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【RPA推進 連載企画】第7回:RPAが活用できている状態って?


RPAに関するさまざまなお役立ち情報をお届けするコラムの第7回目です。
RPA推進に携わっている方、社内でRPAを浸透させていきたい方は必見です。

前回の第6回目ではRPAの効果測定とは何か、どのように測定するのかについてご紹介しました。

>>第6回:効果測定って何をすればいいの?

第7回目となる今回は、RPA定着までのポイントを簡単に振り返り、定着の次のステップである「活用」とは
どういうことなのかについてRPA講師に教わります。

<目次>

登場人物

RPAを定着させるポイント6つ

RPAは1度導入したら終わりではない

利用し続けるためにPDCAを回し続ける

まとめ

登場人物


課長 

地方企業に勤める30代後半の男性。9月からRPA推進チームのリーダー。
これまでに複数のプロジェクトでPMの経験があるものの、RPAは初めてで名前を聞いたことがある程度の知識で不安に感じている。

講師 

パーソルプロセス&テクノロジーの研修講師。30代女性。分かりやすい解説が人気で講師歴は5年以上。
これまでに30社以上のRPA導入企業の研修に携わってきた。RPAに関する知識が豊富で、講義後個別にRPA導入や運用について相談されることも多い。


前回の打ち合わせでRPAの効果測定について教えてもらった課長。
今回はRPAを部署・組織に定着させた後の話をしてもらえるようです。
課長は次に取り掛かるべきことについて考えており今日もやる気が十分です。

RPAを定着させるポイント6つ



 講師:これまでRPAの定着に向けて色々とお話させていただきましたが、いかがでしたか?

 課長:一人では何から手を付ければ良いかわからない状態だったから本当に助かったよ、ありがとう。

 課長:RPA推進の進め方について順序立てて話してくれたので理解しやすかったし、すぐに実践することができたよ。

 講師:そのように言っていただけてとても嬉しいです。今おっしゃっていたように、知識をインプットすることも大切ですが、アウトプットすることも大切ですよね。お話したことをすぐに実践していただいたことはとても良かったと思います。

 講師:それでは今日はまず初めに定着のポイントを簡単に振り返りましょう。


RPA推進においてRPAを定着させるためにまず取り組むことは、RPA導入の目的と目標を定めることです。
ここで、定めた目的・目標に向けてRPAを導入していきます。そしてこの時大切なことは、目的・目標を現場にも共有することです。RPA導入の理由もわからないままだとRPAへの不信感が強くなり、RPAが正しく利用されないということが起こりかねないからです。

次に業務分析を行い効果測定のための測定項目を決めます。
これはロボットを開発する前に行うことが大切で、理由は2点あります。
1点目は自動化が可能な業務の判断とロボット開発時の優先順位をつけるためです。ロボットを闇雲に開発するのではなく、自動化が可能な業務かどうかを判断し、さらにその中から目的・目標を達成するために優先順位をつける必要があります。
2点目は効果測定時のデータを適切に集めるためです。RPAを定着させるためにPDCAを正しく回すことが必要ですが、そのためには必ず効果測定をする必要があります。このときに上手くいっているのか、いっていないのかの判断材料として適切なデータを集めることが求められるため、事前に測定項目を決めておく必要があります。

続いて、RPA推進の体制を整えます開発・運用ルールや運用時の組織体制、ロボット利用者のサポート体制などを明確にすることで、RPA推進関係者がそれぞれの役割を把握することができます。これは組織としてRPA推進を進めていくために必要不可欠なことです。
また、それぞれの役割に合わせた教育ができるように教育体制についても整えることが大切です。


 課長:改めてポイントを振り返ってくれてありがとう。一通り教えてもらってから思うのは、ロボットを開発するまでの準備がとても大切だね。どのような業務を自動化するのか、どのように役立てていくのかはもちろん、計画を立てて進めていくことが大切なのは他のどのプロジェクトも同じだね。

