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RPA導入検討、まず何から始める? PoCとは?

RPA導入が決まってもまず何から手をつけたら良いか分からない……そんなことはありませんか。最初に行うこととして良く言われるのが「自動化する業務の洗い出しと選定」「自社に合ったRPAツールの選定」ですが、これらは具体的にどんな方法で進めたら良いのでしょう。

自動化する業務を選定し、それに合ったRPAツールを選定する方法として「PoC」というプロセスがあるのはご存じですか。候補として挙がっているRPAツールのベンダーが主体となって実際の業務を簡易な形で自動化し、適切に自動化出来るかを試行する方法のことで、社内のメンバーのみで行うよりも、より自社に合った自動化対象の業務やRPAツールが選択出来ると考えられます。

今回の記事では「PoC」についてご紹介しながら、RPA導入検討の手順について見ていきます。

PoCとは

PoCは「Proof of Concept」の略で「概念実証」という意味です。ITなどの分野では、新技術や新手法の実現可能性を提示するための方法として知られています。

RPAにおけるPoCは、導入を検討しているRPAツールで実際の業務を簡易に自動化し、自社の業務に合っていて期待するような効果が見込めるかを検証するためのプロセスです。

PoCの事前準備

自動化する業務の洗い出しと選定

自動化する業務の洗い出しと選定を行います。ルールが決まっていて量が多い業務、繰り返しが多く頻繁に発生する業務を現場のスタッフのヒアリングを通して洗い出します。自動化に向いていそうな業務が分かったら、なるべく短時間でロボットが開発出来そうなシンプルな業務をPoC用として選定します。

ヒアリングは、現場のスタッフと丁寧にコミュニケーションを取りながら行うようにしましょう。この時に得た情報から「この業務は他の部署に任せた方が良い」「重複する内容の作業があるのでなくしても良い」などの判断をすることが出来るので、会社全体の業務効率化という観点からも大変重要な作業だと言えます。

スキルレベルの確認

業務の洗い出しとおおまかな選定が出来たら、利用するRPAツールの候補をいくつか挙げます。RPAツールにはフリートライアルがあるものが多いので、それを使ってIT担当者や現場のスタッフにいくつかの簡単な業務を自動化してもらいましょう。

誰がどのくらいのスキルがあってどのツールが使いやすいと感じるかを確認することが出来、RPAツール候補を絞り込む際の参考になります。

全社的な目的共有

RPA導入を成功させるためには、会社全体で目的を共有することが欠かせません。トップはもちろんRPA推進のリーダー、IT部門、現場スタッフが「なぜRPAを導入するか」「RPA導入で目指す結果はどのようなものか」を共有している必要があります。

PoCは規模は小さいながら、実際に行うことは本格導入とほぼ同じです。それぞれが自分の役割を自覚し、協力しながらRPA導入の前段階であるPoCを行うようにすることが大切です。

PoCのプロセス

業務の確認

事前準備で選定した業務の具体的な手順を整理し、確認します。手順の内容だけでなく、業務に使われているアプリケーションも明確にしておきます。RPAツールによっては、これらの棚卸の作業を支援する機能を有しているものもあります。

接続テスト

RPAツールが現場の環境に適応しているかをテストします。基幹システムとの接続や、自動化したい業務で使っているアプリケーションが、RPAツールに連携出来るかどうかを実際にテストして確認します。

PoCの実施

接続テストで問題がなければPoCを実施します。IT担当者や現場のスタッフに自分の業務を自動化するロボットを開発してもらい、実際に動かしてみます。開発の途中でつまずくところはないか、対象となる業務の自動化に向いているか、必要な機能が揃っているかなどの点を確認します。

結果検証

対象の業務が適切に自動化出来たかを検証します。ROIを試算し、具体的に何時間業務が効率化出来たかを数値で示します。

実施期間

PoCの実施には、事前準備を含めて早くて3週間、平均的には2~3か月かかると言われています。RPAツールによっては1か月ほどで実施出来るパッケージが利用出来るところもあります。

PoCは導入の前段階です。この後から本格的な導入の検討へ移ることになるので、そのことを見越してスケジュールを立てるようにしましょう。

まとめ

PoCにより、対象業務の選定や多くの人が頭を悩ませるRPAツールの選定が行えることが分かりました。

これらはRPA導入に欠かせない大事な作業です。手順は決して少なくありませんが、ここで一つひとつの手順をしっかりと検証しておくことが、後の本格導入を成功させることにつながります。他部署の人たちと協力しながら丁寧に作業を進めましょう。

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