採用管理システムは双方にメリットがあるシステム
採用管理システムとは
学生が将来の目標を考えるにあたって、考えなければならないのものとして「就職」が挙げられます。どのような職に就くか、それは今後の人生において非常に重要な選択となり、また周りの大人はできるだけそういった夢や目標を持った学生を応援してあげたい、と思うことでしょう。
しかし、大変なのは、就職活動を行っている学生だけではありません。多くの優秀な人材を採用したいと願っている企業側、そして採用担当者も様々な悩みを抱えており、様々な業務に追われています。
当然、採用する側には「このような人材が欲しい」、といった希望があります。
それに対して、大企業であればあるほど多数の応募があり、その全ての応募者、いわゆる人材を管理することが必要になります。また、人材の管理はミスをすれば、企業のイメージにも繋がる可能性があるので、大変重要な点であると言えます。
こういった採用業務を行うにあたり、ミスなく、そして効率的な管理をするためにはどのようなことができるでしょうか。
その一つの方法として、採用管理システムの導入が挙げられます。採用を管理する上で必要とされる、様々な機能が搭載されているので、業務におけるミスを最大限減らすことができ、さらに業務の効率を向上させることができます。採用担当者が行う業務は多くあり、どれをこなすにも効率的なシステムなしに行おうとするのには限界があります。そこで、自動化できる部分を自動化することによって、効率良く信頼性の高いシステム導入が求められています。
人材を得ることのむずかしさ
より良い人材を見つける上で重要なことは、採用する側、からの、応募者等に対してのアプローチ、コミュニケーションであると言えます。
ここで主な採用業務について考えてみましょう。そもそもシステムの導入が必要な理由として、採用担当者の業務を簡略化する点が挙げられます。多くの人が就職活動を行っている時期は当然通常より忙しくなります。
採用業務のひとつに、セミナー開催があります。企業は、まず会社説明会やセミナーを開催し、そこで、自社についてアピールします。自分の目標や夢などと合致している学生などは、そこで就職先をある程度見当付けるでしょう。その際、応募者の名簿管理が必要となります。そこで採用管理システムを導入することにより、応募者や採用者の管理が非常に楽になります。
採用管理システムでは、データを一元管理することができ、それらを目的に応じて活用することも可能です。自分で構築した管理システムは、漏れや抜けが発生しやすく、特に、ミスができない採用業務においては、ミスが発生してからの対応ではなく、そもそもミスが発生しないような環境をつくっていく必要があります。そういったことを考慮して構築されているシステムは、とても優秀であると言えます。
採用管理システム導入のすすめ
人材を見出すということは簡単なことではありません。それは、宝の山から、さらに自分の求めている究極の宝を見いだすことに似ています。その宝を見いだすための作業に、貢献してくれるシステムが採用管理システムです。実際に良い人材を採用できたとしてもそれで終わりではありません。その後もさらに行うべきことはたくさんあります。採用管理システムを導入すると、それらの手順が簡略化され、さらに効率を上げることによってより速いペースで業務を実行することができるでしょう。
また、どのように考えるかは人それぞれですが、やはり採用する側のミス、遅れによって、応募者側が辞退する、ということはあり得ます。これは、いわゆる採用の「機会損失」です。スケジュールをきちんと管理できなかったことや、コミュニケーションを取れなかったこともそういった事態を生んでしまうかもしれません。しかし、一元管理ができるシステムを導入することで、まず人為的ミスを減らせるのと同時に、効率のよいスケジューリングができ、応募者とのコミュニケーションも楽になります。多くのデータも管理しやすくなり、そのデータに変更を加えることも楽になります。
私たちは、仕事を進めていく上で、自分で確立した方法に頼ってしまうことがあるかもしれません。もちろんそれが間違っているということではありませんが、そのために現状から進歩しないことがあります。一時的にコストがかかったとしても、積極的に実績が高く良い成果が見込めるシステムを導入して行くことで、将来的に大きなメリットを見込むことができます。現在採用に関して問題を抱えている企業は、よりよい人材を確保するために導入を検討するのも一つの方法です。