 講師:はい、その通りだと思います。また、ロボットが完成し運用開始してからも何となく利用するのではなく、目的・目標に向けて計画通りに進んでいるのか否かを定期的に確認し、必要に応じて修正を行うことも大切ですよね。

 課長:そうだね、特に目的や目標もないままロボットを開発して、運用するだけだとRPA推進はうまくいかないということを体験できたよ。これからも確認と修正を定期的に行い、チームや会社に合ったRPA推進ができるようにしていこうと思う。

 講師:引き続き頑張ってください、応援しています。何かお困りのことがあればいつでもお声がけくださいね。

 講師:定着について理解いただけたので、次のフェーズ「活用」について詳しくお話していきますね。

RPAは1度導入して終わりではない



RPAはロボットを1回作って、そのままずっと使い続けるということはありません。
運用の変更やビジネスの変化など状況に合わせてRPAの使い方を変えていく=活用できるようにしていくことが大切です。

ここでRPA活用の事例を1つご紹介します。
ある企業ではRPAを初めて導入するときに、現在の業務フローのままで自動化可能な箇所にのみRPAを導入していました。そのため、業務フローの中に手作業とRPAが作業する箇所が混在している状況でした。
それでも今までの手作業時間が減ったことで残業時間を削減できたり、ミスが減ったことで精神的負担も軽くなり、業務担当者はRPA利用に満足しRPAを定着させることができました。
目的・目標が達成できている状況ではありましたが、振り返りを行う中でRPAをもっと適切に利用できないか、利用範囲を拡大できないかを検討するようになり、まずはRPAを適用した業務の業務フローの見直しを行いました。
その結果、業務フローを変更することでRPAの適用範囲を広げることが可能となり、新たな目的・目標を掲げることとなりました。新たな目的・目標の達成に向けロボットの改修や運用の変更などを行うことで、今まで以上にRPAの力を発揮させることができ、業務担当者の負担もさらに低減することができたのです。

利用し続けるためにPDCAを回し続ける


この事例のように、当初の目的・目標が達成できたかどうかは大きなマイルストーンではありますが、達成したからと言って満足して終わり、RPAの役割が終わりということではありません。
RPAの適用範囲や活躍の場をもっと広げるためには、新しい目標を設定しRPA推進の活動内容を改善し続ける必要があります。
また、RPAは日々の業務を自動化しているため、RPAの利用が止まれば当然RPA導入以前の業務に戻ってしまいますし、RPAを利用し続けるためには運用ルールの変更やシステムのアップデートなどにも対応しなくてはいけません。ロボットや推進体制について、定期的に状態を確認し必要に応じて修正をすることが重要です。

このようにRPA推進における「活用」フェーズは、RPA導入の目的が達成できている状態かつ、ロボットの効果測定を行い改善し続けることができている状態を指します。


 課長:今話してくれたように、RPAが定着したら次は「活用」を目指さないと意味がないよね。

 講師:その通りです。RPAは定着させて終わりというわけではなく、使っていく中でRPAの効果を最大限に発揮させ続けることに大きな意味があります。

 課長:確かにその通りだね。RPAは今や事業を継続させるため、予算を達成させるための重要な戦力だからね。ロボットとしてではなく、1人の従業員として考えていこうと思うよ。

 講師:RPAはここ数年で多くの企業に導入が進んでいますが、電子サインやテレワークなど含めて「デジタル化」の流れが大きく進んできていますね。

 課長:最近はペーパーレス、電子化というワードを特によく耳にするよね。

 講師:ペーパーレスや電子化といったようにデジタル化が進んでいくとRPAの活躍の場も増えるので、これからますますRPAの期待値も上がっていくと思いますよ。

 課長:社内ではデジタル化の話が出始めたところだからまた相談させてほしいな。

 講師:はい、私もお力になりたいので何でもご相談ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
ここまで7回にわたりお届けしてきた連載も次回はいよいよ最終回です。
社内でデジタル化の話が進んでおり、何か関われないかと考えている課長。次のステップに向けたお話が聞けそうです。
次回もお楽しみに。


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