勤怠管理システムと比較！タイムカード管理のメリット・デメリット

タイムカードは、出勤・退勤の際にカードをタイムレコーダーに挿入すると、現在の時間が打刻される仕組みとなっています。

勤怠管理方法の代表といえるタイムカードは、なぜ多くの会社が導入しているのでしょうか。ここでは、タイムカードで勤怠管理するメリット・デメリットを詳しく紹介します。

タイムカードを導入する際の大きなメリットは、コストが安いことです。初期費用は、1台のタイムレコーダーと、従業員人数分のタイムカードを用意するだけで済みます。

継続して使用する上でかかる費用も、タイムカードを更新する際の用紙代、打刻に使うインク代、電気代のみと安価です。

タイムカードの利用方法は、とてもシンプルです。利用者は、毎日の出勤・退勤時にストッカーから自分のタイムカードを取って、タイムレコーダーに挿入するだけで出退勤の打刻記録が行えます。

登録に難しい手順がなく、時間もかからないため、導入後すぐに運用することが可能です。管理者側にとっても、運用に伴う社員教育の手間が少なく済むメリットがあります。

タイムカードは導入が簡単というメリットがある一方で、管理に手間と時間がかかるデメリットも持っています。タイムカードは従業員の労働時間を記録した書類であるため、紙面に打刻するスペースがなくなっても、すぐに捨てることはできません。

労働基準法では、労働関係に関する重要な書類について、以下のように記録の保存が定められています。

会社は、雇用している全従業員のタイムカードを3年間保存する管理体制を整えることが必要です。従業員数が多い会社の場合、タイムカードの保管に必要となるスペースが大きくなり、管理も難しくなるでしょう。

タイムカードに打刻される数字は、出勤・退勤した正確な時刻の記録でなければなりません。しかし、タイムカードをタイムレコーダーに挿入する作業は、従業員の主な業務とは連動していないため、タイムカードの使用を忘れる打刻漏れの可能性があります。打刻漏れは、後から打刻修正や忘れた理由の申告が必要となり、人事担当者や総務担当者にとって負担となる作業です。

また、タイムカードは不正打刻されるリスクがあります。本人が遅刻しているのに同僚にタイムカードを打刻してもらう、上司の勝手な判断で残業時間が記録されないなど、タイムカードは労働時間のごまかしが発生しやすい管理方法です。

タイムカードは、給与の締め日に回収して、打刻データを給与計算用の表計算ソフトに転記する集計作業を行います。転記は手作業となるため、集計ミスが起こる可能性は排除できません。表計算ソフトに入力した数字が正しいか、複数回の確認作業が必要となる点は、タイムカード利用の大きなデメリットです。

また、手作業の集計業務は、データ改ざんの可能性があることも示しています。就業時間・残業時間の数字が後から操作できてしまうことは、労務管理に求められる客観的方法による労働時間把握にそぐわないポイントです。

2019年より働き方改革関連法が施行されたことにより、企業は、雇用している従業員の残業時間・有給休暇取得日数を、正確に把握できる体制が求められることとなりました。

しかし、タイムカードはリアルタイムな勤怠管理に適していないため、残業時間・有給休暇の取得状況が把握しにくくなります。法律に沿った管理体制が実行できない点は、企業にとって大きなリスクとなるデメリットです。

タイムカードを導入することは、メリットだけでなく大きなデメリットも伴います。

従業員の勤怠管理でおすすめの方法として、勤怠管理システムの導入が挙げられます。
勤怠管理システムは、PCやスマートフォンなどさまざまなデバイスでの使用が可能です。従業員の出勤打刻・退勤打刻の記録だけでなく、その他情報も一元管理できるため、現在は企業の大半が導入しています。

実際に勤怠管理システムを導入すると、どのような情報を一元化して管理できるのでしょうか。勤怠管理システムは、商品によって提供サービスが異なります。

ここでは、勤怠管理システムを導入することで一元化できる情報について紹介します。

タイムカードと勤怠管理システムについて、より詳細に機能比較すると、どのような違いがあるのでしょうか。5つのポイントに絞って、2つの管理方法を比較します。

上記で比較すると、タイムカードはアナログな勤怠管理方法であることが明確となります。勤務形態の多様性がある現代のビジネスシーンでは、ITを活用する勤怠管理システムの利用がおすすめです。

タイムカードで勤怠管理する方法は、コストが安く、使用・管理が簡単となるメリットがあります。しかし、タイムカードの保管に手間とスペースがかかり、打刻漏れや不正打刻のリスクなど、デメリットがある点も無視できません。

出退勤管理の業務効率化をするためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムは、システム上にデータが保存されるため、打刻管理の手間が少なく、ミスも起こりにくい環境を整備できます。
働き方改革を意識している企業は、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。