書類カテゴリについて
AUTOMETAではアップロードされたファイルを書類形式によって整理します。
この書類形式を「書類カテゴリ」として定義します。「書類カテゴリ」にはお客様が良く取り扱う書類形式の種類を設定します。
また、PowerPointファイルのスライドを項目ごとに整理します。
このスライドごとの項目を「ページタグ」として定義します。「ページタグ」にはその書類を構成する要素を設定します。
書類カテゴリ：ファイルごとに設定する書類形式のタグ
ページタグ：PowerPointのスライドごとに設定するタグ
💡書類カテゴリで整理する理由
書類形式はお客様へのご提案をする場合は「提案書」、企画を説明する場合は「企画書」など、それぞれ”目的”によって使い分けられます。
新しく資料を作成する場合最初に決めるものが”目的”となるため、書類形式で整理しておくことで、簡単に参考にしたい資料を見つけることができます。
💡ページタグを設定する理由
PowerPointで資料を作成する場合「過去の事例」や「デザイン」、「レイアウト」など、ページ単位で参考にしたい場面が多くあります。
その際、これまでは参考になりそうなファイルを探したのち、さらにそのファイルの中からページを探す必要がありました。
そこでページタグを設定することで欲しいページをダイレクトに検索することができます。
利用方法
STEP①：書類カテゴリの設定画面を開く
サイドメニューの管理画面から「整理ルール」を開きます。
画面上部の「書類カテゴリ」を選択してください。
STEP②：書類カテゴリの編集
■新規追加方法
①「タグを追加」ボタンをクリックします。
②書類カテゴリの項目に追加したい書類名・類語・タグの説明を入力します。
③その書類を構成する項目をページタグとして追加します。
ページタグ名を入力後「追加」ボタンで追加ができます。
④「保存」ボタンで保存します。
■注意
・同名の書類カテゴリは追加できません。
・同じ書類カテゴリ内に、同名のページタグは追加できません。
■削除方法
削除したい書類の「削除」ボタンをクリックします。
削除後、「保存」ボタンをクリックして保存します。
■注意
・削除した書類が設定されているファイルの書類カテゴリは未設定状態になります。
・削除した書類は元に戻すことはできません。
■変更方法
①変更したい書類カテゴリの編集ボタンをクリックします。
②編集したい項目を変更後、「保存」ボタンをクリックして保存します。
■複製方法
複製したい書類カテゴリのコピーボタンをクリックします。
最下部に「書類カテゴリ名 – コピー」が作成されるので「保存」ボタンをクリックして保存します。
■並び替え方法
並び替えたい書類の「並び替え」ボタンをドラッグし、配置したい箇所にドロップします。
並び替え後、「保存」ボタンをクリックして保存します。
