良ロボット」は知らないうちにデータを変更したりメールを送り続けたりするため、企業にとって深刻な脅威となりかねません。
RPAを担当する部門でロボットの一覧をドキュメント化して管理するなどして、社内できちんとロボットを管理できる体制作りをしておきましょう。

【参考】ロボットを管理する上でのドキュメント作成術

作業の中断や間違い

ロボットは指示された作業だけを行います。適切な例外処理がなされていないロボットは例外にぶつかるとストップしてしまうため、作業の中断が起こります。また、正しい手順が登録されていないと間違った作業を行い続けてしまい、誤ったデータが蓄積されてしまいます。

まとめ

RPAは導入に成功すれば大きなメリットをもたらしてくれることが期待できます。だからこそメリットだけを見て安易に導入を決めるのではなく、注意点も考慮しながら慎重に検討を進めるようにしましょう。

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