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【RPA推進 連載企画】第3回:RPAの運用体制ってどんなものがあるの?


RPAに関するさまざまなお役立ち情報をお届けするコラムの第4弾です。
RPA推進に携わっている方、社内でRPAを浸透させていきたい方は必見です。

前回の第2回目ではロボットの開発ルールと運用ルールを決めておくことの大切さについてご紹介しました。

>>第2回:ロボットの開発ルールと運用ルールってどう決めればいいの?

第3回目となる今回は、ロボットの開発・運用ルールをさっそく見直している課長が、そのルールを「定着」させるための運用体制について、RPA講師に教わっているようです。

<目次>

登場人物

「ロボットの開発、運用ルール」を定着させるための体制づくり

RPA推進でも役割を決めることが必要

規模や目的・目標に応じて組織スタイルを考える

どのような体制にしたいのかを考えることが大切

まとめ

登場人物


課長 

地方企業に勤める30代後半の男性。9月からRPA推進チームのリーダー。
これまでに複数のプロジェクトでPMの経験があるものの、RPAは初めてで名前を聞いたことがある程度の知識で不安に感じている。

講師 

パーソルプロセス&テクノロジーの研修講師。30代女性。分かりやすい解説が人気で講師歴は5年以上。
これまでに30社以上のRPA導入企業の研修に携わってきた。RPAに関する知識が豊富で、講義後個別にRPA導入や運用について相談されることも多い。


はじめはRPA推進に不安があった課長ですが、研修講師に教えてもらっているうちに、だんだんと進め方が分かってきたようです。 前回の打ち合わせで開発ルール・運用ルールについて知り、さっそくチームで見直しを行っています。
今回はルールを定着させるための体制づくりについての話が聞けそうで、今日も気合が入っています。

「ロボットの開発、運用ルール」を定着させるための体制づくり



 課長:前回の開発・運用ルールの話を聞いて、実際に自分たちのチームでルール作成や開発に関する見直しを行っているんだよ。

 講師:そうなんですね、さっそく行動に移していただけて私も嬉しいです。前回紹介させていただいたルールなどについては、これだけが正解というものではないのであくまで参考としていただき、実際にルールを運用する現場や管理をする人たちでより良いものを作っていってください。

>>第2回:ロボットの開発ルールと運用ルールってどう決めればいいの?

 課長:そうだね。前回教えてもらったものをベースにして、自分たちで運用しやすいように作っていこうと思うよ。

 講師:はい、それが良いと思います。では、今回は作った開発・運用ルールを実際に「定着」させるための運用体制についてお話をしたいと思います。

 課長:ありがとう。こちらも前回と同様にそのままやればいいということではなく、現在の体制と比較しながら利用していくのかな?

 講師:そうですね。今回の話も確実な正解があるというわけではありません。参考情報として確認していただければと思います。

RPA推進でも役割を決めることが必要


まず、RPA推進における運用体制においては「RPAを運用する上での役割を明確にする」ことが目的となります。
「RPA担当」と一括りにするのではなく、運用に関わるさまざまな役割ごとに担当者を設定することが大切です。


例えば、実際にロボットを作る開発担当者、現場の意見を吸い上げて運用を構築する現場担当者、
他にもRPAの導入に必要なPCなどの環境を準備するインフラ担当者など役割ごとに担当者を設定しておきます。
担当者を設定し役割を明確にすることで、RPA推進におけるタスクの責任の所在を明確にすることができ、
RPA推進全体の進捗管理や問題発生時の対応フロー作成に役立ちます。


 課長:なるほど。あまり役割を明確にしないままRPA推進を始めてしまっていたからいつも、何か問題が発生したタイミングでどのように対応するかを決めることが多く、問題解決まで時間がかかっていたんだよ。これからは役割分担を意識しながら改めて組織づくりを行っていこうと思うよ。

 講師:そうだったんですね。お力になれて良かったです。

 課長:ちなみに役割分担は理解したのだが、組織としてRPA推進をするうえで考えておくべき組織づくりの方法もあるのかな?

 講師:そうですね、組織作りも様々な型があります。それはRPA導入における目標や目的などによっても異なります。それでは、例としていくつかの組織スタイルをご紹介します。

規模や目的・目標に応じて組織スタイルを考える


導入規模や目標に応じて適切な組織を作っていく必要があります。
以下には例として、代表的な3つの組織スタイルをご紹介します。



これらのスタイルはRPA推進だけではなく、プロジェクトをスムーズに遂行するための組織づくりによく使われるものです。
それぞれのスタイルにメリット・デメリットがあるので、会社やプロジェクト規模、どのような目的や目標なのかなどにより、
どれが最適なスタイルかが変わります。


 課長:当初に設定した目的や目標などからどのようなスタイルにすればいいのかを判断すればいいのか。
具体的な例を説明してもらったので非常にわかりやすかったよ。ありがとう。
うちは部署を設立するまでの大規模ではないからプロジェクト型かマトリックス型かな。チームメンバーとも話し合って、
体制についても再検討してみるよ。

 講師:はい。自チームにとってどんなスタイルがいいのか、目的・目標を達成するために最適なスタイルは何か、
さまざまな観点で話し合って決めていただければと思います。
では次は、RPA推進における体制について簡単に紹介させていただきます。

どのような体制にしたいのかを考えることが大切

RPA推進における体制の考え方は3つあり、「中央集権構造」と「ハイブリット型構造」、「分散型構造」と呼ばれます。
それぞれの特徴として、以下の図の中では上に行くほどガバナンスが高い(統制が取れている)、
右に行くほど対応スピードが速いものとして表記しています。


「中央集権型構造」:業務に関することからRPA推進に関することなどすべてのことを中央組織が管理する
「分散型構造」:RPAが導入された現場で、業務に関することからRPA推進に関することなどすべてのことを行う中央組織は作らない
「ハイブリット型構造」:中央と分散のいいとこ取り、全体管理は中央組織が実施し、変更管理など直接業務に関わる部分は現場で管理する


組織づくりと同じようにそれぞれの体制の特徴を押さえながら、どのような体制にしたいのかを考えていくことが大切です。


 課長:組織のスタイルとは別にRPA推進にも体制という考え方があるのか。うちは大規模なRPA推進をしているわけでもないが、RPA推進チームも結成しているし、それぞれの現場ごとにロボット作成も進んでいるような状況だから…ハイブリット型の推進体制が実現できるように進めていこうかな。

 講師:はい、それが良さそうですね。こちらもあくまで一例ですので、チームメンバーやその他関係者とも対話を重ねてより良い形を作っていけると良いかと思います。

 課長:そうだね。今日も長い時間付き合ってくれてありがとう。役割や組織づくり、体制などRPA推進をどのように進めるのかを考えるうえで、とても参考になったよ。

 講師:こちらこそお時間をいただき、ありがとうございました。次回は「定着」フェーズにおける、ユーザーのサポートと教育に関する体制が整っている状態とはどのような状態のことなのかを解説していきたいと思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
RPA推進をするうえでも、役割を決めることや組織、体制もそのプロジェクトにあったものにすることが大切です。これはプロジェクトを遂行するときと考え方は同じですね。
次回はRPA利用者に対するサポート体制や教育体制について解説していきますので、お楽しみに。

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