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現場を巻き込みつつチームワークでRPA導入を成功に導く

左:株式会社インターワークス 小笠原 泰樹氏
中央:株式会社インターワークス 野口 剛氏
右:日本データビジョン株式会社 永井 研祥氏

前編と後編に分けてご紹介している日本データビジョン様(以下日本データビジョン)の事例の後半です。前編ではRPA導入の課題と推進のために必要なことについてお伝えしました。
後半では、現場を巻き込みながら推進部隊のチームワークでRPAを導入することについてご紹介します。

お話は、日本データビジョンのグループ会社である株式会社インターワークス IT戦略本部 本部長の小笠原泰樹氏と技術部 部長の野口剛氏、日本データビジョン株式会社 経営管理部 管理グループの永井研祥氏に加え、株式会社インターワークスでエンジニアとしてRPA導入支援を行っている「パーソルのRPA」の岸本雄太郎氏に伺いました。

>>【参考:前編】RPA導入の課題と推進のために必要なこと

現場を巻き込んで伴走する

「パーソルのRPA」岸本 雄太郎氏

――前回、初めは現場に協力してもらうことが難しかったというお話を伺いました。現場を巻き込むために工夫されたことはありますか。

岸本氏:初めは指示していただいた通りにロボットを作っていたつもりでした。しかし出来上がった後に現場の方から思っていたロボットと違うと言われてしまうことが度々あり、何とかしなければならないと思うようになりました。


今思うと当初は現場との意思の疎通がうまく図れていなかったのではないかと反省しています。現場の方からお話を伺ってみると、そもそもRPAでどのようなことが出来るのか分からない、自分の業務を自動化したいと思った時にどのように依頼したら良いか分からないと思っている方が少なくないことが分かりました。

そこで、現場に行って仕様書を作るところから一緒に行うようにしました。一緒に業務を可視化することで、現場の要望に沿ったロボットが作れるようになってきています。エラーも起こりにくくなり、ロボットの仕様やエラーが起きた時にどのように解決すれば良いかといったことも共有出来ていると感じています。

RPA推進部隊のチームワークがカギ

日本データビジョン株式会社 永井 研祥氏

――RPAを導入した効果として、どのようなことを実感されていますか。

永井氏:残業時間は確実に減っています。
普段行っているルーティンワークはほぼ自動化出来ています。一例として、毎営業日に行う1回あたり8分程かかる業務があったのですが、RPAを使って自動化し、朝会社に来た時点ですでに終わっているという状態にしたところ、1か月で約2.5時間を削減することが出来ました。担当者は創出された時間を使ってメールの返信や電話対応といった他の業務を行っています。


――そこまでの効果を出すことが出来たのは、なぜだと思いますか。

永井氏:推進部隊のチームワークがカギになっていると思います。小笠原さんが全体を統括し、野口さんが推進部隊のマネジメントを行い、岸本さんが現場に近い立場で開発案件を調整し実施するという仕組みがうまく機能するようになってから、色々な案件がスムーズに進むようになりました。

RPAは目的ではなく業務改善のための手段であり、そのことを常に意識しながら自動化を進める必要があります。小笠原さんと野口さんはRPA推進部隊の行っていることが業務改善として意味のあることかを常に意識してくださっていますし、岸本さんはエンジニアとして現場の意見を聞きながら適切なロボットを作ることに集中してくださっていると思います。岸本さんは今はインターワークス側で仕事をしているのですが、初めは当社でエンジニアとしてRPA事業に関わってくれていました。もともと当社にいた人なので、内部のことをよく分かっています。開発で分からない点が出てきた時に、現場の社員に直接聞きに来ることが出来る点が強みです。

RPAを使ってこれから実現したいこと

株式会社インターワークス 野口 剛氏

――これから実現したいことについて教えてください。

小笠原氏:今後はさらにロボットを開発出来る人を増やしたいと思っているので、チームワークを意識しながら日本データビジョンの社内でRPAを横展開していきたいと思っています。RPAについての理解を深めるために、これまでロボットを作ったことのない人にもぜひ作ってもらいたいと考えています。


野口氏:ロボットの開発だけでなく、ビジネスプロセスの改善を提案出来るようなエンジニア部隊を増やそうと考えています。また、RPAと他のソリューションを連携して、自動化する業務をさらに増やすつもりです。

永井氏:小笠原さんと野口さんにお任せする形になると思うのですが、社内の人に実際にRPAツールに触れてもらい、RPAに対する理解を深めたいと考えています。また、RPA事業が始まった時から関わっていますので、様々な事例を共有することが出来ます。これからRPAを導入する部署にヒアリングをする際に、参考にしていただけたらと思っています。

まとめ

現場の社員はRPAに仕事を奪われてしまうのではないかと不安になったり、上層部の意図が分からないと思ってしまう場合もあります。そういった気持ちに理解を示すことで、RPAに対して疑問に思っていることや分からない点などを率直に話してもらえるようになります。

また、RPA推進のためのチームを作り、マネージャーやエンジニアといった役割分担をすることで、効率良く自動化を進められる場合があります。その際、メンバーに現場を巻き込むことの出来る人がいると、さらに推進がスムーズになるでしょう。

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